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數字檔案管理系統(tǒng)一般指數字化檔案管理系統(tǒng),隨著時代發(fā)展,計算機技術、通信技術及互聯(lián)網技術的飛速發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到挑戰(zhàn),在這時期,要充分利用現代技術改造傳統(tǒng)的檔案管理方式,加快電子檔案建設,完善檔案管理系統(tǒng),逐步實現檔案管理的數字化。
會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計、編研、鑒定等全生命周期的自動化管理。
檔案管理的數字化管理
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。
這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。
一、信息安全
信息安全是指信息網絡的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的數據受到保護,不受偶然的或者惡意的破壞、更改、泄露,系統(tǒng)連續(xù)可靠正常地運行、信息服務不中斷等。
信息安全應當保障計算機及其相關的和配套的設施(含網絡)的安全、運行環(huán)境的安全、數據的安全、計算機功能的正常發(fā)揮等,以維護計算機信息系統(tǒng)的安全運行。
信息安全在邏輯上包含信息系統(tǒng)安全和系統(tǒng)中的數據安全兩個遞進的層次,其中信息系統(tǒng)安全是數據安全的前提,數據安全是信息系統(tǒng)安全的目的。
二、檔案信息安全
檔案信息安全是旨在保護檔案內容、載體、存儲介質、系統(tǒng)和網絡可靠性的制度安排和技術解決方案。檔案信息安全屬于復合范疇,從內容分析的視角,檔案信息安全大致可以分為以下幾類:
1、檔案所包含的信息內容的安全:獲取檔案信息者,希望得到的是檔案所蘊含的信息內容,而非其載體。
2、檔案信息載體(存儲介質)的安全:脫離檔案載體的信息自身的可信度大大降低,檔案載體自身的憑證功能,使檔案載體自身的安全也非常重要。數字檔案的載體具有獨特性,其安全管理完全不同于紙張等傳統(tǒng)介質,需要特別關注。
3、檔案信息系統(tǒng)的安全
廣義的檔案信息系統(tǒng)是指包括檔案信息系統(tǒng)在內的涉及到檔案收集、管理、存儲、利用的所有機制和體系,是人、物和信息的復合系統(tǒng)。狹義的檔案信息系統(tǒng)是指檔案信息管理應用系統(tǒng),是MIS的一種類型。無論是廣義的檔案信息系統(tǒng),還是狹義的檔案信息系統(tǒng)都存在安全的需要。
4、檔案信息的網絡安全
中國已經基本普及電子政務,電子文件和數字檔案的網絡化存儲及傳遞成為檔案業(yè)務的常態(tài),局域網、內網和互聯(lián)網的安全成為檔案信息安全的一個非常尖銳的問題。
檔案管理的數字化管理系統(tǒng)包括:檔案信息數據庫、統(tǒng)一身份認證系統(tǒng)、統(tǒng)一權限管理平臺、全文搜索引擎、安全保障平臺以及及時消息平臺等檔案管理相關的基礎系統(tǒng)。