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長沙基建檔案整理外包公司

時間:2023-12-26 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  作為一名資深的檔案工作者,我在檔案整理業(yè)務板塊也是有很深的感受,每次和其他企業(yè)在檔案工作對接時,也發(fā)現(xiàn)了很多問題。這期我們就來看一下,檔案整理外包的優(yōu)勢有哪些?

長沙基建檔案整理外包公司

  首先就是檔案整理外包機構(gòu)在對檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強。就人事檔案整理工作來說,我們常說的“檔案十大類”分類看似簡單,但是如果沒有多年的工作經(jīng)驗實踐,僅憑幾天的短暫的理論培訓,是無法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會有所不同,特別是有提拔或年代久遠的干部檔案,不僅材料內(nèi)容復雜,很多紙質(zhì)材料在分類上會存在一定的爭議,一不小心就會放錯類別。

  其次,人事檔案整理工作是一個漫長的過程,不僅耗費時間長,同時需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點、核查,到十大類的分類,最后編目裝訂上架,每一步都是相互承接,特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié),錯一步就可能重新開始前面的工序。

  所以在選擇檔案整理外包公司時,不僅要看對方的資質(zhì)是否齊全,同時需要從業(yè)人員有極強的專業(yè)度,對人事檔案整理工作政策有熟練的解讀,為企業(yè)提供有力的理論支撐。

  基建檔案整理流程

  基建檔案是指基建項目在立項、設計、施工、竣工等各個階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項目的歷史和現(xiàn)狀,還反映了該項目的整體規(guī)劃和未來發(fā)展,對于后續(xù)的維護和管理具有重要意義。

  一、基建檔案的分類和組成

  工程準備階段文件:包括項目建議書、可行性研究報告、選址報告、用地申請文件等。

  施工文件:包括施工圖紙、施工計劃、施工記錄、驗收報告等。

  竣工文件:包括竣工圖紙、竣工報告、質(zhì)量評估報告等。

  其他文件:包括合同、招投標文件、財務文件、人員管理文件等。

  二、基建檔案的整理和管理

  建立檔案管理機構(gòu):建立專門的檔案管理機構(gòu),負責基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

  收集文件材料:基建檔案整理的第一步是收集與基建項目相關的所有文件材料。這些文件可能包括工程計劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗收報告等等。確保這些文件齊全、完整,以便后續(xù)的整理工作。

  分類和歸檔:將收集到的文件材料按照基建項目的不同階段或主題進行分類。例如,可以分為項目前期文件、施工文件、驗收文件等。分類后,將每一類別的文件進行歸檔,建立基建檔案的框架體系。

  文件編號和標識:為每個文件分配一個唯一的編號,以便快速識別和檢索。編號可以包括項目名稱、階段、序號等信息。同時,為每個文件添加必要的標題和描述,以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

  整理文件順序:按照基建項目的進展順序或邏輯關系,對已歸檔的文件進行排序。確保文件的順序合理、清晰,以便后續(xù)的查閱和使用。

  編寫檔案目錄:為每個歸檔的文件編制目錄,包括文件名稱、編號、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

  備份和電子化:對基建檔案進行備份,以防文件丟失或損壞。同時,考慮將檔案進行電子化處理,方便遠程查閱和共享。

  定期檢查和更新:定期對基建檔案進行檢查,確保檔案的完整性和準確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯誤,及時進行補充和更正。

  維護和使用:維護基建檔案的安全和保密性,確保只有授權(quán)人員可以訪問。同時,建立合理的使用制度,規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

  定期整理和清理:定期對基建檔案進行整理和清理,去除過期或不再需要的文件,以節(jié)省存儲空間和提高查閱效率。

  培訓和教育:對參與基建檔案管理的人員進行培訓和教育,提高他們的檔案管理意識和技能水平。同時,加強相關人員對基建檔案重要性的認識,提高檔案管理的整體水平。

       基建檔案的意義和作用

  記錄歷史:基建檔案是對基建項目整個生命周期的記錄,包括項目的立項、設計、施工、竣工等各個階段。這些檔案文件可以作為歷史資料,為今后的維護和管理提供參考。

  決策依據(jù):基建檔案可以作為決策的依據(jù),為項目改造、擴建等提供詳細的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)支持。同時,這些檔案也可以為類似項目的規(guī)劃和設計提供參考。

  維護和管理:基建檔案可以為項目的維護和管理提供依據(jù)和支持。在項目運行過程中,一旦出現(xiàn)故障或問題,可以通過查閱基建檔案迅速找到問題所在并采取相應措施。

  法律憑證:基建檔案還可以作為法律憑證,為項目糾紛和處理提供證據(jù)和支持。例如,在涉及到土地糾紛、工程質(zhì)量等問題時,基建檔案可以發(fā)揮重要作用。

  長沙基建檔案整理規(guī)范

  范圍

  本標準規(guī)定了建設項目檔案工作的組織及職責任務,確立了建設項目文件的形成、歸檔要求與項目檔案管理的原則、方法和要求,本標準適用于新建、改建、擴建和技術(shù)改造等建設項目的檔案管理。

  1.收集

  1.1項目建設過程中形成的、具有查考利用價值的各種形式和體的項目文件均應收集齊全。

  1.2建設單位應依據(jù)附錄B的表B.1,結(jié)合項日建設內(nèi)容行業(yè)特點管理模式等特征制定符合項目實際的歸檔范圍和保管期限表。

  1.3項目文件在辦理完畢后應及時收集,并實行預立卷制度

  2整理

  2.1項目文件應由文件形成單位或部門進行整理。整理工作包括項目文件價值鑒定、分類、組卷、排列、編目、裝訂等內(nèi)容。

  2.2項目文件整理應遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學,組卷合理,便于保管和利用。

  2.3項目文件應依據(jù)歸檔范圍進行鑒定,確定其是否歸檔。

  2.4項目文件應按照形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進行分類。

  2.5項目文件組卷。項目前期文件、項目管理文件按事由結(jié)合時間順序組卷,其中招標投標、合同文件按招標的標段、合同組卷,勘察設計文件按階段、專業(yè)組卷;施工技術(shù)文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按應用系統(tǒng)組卷;設備文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺套組卷;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按監(jiān)理(監(jiān)浩)的合同標段、事由結(jié)合文種組卷:科研項目文件按科研項目(課題)組卷:生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按工程階段、事由結(jié)合時間順序組卷。

  卷內(nèi)文件一般印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;復文在前,來文在后;文字在前,圖樣在后。

  2.6項目案卷排列。項目前期文件、項目管理性文件按主題、事由排列;施工文件按綜合管理、施工技術(shù)支撐、施工(安裝)記錄、檢測試驗、評定驗收排列;信息系統(tǒng)開發(fā)文件按需求、設計、實施、測試、運行、驗收排列;設備文件按質(zhì)量證明、開箱驗收、隨機文件、安裝調(diào)試、檢測試驗和運行維修排列;監(jiān)理(監(jiān)造)文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列;科研項目文件按開題、方案論證、研究實驗、階段成果、結(jié)題驗收排列;生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收文件按主題、事由排列。

  2.7案卷編目、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應符合GB/T 11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷,應對卷內(nèi)文件連續(xù)編頁號。

  2.8紙質(zhì)照片的整理應符合GB/T 11821的規(guī)定;數(shù)碼照片可參照DA/T50的規(guī)定。

  2.9錄音帶、錄像帶等磁性載體文件的整理應符合DA/T15的規(guī)定。(由于標準范文多,這里就不詳細解說了,大家可自行到網(wǎng)絡中參考?。?/p>

  2.10實物檔案依據(jù)分類方案按件進行整理。芯樣的整理應符合行業(yè)規(guī)范規(guī)定。

  3歸檔

  3.1項目文件應及時歸檔。前期文件在相關工作結(jié)束時歸檔;管理性文件宜按年度歸檔,同一事由產(chǎn)生的跨年度文件應在辦結(jié)年度歸檔:施工文件應在項目完工驗收后歸檔,建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔;信息系統(tǒng)開發(fā)文件應在系統(tǒng)驗收后歸檔;監(jiān)理(監(jiān)造)文件應在監(jiān)理(監(jiān)造)的項目完工驗收后歸檔;科研項目文件應在結(jié)題驗收后歸檔;生產(chǎn)準備、試運行文件應在試運行結(jié)束時歸檔;竣工驗收文件在驗收通過后歸檔。

  3.2施工文件組卷完畢經(jīng)施工單位自查后(實行總承包的項目,分包單位應先提交總承包單位進行審查),依次由監(jiān)理單位、建設單位工程管理部門、建設單位檔案管理機構(gòu)進行審查;信息系統(tǒng)文件組卷完畢后提交監(jiān)理單位、建設單位信息化管理部門、檔案管理機構(gòu)進行審查:監(jiān)理文件和第三方檢測文件組卷完畢并自查后,依次由建設單位工程管理部門和檔案管理機構(gòu)進行審查。每個審查環(huán)節(jié)均應形成記錄和整改閉環(huán)。

  3.3建設單位各部門形成的文件組卷完畢,經(jīng)部門負責人審查合格后,提交建設單位檔案管理機構(gòu)歸檔。

  3.4歸檔單位(部門)應按建設單位檔案管理機構(gòu)要求,編制交接清(含交接手續(xù)檔案數(shù)量、案卷目錄),雙方清點無誤后交接歸檔。

  建設工程文件歸檔的基本規(guī)定

  1.工程文件應隨工程建設進度同步形成,不得事后補編。

  2.(1)每項建設工程應編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機構(gòu)。

 ?。?)當電子檔案簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名的,可不移交相應紙質(zhì)檔案。

  3.勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。

  4.(1)建設工程項目實行總承包管理的,總包單位應負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應及時向建設單位移交;

  (2)各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總包單位

  (3)建設工程項目由幾個單位承包的,各承包單位應負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件,并應及時向建設單位移交。

  5.建設工程檔案的驗收應納入建設工程竣工聯(lián)合驗收環(huán)節(jié)。

  6.工程資料管理人員應經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓

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