對(duì)檔案工作的思考和建議

加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

時(shí)至年底，各項(xiàng)考核工作紛至沓來。作為展示工作成果的重要依據(jù)之一，檔案資料理所當(dāng)然地成為考核工作必須的檢查項(xiàng)目。檔案資料的重要性尚且不止如此，有的還關(guān)系到單位的機(jī)密和權(quán)益。因此，我們應(yīng)給予檔案管理工作高度重視，采取有效措施加強(qiáng)管理，切實(shí)提高檔案資料的保密性和利用率。

一、目前基層縣(市)局檔案管理存在的問題

我結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前基層縣(市)局檔案管理存在的突出問題有以下幾方面：

(一)重視程度不高。有的部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，使一些文書、報(bào)表、圖片、聲像等檔案資料散落于本部門、各成員的辦公室里。久而久之，遇到打掃衛(wèi)生或調(diào)換辦公室等機(jī)會(huì)即被當(dāng)廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。

(二)分工合作不協(xié)調(diào)。認(rèn)為檔案管理僅僅是辦公室專職檔案員的工作，或者將其簡(jiǎn)單視為科室內(nèi)勤與專職檔案員之間的資料傳遞工作，缺少信息互動(dòng)，各部門兼職檔案員的職能作用未能充分發(fā)揮。

(三)基礎(chǔ)工作不夠扎實(shí)。具體表現(xiàn)在臨近考核或檢查前時(shí)的突擊準(zhǔn)備、臨時(shí)造假等活動(dòng)，不僅集中了大量的工作任務(wù)，造成人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，而且好似用一天的時(shí)間寫下了一年的日記，已經(jīng)失去了檔案中原始資料的“原汁原味”。

(四)教育培訓(xùn)有待加強(qiáng)。目前接受上級(jí)組織檔案培訓(xùn)的范圍較窄，對(duì)象較為單一(一般是專職檔案員一人參加)，不能為全員參與檔案管理提供良好的輿論氛圍和知識(shí)儲(chǔ)備，而且目前使用的中軟稅務(wù)辦公系統(tǒng)的檔案管理軟件存在一些技術(shù)缺陷，也給檔案管理工作帶來了一定的困難。

二、對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

(一)統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識(shí)。各部門要切實(shí)認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義，把健全檔案管理作為全局實(shí)現(xiàn)信息共享、提高工作效率的重點(diǎn)來抓，使干部充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是本職工作，推動(dòng)檔案工作的發(fā)展是全體干部職工義不容辭的責(zé)任，樹立“檔案工作沒做好、等于今年什么事情都沒做”的全員參與和保護(hù)檔案資料的責(zé)任意識(shí)。

(二)明確分工、加強(qiáng)協(xié)調(diào)。辦公室作為主管部門，要把管好檔案作為頭等大事來抓，協(xié)調(diào)處理好與各部門之間的分工合作關(guān)系，明確專職檔案員與兼職檔案員的工作職責(zé)。除了搞好綜合檔案室的.工作外，還要協(xié)調(diào)指導(dǎo)會(huì)計(jì)、征管、稽查等部門的專業(yè)檔案室建檔管理工作，并逐個(gè)部門指導(dǎo)收集檔案工作;各部門除搞好本部門專業(yè)檔案室建設(shè)外，必須全力配合搞好綜合檔案歸集工作，做到全面規(guī)范。

(三)健全制度、加強(qiáng)督導(dǎo)。建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，組織各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，分析總結(jié)檔案工作目前存在的不足、查找原因，為下一步做好工作明確思路。建議由辦公室牽頭，組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人定期進(jìn)行督導(dǎo)檢查，注重平時(shí)檔案管理工作，使各項(xiàng)檔案工作日積月累、循序漸進(jìn)，避免“臨時(shí)抱佛腳”的現(xiàn)象發(fā)生。

(四)強(qiáng)化培訓(xùn)、提供保障。一是擴(kuò)大培訓(xùn)范圍和知識(shí)面，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和解決實(shí)際問題的能力;二是從財(cái)力、物力方面保證檔案管理工作的需要，凡歸檔工作中所需準(zhǔn)備的裝具、設(shè)備等物品，要預(yù)先列出配置計(jì)劃及時(shí)準(zhǔn)備;對(duì)歸檔時(shí)可能需要調(diào)整的問題要給予關(guān)注和解決。

檔案管理工作要如何做好

導(dǎo)語：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。

1.當(dāng)前檔案管理中存在的問題

1.1對(duì)檔案的重視程度不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)

長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

1.3檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開發(fā)。

對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購(gòu)置齊備。

1.4在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

2.檔案管理工作面臨問題的幾點(diǎn)建議

2.1強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用

對(duì)于檔案管理人員來說應(yīng)根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識(shí)，打破傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)模式，建立開放型、超前性服務(wù)模式，主動(dòng)了解社會(huì)需求，進(jìn)行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段加大檔案信息資源的綜合開發(fā)，為社會(huì)提供高效能的檔案信息服務(wù)。這樣才能形成一個(gè)檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會(huì)的檔案意識(shí)才會(huì)真正得到增強(qiáng)。

2.2做好檔案工作全程服務(wù)意識(shí)

2.2.1做好檔案開發(fā)利用工作效果的全程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用工作的價(jià)值

在做好超前服務(wù)和參與服務(wù)工作后，及時(shí)總結(jié)、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問題，找出規(guī)律，全程做好服務(wù)?？礄n案開發(fā)利用工作到底為業(yè)務(wù)工作提供了哪些服務(wù)，解決了什么問題，取得了哪些社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準(zhǔn)確，檢索工具是否實(shí)用等。

2.2.2做好全程服務(wù)，加強(qiáng)重點(diǎn)檔案信息資源的二次開發(fā)

在全程跟蹤服務(wù)過程中，通過對(duì)使用單位的調(diào)查、借閱內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)、使用方法的分析、編研實(shí)用性的排列等，對(duì)開發(fā)利用工作中使用過的檔案實(shí)體有一個(gè)全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個(gè)或今后若干個(gè)開發(fā)過程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

為此，應(yīng)該在進(jìn)一步的追蹤服務(wù)中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內(nèi)向型，并與相關(guān)的文獻(xiàn)、資料、情報(bào)和其他形式、載體的信息資源匯總?cè)诤?，進(jìn)行二次加工提煉，形成新的更具針對(duì)性、更切合實(shí)際，具有更高價(jià)值和水平的二次文獻(xiàn)，以滿足新的一輪實(shí)用需求。

2.2.3做好全程服務(wù)，完善檔案開發(fā)利用工作的分析和預(yù)測(cè)

首先應(yīng)對(duì)過去階段利用狀況進(jìn)行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎(chǔ)。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對(duì)過去階段利用特點(diǎn)進(jìn)行分析，提取最具本部門業(yè)務(wù)特色的典型實(shí)例，以及對(duì)過去利用方向的熱點(diǎn)、敏感點(diǎn)和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點(diǎn)分析基礎(chǔ)上，對(duì)下一階段開發(fā)利用的方向進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括具體業(yè)務(wù)部門的需求，發(fā)展動(dòng)態(tài)分析，重點(diǎn)利用方向的跟蹤調(diào)查以及周期性需求變化等等。

2.3提高檔案信息資源的開發(fā)利用水平是檔案工作的根本

檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價(jià)值。因此，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)開發(fā)利用檔案信息資源意識(shí)，通過為國(guó)家、社會(huì)乃至學(xué)校各項(xiàng)工作提供全方位的服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案的作用。

在當(dāng)今信息化時(shí)代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動(dòng)提供利用的水平上，是適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展需要的。因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來，變被動(dòng)為主動(dòng)，改變過去那種坐等守?cái)偟臓顩r。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

2.4.2管理方式的創(chuàng)新

檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

2.4.3服務(wù)方式的創(chuàng)新

如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性;要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國(guó)際接軌。

3結(jié)語

總之，檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。檔案管理工作面臨很多問題，提高檔案人的檔案意識(shí)是根本，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，勇于創(chuàng)新，全面開發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務(wù)。

談當(dāng)前人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)建議

人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)建議
一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題
1.對(duì)檔案的重視程度不夠。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。
3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。
4.檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。
5.檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。
6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。
二、人事檔案管理對(duì)策及思考
1.嚴(yán)格按程序交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
2.強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。
3.健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
4.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。
5.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。
6.提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。
7.加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。
資料來源于網(wǎng)絡(luò)僅供參考

如何加強(qiáng)人事檔案管理工作提出一些可行的方法

如何加強(qiáng)人事檔案管理工作
1.改變舊有觀念、提高重視程度
不少企業(yè)對(duì)于人事檔案管理的重視度不夠，這就需要企業(yè)改變舊有的觀念提高對(duì)其的重視程度。進(jìn)一步加大對(duì)于人事檔案管理的資金以及人力投入，安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案的整理和保存，提高效率。
2.建立完善管理制度
對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理工作要有一個(gè)明確的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范。相關(guān)工作人員可以根據(jù)這些規(guī)章制度進(jìn)行檔案的管理工作，這就使工作做到了有理可循，在出現(xiàn)問題時(shí)也能夠及時(shí)補(bǔ)救，及時(shí)補(bǔ)種，從而能夠提高人事檔案的管理效率。
3.提高管理人員素質(zhì)
管理人員的管理方法和專業(yè)技能對(duì)于檔案的管理是十分重要的。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)線管人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使讓他們完全具備管理檔案的能力，使檔案的管理做到專業(yè)化。運(yùn)用新型的管理方法，摒除舊有管理中存在的過時(shí)的、不實(shí)用的東西。緊跟時(shí)代潮流發(fā)展的腳步，運(yùn)用科學(xué)的管理方法進(jìn)行人事檔案的管理。
4.提高檔案利用度
人事企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)發(fā)展有重要的作用。要確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性。如此才能讓人事檔案發(fā)揮其在選拔人才方面的作用，充分利用到企業(yè)人事檔案資料。人事檔案的信息要保證完全真實(shí)有價(jià)值。
5.利用科學(xué)的管理方法
由于時(shí)代的進(jìn)步現(xiàn)代的管理方法開始升級(jí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步有利于管理系統(tǒng)的升級(jí)。運(yùn)用科學(xué)的管理方法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，利用新型的管理系統(tǒng)進(jìn)行人事檔案的管理。提高管理效率，使管理規(guī)范化。保證人事檔案的管理準(zhǔn)確、高效。

對(duì)如何做好縣區(qū)級(jí)檔案工作的思考與建議

一、做好縣區(qū)級(jí)檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義
在全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)造和諧社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作越來越深入地滲透到人類活動(dòng)的方方面面，檔案工作是基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，有獨(dú)特的價(jià)值和作用?？梢哉f檔案是歷史、檔案是財(cái)富、檔案是憑證。重視檔案工作，對(duì)于實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，提高黨的執(zhí)政能力，構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要意義。對(duì)縣區(qū)級(jí)檔案來說，尤為如此。從法律主體地位看，縣區(qū)級(jí)檔案局是基層的執(zhí)法主體、處于金字塔的基座；從現(xiàn)實(shí)來看，由于種種原因，縣區(qū)級(jí)檔案工作總體來說基礎(chǔ)較差，工作水平還較低，服務(wù)能力不很強(qiáng)；從工作任務(wù)來看，承擔(dān)的任務(wù)很重，一方面要完成上級(jí)交給的各種工作任務(wù)，同時(shí)要完成本級(jí)的各項(xiàng)工作任務(wù)，更為艱難是要完成本轄區(qū)行政、事業(yè)、企業(yè)以及村、社區(qū)的檔案工作指導(dǎo)和監(jiān)管；從服務(wù)對(duì)象來看，縣區(qū)級(jí)檔案服務(wù)工作點(diǎn)多面廣，直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展主戰(zhàn)場(chǎng)。因此，做好縣區(qū)級(jí)檔案，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，也是最為關(guān)鍵的一環(huán)，它起承上啟下的作用。
二、縣區(qū)級(jí)檔案工作存在的主要問題
1、對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)總體不是很高。相對(duì)于經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門。對(duì)考察黨政主要領(lǐng)導(dǎo)工作政績(jī)的指標(biāo)來說，檔案工作是軟指標(biāo)，無關(guān)輕重，不象計(jì)生工作，社會(huì)穩(wěn)定工作一票否定，領(lǐng)導(dǎo)不敢不重視。對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不高主要表現(xiàn)在：一是檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)心中地位不高；二是對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠；三是從事檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。檔案工作往往是說起來重要，做起來次要，忙起來不要。
2、基礎(chǔ)設(shè)施差。一是館庫建設(shè)發(fā)展不平衡。有些經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)的縣區(qū)館庫建設(shè)較好，而經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢的縣區(qū)館庫條件很差，且短期無錢建設(shè)館庫。二是部分館庫面積偏小，條件較差。有的館庫由于面積小，館庫容量已超飽和，部分館庫不符合《檔案建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，有些館甚至已為危房。三是檔案館的功能單一，除保管與借用，再無其他功能，根本談不上多功能，如進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，科學(xué)報(bào)告，教育基地，文化休閑等。四是大部分館庫設(shè)施設(shè)備簡(jiǎn)陋。一般縣區(qū)檔案館僅配備了簡(jiǎn)易的去濕機(jī)、排風(fēng)扇、溫濕度計(jì)、消防筒等。部分檔案館有空調(diào)、電腦。裝具以木柜、鐵柜和戰(zhàn)備柜為主。密集柜的安裝是近幾年才出現(xiàn)的，且數(shù)量有限?，F(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備配備明顯落后于沿海及發(fā)達(dá)省市的檔案館庫，遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
3、人才缺乏，隊(duì)伍不穩(wěn)定。一是專業(yè)技術(shù)人才偏少，據(jù)統(tǒng)計(jì)，縣區(qū)級(jí)專職檔案員有專業(yè)技術(shù)職稱的只占20%左右。二是檔案專業(yè)人才貧乏，縣區(qū)級(jí)專職檔案員中畢業(yè)于檔案專業(yè)的只占3%左右。特別是熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才十分匱乏。
4、館藏結(jié)構(gòu)不合理?？h區(qū)級(jí)綜合檔案館作為一個(gè)保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵，然而由于種種原因，館藏在質(zhì)量方面仍存在較多的問題：一是門類單一，文書檔案所占比重過大，一般超過65%；二是載體單一，紙質(zhì)檔案所占比重過大，一般超過99%；三是內(nèi)容單一，主要是黨政公務(wù)活動(dòng)的檔案；四是玉石混雜，存在重份文件歸檔立卷問題，保存期限過長(zhǎng)問題，重復(fù)進(jìn)館問題；五是信息陳舊，清理不及時(shí)。
5、檔案開發(fā)利用工作沒有很好的開展起來。一般縣區(qū)級(jí)檔案館只起到保管、查閱的作用，對(duì)檔案信息的研究開發(fā)工作，服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)社會(huì)工作還沒有很好開展起來，或者效果還不很明顯。
三、對(duì)做好縣區(qū)級(jí)檔案工作的建議
1、以人為本，以法開路，構(gòu)造檔案工作的良好環(huán)境。一是爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視什么工作，什么工作就好做，要把有為才有位和有位才有為二者很好的結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)二者的良性互動(dòng)。二是深入開展法制宣傳，《檔案法》和《湖南省檔案管理?xiàng)l例》是檔案工作者的法律武器，要深入法制宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)者、檔案工作者、群眾知法、懂法，提高其認(rèn)識(shí)。三是建立健全組織網(wǎng)絡(luò)，要有領(lǐng)導(dǎo)管事，基層要有人員做事，檔案局不能成為單打獨(dú)斗的光桿“司令”。四是建立健全制度。沒有規(guī)矩不成方圓，檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、政策性很強(qiáng)的工作，各縣區(qū)委根據(jù)各自實(shí)際，制定確實(shí)可行的規(guī)章制度，規(guī)范檔案工作。五是加大執(zhí)法力度，依法查處違法案件，維護(hù)檔案法規(guī)的權(quán)威。
2、加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)。檔案館基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備建設(shè)關(guān)鍵是投入，是建設(shè)經(jīng)費(fèi)問題。在目前情況下，只能采取以本級(jí)財(cái)政預(yù)算為主，多方籌集的辦法?？h區(qū)級(jí)檔案館建設(shè)已逐步引起省委、省政府的重視，已下發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的意見》（湘辦發(fā)[2005]5號(hào)文件）已明確提出了“檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)費(fèi)用要按照省、市州、縣市區(qū)三級(jí)投資的方式，分別列入本級(jí)基礎(chǔ)建設(shè)資金計(jì)劃”的要求，關(guān)鍵是抓好落實(shí)。
內(nèi)部設(shè)施設(shè)備的配置與安裝是館庫建設(shè)的重要組成部分。如何保護(hù)好檔案，讓檔案信息的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來，設(shè)施設(shè)備的配置就成了關(guān)鍵因素。一類是技術(shù)設(shè)備系統(tǒng)，另一類是檔案裝備系統(tǒng)。目前，縣區(qū)館庫建設(shè)在技術(shù)設(shè)備的配置上起碼要注重三個(gè)方面：一是要注意消防系統(tǒng)設(shè)備的配置；二是要注意溫濕度設(shè)備的配置；三是注重空調(diào)設(shè)備的配置。檔案裝具也是檔案保護(hù)的基本設(shè)備，包括柜架箱和包裝材料。目前，檔案架有三種，固定的檔案架、活動(dòng)式密集架、積層架。
各級(jí)檔案部門在館庫內(nèi)部設(shè)施設(shè)備配置安裝時(shí)，還必須具有前瞻性和戰(zhàn)略性眼光。即要把數(shù)字檔案館的硬件配置考慮進(jìn)去。數(shù)字檔案館的硬件主要包括終端設(shè)備（微機(jī)）、處理設(shè)備（服務(wù)器）、存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤陳列、大容量硬盤、光盤等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（交換機(jī)、路由器、網(wǎng)卡等）、打印機(jī)、視頻音頻信息采集編輯設(shè)備等。這些硬件的配置要根據(jù)經(jīng)濟(jì)能力作出預(yù)算，再根據(jù)建設(shè)進(jìn)展和需要進(jìn)行分期購(gòu)置。硬件設(shè)備不要一次性到位。因?yàn)榻ㄔO(shè)工程長(zhǎng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備換代快，如果閑置不用，則會(huì)造成浪費(fèi)的損失。
另外，在建設(shè)數(shù)字檔案時(shí)，網(wǎng)絡(luò)及其相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備也是重要的硬件投入，從安全和便于管理的角度來看，網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)宜采用“三網(wǎng)一庫”的形式。三網(wǎng)即分別是為檔案館局域網(wǎng)、地方政務(wù)網(wǎng)和公眾網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)），一庫是保存檔案資源的大型數(shù)據(jù)庫。為了檔案信息安全保密，數(shù)字檔案館在設(shè)計(jì)三網(wǎng)時(shí)都會(huì)考慮將其物理隔離。
3、依靠人才，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
（1）注重人才
社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
一是把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。
二是注重人才的使用，要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年輕干部，對(duì)他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導(dǎo)教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。
三是穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍。檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)或逐步完善。檔案干部的頻繁調(diào)動(dòng)，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，必須抓緊做好檔案干部的穩(wěn)定工作，從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作。
（2）加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育
面對(duì)目前檔案部門人員知識(shí)老化，新技術(shù)知識(shí)貧乏的狀況，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。繼續(xù)教育應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：一是注重實(shí)用性。二是拓寬知識(shí)面。三是因材施教。四是提高外語水平。
4、創(chuàng)新方式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量
縣區(qū)級(jí)綜合檔案館作為一個(gè)保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵所在。要優(yōu)化館藏。一是走“特色”之路。地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內(nèi)容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色。其一，是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個(gè)地方都會(huì)有其獨(dú)特之處，或工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學(xué)研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風(fēng)俗習(xí)慣······，將這些“獨(dú)特之處”的各種資料收集全，就是這個(gè)檔案館與其他館的不同之處。一個(gè)地區(qū)的“獨(dú)特之處”不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時(shí)了解動(dòng)向，調(diào)整收集對(duì)象。其二，館藏特色。館藏特色是指，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個(gè)專用庫房。在實(shí)踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補(bǔ)充。
二是走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手。第一，對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定，剔除無保存價(jià)值的案卷。第二，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷，保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問題杜絕在進(jìn)館前。第三，加強(qiáng)館藏信息資源的開發(fā)。做好檔案開放工作，編研工作和建立好科學(xué)檢索體系。
　　三是拓寬館藏信息領(lǐng)域。首先，根據(jù)《檔案館通則》中對(duì)縣區(qū)級(jí)檔案館接收時(shí)限在“１０年左右”的規(guī)定，可以考慮對(duì)一些重點(diǎn)部門或機(jī)關(guān)的接收時(shí)間適當(dāng)提前，其提前的“度”掌握在３－５年為宜。其次，應(yīng)建立本館的目錄中心，將各立檔單位室藏中未進(jìn)館的永久和長(zhǎng)期保管期限的各門類檔案，包括未到進(jìn)館時(shí)間的和不在進(jìn)館范圍的目錄集中起來。第三，收集與館藏檔案有關(guān)的各種資料，使之成為檔案信息不可或缺的一種補(bǔ)充。這類資料包括：本館根據(jù)館藏編寫的各種文件匯集和檔案參考資料，其他部門或單位編寫的與本地區(qū)有關(guān)的地方志、專業(yè)志、年鑒、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集以及口碑性、傳說性的文章、書籍。最后，在做好前三種的基礎(chǔ)上，應(yīng)該考慮走檔案、情報(bào)一體化的道路。
5、貼近社會(huì)，創(chuàng)新服務(wù)，力求檔案事業(yè)跨越發(fā)展
檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的生命力在于服務(wù)。圍繞服務(wù)做文章，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)效果，擴(kuò)大社會(huì)影響，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”，貼近社會(huì)，貼近群眾，貼近現(xiàn)實(shí)。
一是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)建設(shè)到哪里，檔案工作就延伸到哪里。抓好機(jī)關(guān)企業(yè)、社會(huì)組織、個(gè)人建立誠(chéng)信和致富等檔案。抓好國(guó)有改制企業(yè)檔案處置工作，各級(jí)檔案部門積極參與檔案的處置與企業(yè)改制工作，妥善解決轄區(qū)內(nèi)破產(chǎn)、改制企業(yè)檔案的處置與流向問題。抓好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，為提高重點(diǎn)工程的建設(shè)，投資和管理服務(wù)。二是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，建立黨政領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)檔案庫。開展現(xiàn)行文件服務(wù)工作，為政府分憂，為百姓解難。開展現(xiàn)行文件查閱服務(wù)工作，是檔案部門創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、拓展檔案館社會(huì)功能、積極投身政治文明建設(shè)的一項(xiàng)重要舉措。三是為基層服務(wù)，抓好基層建檔工作，為維護(hù)基層穩(wěn)定和發(fā)展服務(wù)。

如何做好新時(shí)期檔案工作的思考

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門收集歸檔，不能被動(dòng)等待，避免材料形成時(shí)間過長(zhǎng)未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評(píng)聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國(guó)等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對(duì)新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過長(zhǎng)造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，盡量避免長(zhǎng)時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對(duì)不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對(duì)弄虛作假者堅(jiān)決反對(duì)，以確保檔案的真實(shí)性。
2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對(duì)折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對(duì)過長(zhǎng)或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對(duì)其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會(huì)被裁到可對(duì)檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對(duì)小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對(duì)于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對(duì)于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識(shí)和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識(shí)、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識(shí)及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識(shí)，把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng)，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說的堅(jiān)決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。