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近年來,黨中央、國務院積極推動互聯(lián)網(wǎng)+行動,我國基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式蓬勃興起,國家對會計檔案的管理也提出了新的要求。2015年12月11日,新修訂的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)正式公布?!掇k法》的修訂是為加強我國會計檔案管理工作,提升會計檔案管理工作水平,針對目前我國會計檔案工作的新變化而修訂的。
信息化技術高速發(fā)展,會計檔案管理必須要緊跟時代步伐。然而,當前會計檔案管理工作因為很多制約因素,使得檔案管理信息化得不到有效利用,從而影響了企業(yè)的進一步發(fā)展。一是會計檔案管理制度存在滯后性,很多企業(yè)會計檔案管理制度仍然沿用傳統(tǒng)的管理制度,行業(yè)內(nèi)標準一直沒有得到有效落實;二是會計檔案沒有得到充分的利用,很多單位仍使用傳統(tǒng)記賬方式;三是管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊,缺乏會計檔案信息化復合型人才;四是會計檔案數(shù)量大,檔案保管成本高;五是缺乏網(wǎng)絡安全的科學管理,會計檔案數(shù)據(jù)存在較大風險。
筆者認為,要想解決當前會計檔案管理中存在的問題,進而尋找出會計檔案管理的新思路和新途徑,使會計檔案的管理工作在互聯(lián)網(wǎng)+時代能得以進一步發(fā)展,需要從幾個方面努力。
要建立健全會計檔案管理體系。在實際工作中,會計檔案信息化的理論缺乏與實踐有機結(jié)合。這就需要各個企業(yè)根據(jù)自身的實際情況,建立健全會計檔案管理體系。而科學、合理的會計檔案管理體系是保障會計檔案管理工作有序開展的重要基礎。
要提高會計檔案管理意識。由于部分領導和財務人員沒有從思想上認識到會計檔案信息化工作的重要性,導致在資金、人才、設施上無法保障。這就需要單位領導和財務人員提高認識,從思想上對會計檔案信息化管理重視起來,加大投入,更新設備和軟件,同時強化管理,使會計檔案信息化快速發(fā)展起來,發(fā)揮信息化管理的作用。
要加強會計檔案管理隊伍建設。企業(yè)領導層要高度重視會計檔案管理工作,建立一支綜合素質(zhì)過硬的會計檔案管理隊伍,招收既具備會計業(yè)務處理技能和管理能力,又掌握相應的檔案學知識的專門人才進行檔案管理;加大對現(xiàn)有會計檔案管理人員的培訓力度,根據(jù)檔案管理部門的實際情況,通過組織多形式、多渠道的培訓教育方式,進一步完善檔案管理人員的知識體系,打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構合理、專業(yè)技術強的會計檔案管理隊伍;通過制定科學合理的激勵體系,鼓勵大家提升會計檔案管理水平。
要加強會計檔案信息化建設。紙質(zhì)檔案需要花費大量人力物力去管理、保存,同時檢索、應用等都比較復雜。在互聯(lián)網(wǎng)+的新形勢下,加強會計檔案信息化建設非常必要。這就需要企業(yè)購買或開發(fā)新設備、新軟件,從而節(jié)省大量的保管經(jīng)費,降低檔案保管成本。
要加強網(wǎng)絡安全管理。有的單位害怕網(wǎng)絡受到攻擊、感染病毒等,故而對會計檔案信息化管理持懷疑態(tài)度。這就要求單位在進行會計檔案信息化建設時,要購買或開發(fā)最安全的設備、軟件;要加強網(wǎng)絡維護,由專業(yè)技術人員對自己單位的網(wǎng)絡進行專門管理或維護,防止病毒入侵;要提高會計檔案管理人員的網(wǎng)絡安全意識,強化網(wǎng)絡安全監(jiān)管,提升網(wǎng)絡管理人員業(yè)務能力,從而防止電子檔案的丟失、損壞等;要對檔案進行備份,防止檔案數(shù)據(jù)受到攻擊后無法恢復。