檔案整理的目的和意義

正因?yàn)闄n案具有歷史的再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價(jià)值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項(xiàng)無形的寶貴財(cái)富，因此檔案管理工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮悖瑸槲覀冄芯繗v史現(xiàn)象，準(zhǔn)確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務(wù)社會(huì)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

做好檔案工作是一個(gè)社會(huì)、國(guó)家健康發(fā)展的需要，檔案管理是每一個(gè)單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，為促進(jìn)科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)管理，制定發(fā)展的好教材，為科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會(huì)活動(dòng)中具有其他文獻(xiàn)所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當(dāng)今社會(huì)日新月異，各項(xiàng)建設(shè)如火如荼，通過對(duì)檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，使我們?cè)诠ぷ髦猩僮吆筒蛔邚澛贰?/p>

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義是什么？

檔案管理的作用和意義

1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程

檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，何時(shí)開業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時(shí)平穩(wěn)、何時(shí)動(dòng)蕩，原因何在，也可以從中找到規(guī)律和解答。

2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒有統(tǒng)一管理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理，而且還有要保密意識(shí)。

3、決策制訂的參謀和幫手

企業(yè)做決策、出方案，往往都要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比，沒有檔案就無法進(jìn)行。檔案管理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開檔案資料。

4、企業(yè)文化的活標(biāo)本

很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請(qǐng)專家?guī)兔Γ獠恢?，企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的，是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè)，在整理完善企業(yè)文化時(shí)，不需要搜索枯腸，不需要絞盡腦汁，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié)，企業(yè)文化就豐富起來了。

5、企業(yè)宣傳的資料庫(kù)

檔案管理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作，也不需要像演員彩排似的，勞命傷財(cái)，準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實(shí)在是一舉多得的事情。

6、員工成長(zhǎng)的斷代史

很多企業(yè)員工進(jìn)來時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。更有甚者，這個(gè)員工一走，這一張表也不知什么時(shí)候就消失得無影無蹤了。這實(shí)在是大錯(cuò)特錯(cuò)的事。人事部門對(duì)于已經(jīng)離職的`員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人，說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人，他的檔案可就成了珍貴史料。這有點(diǎn)夸張，但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步。員工在企業(yè)多少年，檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長(zhǎng)歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低管理成本。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，更是可以將檔案管理達(dá)到事半功倍的效果，使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案檢索、借閱，亦可進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率，還能減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團(tuán)檔案知識(shí)管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價(jià)值為導(dǎo)向的檔案知識(shí)管理模式,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價(jià)值管理模式,達(dá)到集團(tuán)檔案知識(shí)管理模式的進(jìn)一步創(chuàng)新。

致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)基于6E的設(shè)計(jì)思想，以"協(xié)同辦公、文檔管理"為核心，將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應(yīng)用與管理全面整合，各功能間相互關(guān)聯(lián)，全程無縫管理，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公、輕松企業(yè)運(yùn)營(yíng)。

檔案工作的重要性和意義

檔案工作的重要性和意義

檔案工作的重要性和意義
企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進(jìn)行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。
（1）企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
（2）企業(yè)的科技檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力。
（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式。
（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。
（2）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
（3）便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個(gè)部門，而是作為一個(gè)地區(qū)、一個(gè)系統(tǒng)、一國(guó)或多國(guó)乃至國(guó)際檔案信息交流的一個(gè)組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。