檔案信息化建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用

如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識(shí)單一的問(wèn)題。要解決這些問(wèn)題最好的辦法就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認(rèn)為，必須從配備統(tǒng)一的管理設(shè)備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制和建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍這三個(gè)方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的全覆蓋。要為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，計(jì)算機(jī)給我們提供了一個(gè)強(qiáng)有力的工具。利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)：檔案自動(dòng)編目和檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動(dòng)標(biāo)引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一型號(hào)、統(tǒng)一規(guī)格的計(jì)算機(jī)全面覆蓋，才能為機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲(chǔ)載體。隨著機(jī)關(guān)檔案數(shù)量的增加，檔案部門(mén)面臨著沉重的庫(kù)房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲(chǔ)載體。利用計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)和光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲(chǔ)難的問(wèn)題。采用高容量的存儲(chǔ)載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機(jī)制在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，還需要從實(shí)際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對(duì)電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息資源就無(wú)法建立;如果相關(guān)檔案部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)。三、建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍提高檔案管理人員的信息化意識(shí)。信息時(shí)代文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應(yīng)立足本職工作，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，不斷更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，政府部門(mén)應(yīng)有計(jì)劃地對(duì)本系統(tǒng)的檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息工程等方面的知識(shí)。相關(guān)檔案管理部門(mén)還應(yīng)創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案發(fā)展趨勢(shì)和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

新修訂的檔案法提到的檔案信息化建設(shè)是啥意思？

中新社北京6月20日電，十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議20日審議通過(guò)了修訂后的檔案法，自2021年1月1日起施行。新法強(qiáng)調(diào)推動(dòng)檔案開(kāi)放與利用，將檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限由三十年縮短為二十五年，并進(jìn)一步要求加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。
檔案信息化建設(shè)就是將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾怼?br>就像規(guī)檔云這種檔案智能化管理云平臺(tái)，從收、藏、管、用四個(gè)方面都智能化的管理了。
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檔案信息開(kāi)發(fā)利用的方式有哪些?

如何做好檔案管理開(kāi)發(fā)與利用 徐呈平

如何做好檔案管理開(kāi)發(fā)與利用
現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)是個(gè)全方位的工程，作為其中的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用也是非常復(fù)雜和繁瑣的。從當(dāng)前實(shí)際情況出發(fā)，筆者認(rèn)為，需要從以下幾個(gè)方面著手開(kāi)展企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作。
3.1 轉(zhuǎn)變思想，提高對(duì)企業(yè)檔案信息管理工作的重視
企業(yè)開(kāi)展檔案信息管理和開(kāi)發(fā)，根本目的在于利用檔案信息為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)提供服務(wù)。也就是說(shuō)，檔案信息的利用是企業(yè)檔案信息管理工作的核心所在。企業(yè)管理人員要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息管理開(kāi)發(fā)利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規(guī)范企業(yè)信息管理流程，養(yǎng)成經(jīng)營(yíng)決策前需求企業(yè)檔案信息支持的良好習(xí)慣。
3.2 提高企業(yè)架構(gòu)中檔案部門(mén)的地位
由于企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)知，負(fù)責(zé)檔案管理工作的責(zé)任部門(mén)也得不到應(yīng)有的重視，處于邊緣化的位置，由此導(dǎo)致在資源配置、工作人員的精神狀態(tài)、工作效率和質(zhì)量等方面，檔案管理部門(mén)都落后于其他部門(mén)，這進(jìn)一步限制了檔案信息開(kāi)發(fā)利用事業(yè)的發(fā)展。檔案開(kāi)發(fā)利用工作沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有作用，受到外界輕視，從而陷入負(fù)面循環(huán)。為了避免這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)管理者必須要突出檔案管理部門(mén)在企業(yè)架構(gòu)中的重要地位，賦予其應(yīng)有的職能、權(quán)限，給予必要的資源支持，讓企業(yè)檔案管理和企業(yè)發(fā)展相同步，協(xié)調(diào)發(fā)展，互相促進(jìn)。
3.3 健全企業(yè)檔案信息管理工作
企業(yè)檔案信息管理要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。納入企業(yè)檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實(shí)、可靠的，并在條件允許范圍內(nèi)，盡量提高信息的精度。由于企業(yè)信息量十分龐大，責(zé)任部門(mén)必須對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)歸檔。特別是要注意使用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高企業(yè)檔案信息管理、儲(chǔ)存和使用的效率。同時(shí)，企業(yè)要構(gòu)建企業(yè)檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業(yè)需要時(shí)提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現(xiàn)。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？