檔案數(shù)字化統(tǒng)計表

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質檔案數(shù)字化需要相應的設備和場所，數(shù)字化處理場所應具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質。如果可以配置服務器、 備份設備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設置。

掃描動作并不復雜，就是把紙質文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進行亮度、對比度的微調。

標準要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠實現(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質文件數(shù)字化處理的標準要求，檢查人員要盡職盡責，要求做到100%檢查，并且合格率應達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復印一一對應，檢查合格率應為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板建立包括圖像文件命名方法在內的存儲結構，并 盡可能完整地描述相關文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認后方才生效。

這期就說到這里，歡迎在評論區(qū)留下你的看法，覺得有用可以分享給身邊的人，我們下期再見。

如何做好紙質檔案數(shù)字化工作

如何做好紙質檔案數(shù)字化工作

隨著社會信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

一、掃描加工前階段

這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

1、紙質檔案的準備。

許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

2、基礎設施的準備。

紙質檔案數(shù)字化工作需要相應的設備和場所，數(shù)字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

3、人員的準備。

檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務外包），制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

4、管理制度的完善。

科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數(shù)據(jù)、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

二、掃描加工中階段

這一階段是紙質檔案數(shù)字化加工流程進入實質性操作階段，是實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

1、掌握標準要求。

做好工作標準先行，紙質檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2、掌握操作方法。

在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。

掃描操作：檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對檔案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據(jù)為《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質檔案數(shù)字化工作指南》中的相關要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應根據(jù)需要和檔案的紙張質量進行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯(lián)，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎上再進行亮度和對比度的微調。

圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

三、掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

1、圖像檢查。

數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數(shù)字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

2、數(shù)據(jù)對接檢查。

目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

3、數(shù)據(jù)存儲。

在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

4、數(shù)據(jù)移交。

這是掃描加工工作完成前的最后一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結經(jīng)驗，都能夠把這項工作很好地完成。

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案管理系統(tǒng)怎么操作相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

其中，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理：

系統(tǒng)特色：

1、會博通提供和現(xiàn)實一致的綜合檔案管理

會博通可根據(jù)組織的實際需要，進行檔案管理架構的自定義，以便于形成符合組織個性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結構的`最底層分類則是會博通的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實的一個檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實還原檔案存放位置。

2、檔案管理與利用授權

管理員可在定義好的檔案分類下，在組織架構中選擇對象（個人、部門等）授權，定義的是對象可以訪問的密級，以及可對這些密級文件進行的操作行為，授權項目包括增、改、刪、閱、下載等權限，會博通的特點是可以區(qū)分閱讀條目或內容的權限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權限。

3、歸檔與錄入

會博通提供提供針對實體檔案條目信息、實體檔案數(shù)字化、預歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能，包括掃描新建、批量對應導入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用。

4、檔案搜索與利用

會博通提供按權限匹配搜索結果的搜索平臺，有權限閱讀的檔案，可直接閱讀電子文檔，如果只能看到條目，因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復印打印文件，都可以發(fā)起借用流程，并且，整個借用與歸還過程，可全面實現(xiàn)流程化、無紙化；對于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書館借、還操作類似，還可實現(xiàn)批量借閱與歸還，同時統(tǒng)計借閱情況相關數(shù)據(jù)。

會博通還提供了搜索的通用接口，用于將會博通的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識支持。

5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

會博通將物聯(lián)網(wǎng)技術引入了檔案管理，支持各種常用碼制的條形碼（包括二維碼）和電子標簽，滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤點等需要。

6、檔案統(tǒng)計

提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計功能，包括綜合統(tǒng)計、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計表、檔案年度分布統(tǒng)計表、檔案保管期限分布統(tǒng)計表、檔案密級分布統(tǒng)計表、檔案電子文檔類型統(tǒng)計表、檔案整理個人工作量統(tǒng)計表等。

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

要實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，最關鍵的動作就在于需要將紙質的檔案，例如各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，而要實現(xiàn)這個動作，一是需要有關硬件，二是需要電腦軟件。有關硬件即電腦設備、掃描設備、數(shù)碼相機等，電腦軟件即專門針對檔案管理進行開發(fā)設計的檔案管理軟件，例如“萬能檔案-收發(fā)文及檔案管理軟件”。

檔案管理數(shù)字化軟件怎么導出excel

導出excel很簡單，先進入萬能檔案管理軟件查詢窗體，左側有個“操作”菜單，點開它，就會發(fā)現(xiàn)有個導出excel有表格了，點擊就可以導出了。