檔案整理數(shù)字化招標

算。檔案整理及數(shù)字化服務(wù)是適應(yīng)新時代和高質(zhì)量發(fā)展的需要采用的管理模式。檔案整理及數(shù)字化服務(wù)算政府采購。政府采購是指各級政府為了開展日常政務(wù)活動或為公眾提供服務(wù)，在財政的監(jiān)督下，以法定的方式、方法和程序，通過公開招標、公平競爭，由財政部門以直接向供應(yīng)商付款的方式，從國內(nèi)、外市場上為政府部門或所屬團體購買貨物、工程和勞務(wù)的行為。

我們公司最近要求我負責(zé)搞數(shù)字檔案館，這個到底怎么搞？

去百度文庫，查看完整內(nèi)容> 內(nèi)容來自用戶:天涯明月文庫 2018年檔案數(shù)字化項目招標需求項目建設(shè)內(nèi)容包括兩項。第一項內(nèi)容是對館藏4200卷民國檔案，進行數(shù)字化全流程加工，包括：數(shù)字化前整理——數(shù)字化掃描加工——數(shù)字化成果編目著錄等流程。第二項內(nèi)容是對館藏62140張紙質(zhì)照片（其中超A3照片為270張）、34560張照片膠卷底片等照片檔案，進行數(shù)字化全流程加工，包括：數(shù)字化前整理——數(shù)字化掃描加工——數(shù)字化成果編目著錄等流程。投標人負責(zé)提供項目實施所需軟件、現(xiàn)場設(shè)備和技術(shù)人工服務(wù)，項目所需場地由采購人提供?！镯椖抗て谝螅罕卷椖孔院炗喓贤?20個工作日內(nèi)完成?！锲渌螅焊鶕?jù)國家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求，投標人的法人及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民。投標人在投標文件中須提供承諾函及法定代表人身份證復(fù)印件。民國檔案全流程整理和數(shù)字化加工主要分為檔案借卷出庫、檔案拆卷、檔案修裱、檔案分件、組卷和分卷、編頁、檔案數(shù)字化前處理質(zhì)檢、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案編目、目錄質(zhì)檢、檔案裝訂（還原）、監(jiān)理質(zhì)檢、檔案歸還入庫、檔案數(shù)據(jù)移交16個環(huán)節(jié)。照片檔案的整理遵循有利于照片檔案的有機聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則，照片檔案的底片、照片分開存放。民國檔案技術(shù)要求按照《廣州市國家檔案館館藏民國檔案全流程整理和數(shù)字化加工操作規(guī)范》執(zhí)行，照片檔案技術(shù)要求按照廣州市國家檔案館館藏照片檔案數(shù)字化加工操作規(guī)范執(zhí)行（

檔案館數(shù)字化建設(shè)屬于什么類采購

檔案館數(shù)字化建設(shè)屬于單一來源采購

江門：“一標三片區(qū)”模式為全省提供樣板

在進行農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證的過程中，工作人員通過航拍、定位、實測、繪圖等，留存了海量的檔案記錄，這些檔案記錄經(jīng)規(guī)范整理后將成為永久性的檔案資料。
這些資料大有用途：是農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作的真實反映和歷史見證，是維護農(nóng)民合法權(quán)益的原始依據(jù)，是穩(wěn)定農(nóng)村土地承包制度的重要保證。
然而，這些檔案資料如何管理是土地確權(quán)真正發(fā)揮作用重要的一環(huán)。
為此，2014年11月底，原農(nóng)業(yè)部、國家檔案館就印發(fā)了《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》，2017年，《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實施辦法》也正式出臺，均對農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理作出規(guī)范。
隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)農(nóng)村的發(fā)展，土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案的電子化已然成為一個重要的趨勢，江門順勢而為，創(chuàng)新“一標三片區(qū)”模式，全力推進確權(quán)檔案數(shù)字化。
成效
掃描超1729萬頁，約占總量80%
確權(quán)檔案數(shù)字化加工是確權(quán)檔案進館移交的基礎(chǔ)工作之一，江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作涉及鎮(zhèn)（街）71個、農(nóng)戶（承包方）566267戶、經(jīng)濟合作社（發(fā)包方）11980個。
只有全面做好土地確權(quán)檔案的收集整理、數(shù)字化及安全保管工作，才能確保土地確權(quán)檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。
為此，江門市在完成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新“一標三片區(qū)”模式，投入465萬元，整市推進農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
2019年，江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局通過公開招標采購的方式，選定3家確權(quán)檔案數(shù)字化加工服務(wù)供應(yīng)商，按照《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實施辦法》和《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理與移交工作要求》的標準，分片區(qū)負責(zé)全市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
截至2020年5月，已完成掃描約1729萬多頁，約占總量的80%。其中蓬江區(qū)、江海區(qū)、臺山市已基本完成檔案掃描，待圖片質(zhì)檢無誤后，開展編號、數(shù)據(jù)存儲及數(shù)據(jù)掛接等工作，其他市（區(qū)）的掃描工作正在有序進行中。可以說，全市基本完成紙質(zhì)檔案整理、掃描等基礎(chǔ)工作，正籌備檔案數(shù)字化加工成果驗收及檔案后續(xù)移交進館等工作。
舉措??
做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確責(zé)任
在推進農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化工作時，江門首先做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確責(zé)任。全市加強統(tǒng)籌，以政府購買服務(wù)形式實施農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工項目。
市、縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)確權(quán)實體檔案歸檔、檔案數(shù)字化加工服務(wù)項目采購、工作進度檢查督導(dǎo)及成果驗收等工作，確保中標服務(wù)商順利完成檔案數(shù)字化加工各項工作；市、縣級檔案管理部門和檔案館負責(zé)檔案實體與數(shù)字化加工標準制定、技術(shù)指導(dǎo)及確權(quán)檔案管理的監(jiān)督和培訓(xùn)，協(xié)同推進實體檔案歸檔和數(shù)字化加工、成果驗收，及后續(xù)移交進館等工作。各鎮(zhèn)（街）做好確權(quán)原始材料收集、歸檔與保存，加強與檔案數(shù)字化加工服務(wù)商溝通協(xié)作。
同時，全市協(xié)調(diào)資金，優(yōu)化配置。2014年，全市各級財政編制的農(nóng)村土地確權(quán)工作專項經(jīng)費預(yù)算中未包含檔案數(shù)字化工作費用，也未納入確權(quán)技術(shù)服務(wù)采購內(nèi)容。結(jié)合江門市確權(quán)工作專項經(jīng)費實際結(jié)余情況，經(jīng)請示市政府，同意調(diào)整江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作專項資金用于確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作，所需采購資金由各市（區(qū)）在農(nóng)村土地確權(quán)頒證經(jīng)費中統(tǒng)籌安排解決，按照確權(quán)補助經(jīng)費管理辦法實行總額包干。充分做到了資金的優(yōu)化配置，為確權(quán)檔案數(shù)字化工作提供了資金保障。
在此基礎(chǔ)上，江門全市壓實責(zé)任，加強督導(dǎo)。聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》，明確協(xié)調(diào)機制與進度安排，要求縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門加強對農(nóng)村土地確權(quán)檔案歸檔、數(shù)字化加工與驗收及移交進館等工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督促各鎮(zhèn)（街）完善原始材料的收集，督促測繪公司加快整理并移交檔案，督促檔案數(shù)字化加工中標公司加快完成檔案數(shù)字化加工等工作；要求縣級檔案部門和檔案館加強對農(nóng)村土地確權(quán)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)和培訓(xùn)，協(xié)同推進確權(quán)檔案實體和數(shù)字化加工、成果驗收及后續(xù)移交進館等工作。
創(chuàng)新??
完善機制，總結(jié)經(jīng)驗?zāi)Ｊ?br>江門建立健全工作協(xié)調(diào)、檢查督導(dǎo)、情況通報、信息報送等工作機制，明確檔案數(shù)字化加工成果縣級驗收、市級聯(lián)合檢查審定、實體檔案和數(shù)字化成果移交進館等具體工作節(jié)點，倒逼各市（區(qū)）克服困難、因地制宜、創(chuàng)新方式方法，加快推動各項工作。同時，及時交流、總結(jié)工作中形成的經(jīng)驗?zāi)Ｊ?，努力形成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化的“江門探索”，供全省有關(guān)工作推進作參考。
這種“江門探索”中一大創(chuàng)新就是形成了“一標三片區(qū)”模式，按照確權(quán)工作實際及檔案預(yù)估掃描量，將轄下7個市（區(qū)）按工作需求情況分為A、B、C三個片區(qū)，以市級名義統(tǒng)一進行招標采購，并分類督導(dǎo)推進各項工作。
目前，全市確定3家檔案數(shù)字化加工服務(wù)商，分別負責(zé)三個片區(qū)的檔案數(shù)字化加工工作。同時，各市（區(qū)）作為檔案數(shù)字化加工實施主體，做好與各檔案數(shù)字化加工服務(wù)商、各鎮(zhèn)（街）的溝通協(xié)作，充分保障檔案數(shù)字化加工場所、設(shè)備運行及檔案保存等工作條件；各鎮(zhèn)（街）積極配合，按要求將紙質(zhì)檔案移交檔案數(shù)字化加工服務(wù)商進行數(shù)字化加工。全市形成市級統(tǒng)籌、縣級實施、鎮(zhèn)級配合、分類推進的良好工作格局。
江門還在實踐中總結(jié)經(jīng)驗。各市（區(qū)）在數(shù)字化工作中積極克服困難，組織數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商與確權(quán)測繪公司進行溝通，針對確權(quán)檔案缺頁、漏頁和順序錯誤等問題，與雙方公司協(xié)商整改方案，充分發(fā)揮主觀能動性，形成了一套“數(shù)字化公司反饋問題，測繪公司將問題轉(zhuǎn)包至數(shù)字化公司整改”的模式。通過數(shù)字化發(fā)現(xiàn)并由測繪公司委托數(shù)字化公司解決問題的方式，提高了工作效率解決了現(xiàn)實問題，加快了數(shù)字化項目進程。目前，相關(guān)合作細節(jié)正在進一步溝通中。
臺山：所有檔案已移交數(shù)字化公司進行掃描
臺山市承包地經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作涉及農(nóng)戶多、范圍廣，在江門市委、市政府的高度重視下，克服財政緊張的困難，每年積極爭取檔案存放工作經(jīng)費接近20萬元，為當(dāng)?shù)卮_權(quán)檔案存放工作提供財政保障。
同時，2018年起，臺山市已于新寧體育館二樓租賃兩間386平方米辦公室用于臨時存放確權(quán)檔案及數(shù)字化加工辦公。同時，按照相關(guān)檔案管理要求配備檔案柜200套，安裝了鐵窗、鐵門、空調(diào)抽濕，配置有監(jiān)控設(shè)備和實行24小時值班人員巡邏，確保檔案資料安全。
為督促各鎮(zhèn)（街）、中標技術(shù)公司扎實做好自查、核查，認真組織做好驗收工作，臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局結(jié)合實際，于2018年12月21日轉(zhuǎn)發(fā)《江門市檔案局 江門市農(nóng)業(yè)局〈江門市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理及移交實施方案〉的通知》，組織不少于10次培訓(xùn)會議下鄉(xiāng)指導(dǎo)鎮(zhèn)（街）、中標技術(shù)公司做好入盒、裝訂、資料存放等工作，制作標準模板和整理規(guī)范。
從2019年8月15日開始，臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局聯(lián)合市檔案局、市自然資源局分期分批開展檔案驗收，做到成熟一批驗收一批、檔案不完善經(jīng)整改再驗收，確保檔案資料真實完整，符合移交標準。
截至2020年6月，已組織開展5次驗收，5次整改工作，完成17個鎮(zhèn)（街）（鎮(zhèn)級634件、84盒；村級10947件、835盒）、4個中標技術(shù)公司（村級281盒、村小組3919盒；發(fā)包方4791盒；承包方17858盒）確權(quán)檔案的驗收并移交數(shù)字化掃描公司。
為確保年內(nèi)全面完成土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作，根據(jù)江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局、江門市檔案局《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》要求，現(xiàn)臺山市所有檔案已移交數(shù)字化公司進行掃描。
目前，完成617萬頁電子化數(shù)據(jù)加工，占總進度93%，計劃6月底全面完成數(shù)字化加工工作。接下來，將聯(lián)合市檔案館協(xié)同推進確權(quán)檔案實體和數(shù)字化加工、成果驗收及后續(xù)移交進館等工作。

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范

1.總則1.1 為加強檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標準，制定本《規(guī)范》。1.2 各級各類檔案館、室等檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時，可參照本《規(guī)范》實施安全管理。

1.3 本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.4 檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全。2.檔案部門的安全管理2.1 成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。2.2 根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標。2.3 提出檔案數(shù)字化外包招標文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標文件，審定合同。2.4 對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)。2.5 建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對檔案數(shù)字化加工人員進行安全保密教育。2.6 制訂檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)程或規(guī)章制度。2.7 建立檔案數(shù)字化外包項目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)實施檔案數(shù)字化外包項目的全過程。2.8 建立監(jiān)管機制，對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的保密、安全措施落實情況進行監(jiān)督、檢查，防止檔案實體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。

3.數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的安全管理

3.1 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。3.2 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民,國家另有規(guī)定的除外。3.3 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時提供政審材料。3.4 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。3.5 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項目的要求。3.6 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。3.7 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負責(zé)安全保密工作。3.8 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報送檔案部門備案。3.9 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。4.數(shù)字化場所的安全管理4.1 數(shù)字化加工場所一般設(shè)在檔案部門獨立、可封閉的建筑內(nèi)。4.2 數(shù)字化加工場所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。4.3 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負責(zé)，數(shù)字化加工場所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月；檔案部門應(yīng)定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。4.4 數(shù)字化加工場所應(yīng)配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。4.5 數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能，并定期進行相關(guān)檢測。4.6 數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動存儲介質(zhì)；嚴禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。4.7 工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關(guān)人員進入數(shù)字化加工場所。4.8 工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動，嚴禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數(shù)字化加工場所。4.9 檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。5.數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體的安全管理

5.1 檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對其進行必要的安全檢查。5.2 檔案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。5.3 檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟硬件必須使用通過國家安全認證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。5.4 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設(shè)備。5.5 檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數(shù)字化加工安全保護系統(tǒng)，準確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。5.6 檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員，實行“三員分離”。5.7 檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計算機等設(shè)備的硬盤、移動存儲介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴禁擅自帶走。5.8 用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴禁與其他設(shè)備和存儲介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。5.9 檔案數(shù)字化過程中使用的移動存儲介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對使用情況進行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對集中。檔案部門應(yīng)指定專人負責(zé)移動存儲介質(zhì)數(shù)量的清點，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)（包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。5.10 檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場監(jiān)督。5.11 處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。

6.檔案實體的安全管理6.1 檔案部門要對擬數(shù)字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理，檔案實體與文件目錄不對應(yīng)的要進行必要的記錄或標示。6.2 檔案部門人員應(yīng)按照工作計劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的檔案接收人員進行清點、核對，雙方確認準確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時間和經(jīng)辦人等。6.3 檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進行處罰，并進行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。6.4 檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號、加工工序、設(shè)備編號、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時間等，數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。6.5 檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標識且無解密標識的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。6.6 正在進行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。6.7 數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時歸還入庫。對于離庫時間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進行消毒殺蟲處理。7.檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理

7.1 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲介質(zhì)、移動介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收。7.2 檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢測合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。7.3 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)會同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動存儲介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。7.4 檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)所用的設(shè)備進行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。7.5 數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)應(yīng)將檔案數(shù)字化過程中形成的日志、記錄等原始記錄材料移交檔案部門，作為項目檔案內(nèi)容進行管理。