公司檔案整理規(guī)范

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱,下面是我為你整理的企業(yè)檔案管理規(guī)定，希望對你有用!

企業(yè)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。

第二章 檔案機構及其職責

第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。

第六條 檔案工作由公司總經理統(tǒng)一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

2. 步驟：

A. 收集

文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

B. 整理 根據分類和成立時間整理。

C. 分類 根據下述分類方法分類

D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

第九條 過程管理：

1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有。

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監(jiān)督：辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

第十一條 銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。

第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

第四章 檔案備份制度

第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。

第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

第五章 處理條例

第十九條 有下列行為之一，據情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

3. 涂改、偽造檔案

4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)

第六章 責任

第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室

第一責任人為各部門指定的資料員;

第二責任人為資料員所在部門的部門經理。

業(yè)務資料管理規(guī)定

為提高公司檔案管理水平，進一步加強業(yè)務資料歸檔的標準化和規(guī)范化建設，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

一、 業(yè)務資料歸檔責任主體

綜合業(yè)務部負責制定業(yè)務資料管理標準，對各業(yè)務部門資料歸檔工作進行指導、檢查和培訓，各業(yè)務部門負責各類專業(yè)性和具體性業(yè)務資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。已經辦結的項目，由業(yè)務部門歸檔完畢后按照規(guī)定時間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材，統(tǒng)一由辦公室調配，業(yè)務部門申領。

二、 歸檔文件要求

1、 歸檔文件材料內容必須真實、準確。

2、 歸檔文件材料要符合文件制作要求，標題、落款、時間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級來文和承辦單、請示與批復以及專項成套材料等必須齊全完整。

3、 歸檔文件材料應質地優(yōu)良、書寫工整、字跡清晰。

4、 歸檔的文件字跡要符合長期保管需要，應使用藍黑或碳素墨水、優(yōu)質油墨書寫或制作，嚴禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。

5、 歸檔文件材料紙張幅面應符合要求，一般文件材料應為A4紙，必要時可使用 A3紙，但歸檔應折疊為A4紙大小。

三、 整理要求

1、 案卷題名

案卷題名要求簡練、準確，能夠概括揭示卷內文件的內容與成分。

案卷題名構成形式：

(1)符合規(guī)范的名稱+業(yè)務類型

(2)出讓宗地編號+業(yè)務類型

(3)時間+業(yè)務類型

2、 卷內文件排序

(1)歸檔文件目錄

歸檔文件目錄是包含卷內文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)歸檔文件

卷內歸檔文件一般按重要程度或時間順序排列。

密不可分的文件應依序排列，即正件在前，附件在后;批復、批示在前，請示、報告在后;正式發(fā)文在前，簽發(fā)單在后;上級來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)備考表

備考表是對本盒案卷材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明的文件。

3、 案卷裝訂

(1)卷盒

卷盒(夾)采用長×寬為315mm×235mm，其厚度可根據需要分別設置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。

卷盒(夾)封面項目應包括：案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限、密級、立卷人。

(2)案卷裝訂

案卷裝訂前要先去除卷內文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);

文件沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;

將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，注意不倒置、不散頁、不壓字。

4、 電子文件刻錄

歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。

金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證券法》等相關法律，結合金融企業(yè)業(yè)務工作實際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。 第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構：

(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農村合作銀行、城市信用合作社、農村信用合作社。

(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產管理業(yè)務的子公司。

(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產管理公司、保險專業(yè)中介機構。

(四)信托公司、金融資產管理公司、企業(yè)集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司。

(五)從事匯兌業(yè)務、支付清算業(yè)務和基金銷售業(yè)務的公司。

(六)其他經批準從事金融業(yè)務活動的企業(yè)。

第四條 金融企業(yè)業(yè)務檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權益，防控金融風險，打擊經濟犯罪，保障國家經濟安全，促進經濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎，應當由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

第五條 各級檔案行政管理部門根據職責負責金融企業(yè)業(yè)務檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查;各級金融業(yè)務監(jiān)督管理機構及其派出機構負責將金融企業(yè)業(yè)務檔案管理工作納入金融業(yè)務監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務同監(jiān)管。

第六條 金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負責對本企業(yè)業(yè)務檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導和檢查，各相關業(yè)務部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構檔案部門負責本分支機構業(yè)務檔案管理工作，并對所屬分支機構的業(yè)務檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

第七條 金融企業(yè)應當建立健全統(tǒng)一的業(yè)務文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務工作流程，列入業(yè)務工作或項目計劃，列入業(yè)務部門職責范圍和業(yè)務人員崗位責任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務文件材料的完整歸檔。

第八條 金融企業(yè)應當建立健全業(yè)務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關制度，確保業(yè)務檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據、責任、信息、存史等方面的需要。

第九條 金融企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應的懲處。

第十條 金融企業(yè)業(yè)務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務培訓。

第二章 業(yè)務文件材料的整理與歸檔

第十一條 金融企業(yè)應依據法律、行政法規(guī)、國務院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結合業(yè)務工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務文件材料的歸檔范圍和業(yè)務檔案的保管期限表;當業(yè)務范圍或工作流程發(fā)生變化時，應及時修訂完善。

歸檔范圍和保管期限的確定，應當滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權益的需求;業(yè)務檔案保管期限不得短于相關法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務檔案的保管期限不短于同類紙質檔案的保管期限。

第十二條 金融企業(yè)檔案部門應當按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯系、便于保管和查找利用的原則，依據國家有關規(guī)定研究確定業(yè)務文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關標準并保持相對穩(wěn)定。

第十三條 金融企業(yè)業(yè)務部門應當按照有關規(guī)定，將應當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時間可根據業(yè)務工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應超過次年12月31日。

第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數。

第十五條 業(yè)務文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關的業(yè)務檔案中可存放復印件并標明互見號。

第十六條 金融企業(yè)應當按國家有關規(guī)定進行檔案著錄。

第十七條 紙質和電子文件同步歸檔的，在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務檔案，須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行。

第十八條 金融企業(yè)建設業(yè)務信息系統(tǒng)時，應當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

第十九條 業(yè)務工作人員崗位變動時，應當及時辦理移交所負責業(yè)務工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

第二十條 國內依法投資設立的金融企業(yè)有海外機構的應當建立海外機構業(yè)務檔案管理制度。

第三章 業(yè)務檔案的管理

第二十一條 金融企業(yè)應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設施設備的正常運轉。

第二十二條 金融企業(yè)應當按有關要求做好電子業(yè)務檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務檔案進行異質、異地備份，確保業(yè)務檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任。

第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務檔案管理外包的，應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協(xié)議時，應當明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業(yè)務檔案的安全與利用。

嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務檔案外包或委托任何社會中介機構保管。

第二十四條 金融企業(yè)檔案部門應當做好業(yè)務檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數據的研究利用，保證統(tǒng)計數據的完整性、準確性和連續(xù)性。

第二十五條 金融企業(yè)應當建立業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務檔案的管理水平。業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)的功能應當符合國家有關規(guī)定。

第四章 業(yè)務檔案的利用、鑒定與處置

第二十六條 金融企業(yè)應當編制業(yè)務檔案檢索工具，方便業(yè)務檔案的檢索與查詢。

第二十七條 金融企業(yè)應當對業(yè)務檔案的查閱利用進行登記，對超權限利用應履行審批手續(xù)。

第二十八條 金融企業(yè)檔案部門應積極開展業(yè)務檔案的提供利用服務工作，加強對業(yè)務檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務活動和管理工作的需要。

金融企業(yè)必須為有關業(yè)務監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的業(yè)務檔案。

第二十九條 金融企業(yè)應當成立由主管領導、檔案部門和業(yè)務部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務檔案按照有關規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業(yè)務檔案，由企業(yè)負責人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應當在指定地點并有專人負責監(jiān)督。對被銷毀的檔案應當登記造冊，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業(yè)務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務檔案應當延長保管期限。

第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應當按國家有關規(guī)定對業(yè)務檔案進行妥善處置。

第三十一條 未經檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務檔案攜帶出境。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現某些損害之后，如發(fā)現材料變霉，發(fā)現了蟲蛀等。

(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

擴展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

2、員工入職相關審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。

5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

7、員工調薪、獎懲記錄。

8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

單位檔案怎么整理

單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。

通過檔案名稱及編號整理　　

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。

5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。

檔號編定整理方法：

1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

保存期限整理：

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：　
　1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

公司的檔案管理制度怎么做？

公司檔案管理制度

第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條 檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批準。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的“組件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。