電子人事檔案怎么管理

做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
　　構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。長(zhǎng)期的檔案資料管理工作過(guò)程提醒我們，在所有建檔部門(mén)內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室，設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門(mén)職責(zé)，且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制，其是完全滿(mǎn)足現(xiàn)階段檔案管理部門(mén)工作現(xiàn)實(shí)需求的。
2 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)
　　當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路，然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過(guò)程造成了一些安全缺陷?，F(xiàn)階段，一些單位在開(kāi)展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài)，往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露，并由此帶來(lái)巨大的組織功能隱患。并且對(duì)電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性，存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問(wèn)題的輕視，時(shí)?？梢l(fā)對(duì)珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究，在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上，正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)訊息參數(shù)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類(lèi)及加密處理，須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系，不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想，還應(yīng)防范隨意變更、沒(méi)有規(guī)則的馬虎思想。
3 采用公文制發(fā)的方式
　　檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來(lái)的。所以，公文制發(fā)的質(zhì)量，就會(huì)對(duì)以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們?cè)诠闹瓢l(fā)的時(shí)候，應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開(kāi)制發(fā)工作，進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì)，促使檔案資料管理過(guò)程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。第一，需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說(shuō)要使紙張和質(zhì)量相一致，而且其格式必須統(tǒng)一，完美遵照國(guó)家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。第二，須審查在編制發(fā)布公文的過(guò)程中是否滿(mǎn)足正規(guī)的操作程序，公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。第三，須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰，使用規(guī)定的文種。這樣，才能夠使日后的檔案資料管控過(guò)程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
4 實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
　　其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡(jiǎn)潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時(shí)又要分清主次，掌握重點(diǎn)。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)
　　事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會(huì)取決于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，其承擔(dān)的責(zé)任是非常重要的。所以，想要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，要注重培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)技能。同時(shí)，還需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷氲赖陆逃蛊渚哂幸欢ǖ恼斡X(jué)悟，形成一定的管理意識(shí)。

如何做好HR檔案管理

如何做好HR檔案管理

一、我們公司的人事檔案主要包含以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、反映員工基本信息的資料，如簡(jiǎn)歷、照片與身份證/畢業(yè)證/資格證等相關(guān)證件的復(fù)印件等;

2、反映員工面試入職評(píng)定的資料，如面試評(píng)估表、入職登記表、入職體檢報(bào)告、背景調(diào)查報(bào)告等;

3、勞動(dòng)關(guān)系與相關(guān)待遇確認(rèn)資料，如勞動(dòng)合同、薪資確認(rèn)表、工資銀行卡/社?？?住房公積金卡申辦資料或原卡的復(fù)印件等;

4、相關(guān)制度或文件確認(rèn)資料，如員工手冊(cè)、考勤制度、獎(jiǎng)懲制度、法律文書(shū)送達(dá)地址確認(rèn)書(shū)等的簽字確認(rèn)文件或登記表格;

5、服務(wù)期及保密和競(jìng)業(yè)避止約定資料，如培訓(xùn)服務(wù)期協(xié)議、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)避止協(xié)議等;

6、在職管理中陸續(xù)歸檔的資料，如試用轉(zhuǎn)正申請(qǐng)審批記錄、培訓(xùn)記錄(簽到表、培訓(xùn)成績(jī))、獎(jiǎng)懲記錄、調(diào)崗記錄、調(diào)薪記錄、月/季/年度績(jī)效考評(píng)記錄等;

7、員工已離職的，其離職相關(guān)資料也會(huì)一并入檔，如離職申請(qǐng)表、離職手續(xù)辦理一覽表、離職訪談?dòng)涗洷?、離職證明等。

二、人事檔案管理的操作規(guī)范和具體措施：

1、我們公司HR部門(mén)有專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理員，其職責(zé)主要負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的建檔、整理和保管以及電子檔案的及時(shí)錄入和管理。

2、人事檔案屬公司重要保密資料，公司規(guī)定員工入職一周內(nèi)，HR部門(mén)必須完成建檔工作，且一經(jīng)建檔，不得擅自銷(xiāo)毀，即使員工離職，最少得再保存兩年不得銷(xiāo)毀，有競(jìng)業(yè)避止期限的則需保存更長(zhǎng)。

3、我們?cè)O(shè)有專(zhuān)門(mén)的人事檔案保管室，主管以上人員因工作原因可借閱其下屬員工檔案，但僅限于在檔案保管室現(xiàn)場(chǎng)借閱查看，且需經(jīng)上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和HR部門(mén)負(fù)責(zé)人的同時(shí)簽批核準(zhǔn)，方可借閱。

4、電子檔案永久保存，只能查閱，不能下載或拷貝，且我們對(duì)各級(jí)管理人員根據(jù)其管轄范圍設(shè)置了查看權(quán)限密碼，不能越級(jí)或跨部門(mén)查看，只能看自己及下屬的電子檔案，且有的敏感信息還會(huì)單獨(dú)設(shè)置更高級(jí)別的查看權(quán)限，如薪酬、獎(jiǎng)懲、績(jī)效等。

5、其它規(guī)范，如編號(hào)管理、檔案室管理規(guī)定、借閱檔案登記記錄、電子檔案錄入時(shí)效管理(涉及敏感的薪酬等有財(cái)務(wù)人員單獨(dú)錄入)、準(zhǔn)確性和操作注意事項(xiàng)等，對(duì)檔案管理員進(jìn)行全面的規(guī)范指導(dǎo)和考核考檢查，確保檔案管理萬(wàn)無(wú)一失。

三、人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：

人事檔案管理屬人力資源管理的`基礎(chǔ)性工作，我們公司已做得相對(duì)比較成熟穩(wěn)定，基礎(chǔ)上沒(méi)有什么風(fēng)險(xiǎn)，該規(guī)避的和防范的地方我們也都基本上做到了。如：

1、人事檔案中該有的員工基本資料要有，不能缺失，如前所述。

2、該要員工簽名確認(rèn)的制度、文件、資料，要有簽名，不能沒(méi)有，如勞動(dòng)合同、法律文書(shū)送達(dá)地址確認(rèn)書(shū)、員工手冊(cè)及各項(xiàng)制度的員工閱知承諾簽字確認(rèn)，培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等的員工簽字等。

3、注意建檔或(續(xù))簽字的時(shí)效性，不能過(guò)期不(續(xù))簽，如勞動(dòng)合同的(續(xù))簽訂、員工試用期評(píng)估和轉(zhuǎn)正辦理。

4、做好相應(yīng)的保密和查閱權(quán)限管理、妥善保存保管等工作。

企業(yè)人事檔案如何管理

人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計(jì)劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

第一條 管理部門(mén)

1、公司客戶(hù)服務(wù)中心為檔案管理部門(mén)，設(shè)置檔案專(zhuān)管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、文書(shū)結(jié)案后，原稿由檔案專(zhuān)管人員歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應(yīng)經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心部門(mén)主管同意后妥為保存，客戶(hù)服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶(hù)服務(wù)中心歸檔并換回影本。

第二條 文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：

1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

2、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶(hù)服務(wù)中心部門(mén)主管及檔案專(zhuān)管的'簽認(rèn)。

3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。

4、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

第三條 文件整理

1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

一、公司檔案管理

1、各部門(mén)將本部門(mén)資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類(lèi)裝訂成冊(cè)歸檔。

3、公司人員查閱、借出資料由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)，但查閱、借出合同類(lèi)檔案由本部門(mén)經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

4、使用公章，由本部門(mén)經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章，由本部門(mén)經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認(rèn)，本部門(mén)經(jīng)理攜章隨同。

5、薪資福利類(lèi)保密文件由招聘社保專(zhuān)員建檔保存。

二、人事檔案管理

1、綜合人事部在員工試用期滿(mǎn)，向其人事檔案關(guān)系所在單位開(kāi)出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

2、持已解除的勞動(dòng)合同書(shū)、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

三、員工檔案管理

1、招聘專(zhuān)員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》等有關(guān)個(gè)人的資料一并放入公司員工檔案。

3、所有的培訓(xùn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、異動(dòng)記錄將存入員工檔案。

4、離職員工檔案，公司保留一年。

人事檔案怎么管理啊

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲(chóng)蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：

1、突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：

2、對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。

3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。

擴(kuò)展資料：

檔案八大功能。

其一、取消暫緩就業(yè)后，保留干部身份，大學(xué)畢業(yè)后由學(xué)生身份轉(zhuǎn)為干部身份；

其二、不需要辦理暫住證，并可以申請(qǐng)入住公租房和申購(gòu)經(jīng)濟(jì)適用房；

其三、參加公務(wù)員或事業(yè)單位考試，可以提供身份證明；

其四、南方人才市場(chǎng)檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱(chēng)評(píng)審及考證；

其五、辦理社會(huì)養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金；

其六、連續(xù)計(jì)算工齡，對(duì)需要廣州戶(hù)口的崗位將不再失去競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)；

其七、辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要個(gè)人檔案；

其八、身份證、港澳通行證和出國(guó)護(hù)照等可即時(shí)在廣州辦理。

檔案的作用

真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、各方面的評(píng)語(yǔ)、獲獎(jiǎng)證明、還有你的黨團(tuán)材料。這些都是原始材料，不可復(fù)制。檔案雖然“光輝不再”，但并不等于是隨處可丟棄的“雞肋”，專(zhuān)家建議：應(yīng)屆生應(yīng)關(guān)心自己的檔案，免得未來(lái)不必要的麻煩。

檔案與工齡：很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒(méi)有及時(shí)辦理參加工作手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。

檔案與福利：畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問(wèn)題時(shí)，都要用到檔案。

檔案與因公出國(guó)政審：因公出國(guó)政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查，如果檔案材料不全，政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。

補(bǔ)辦檔案與原始材料：雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、工資、職稱(chēng)等歷史原始材料將不復(fù)存在，勢(shì)必造成一定損失。

參考資料：百度百科——人事檔案管理