檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。檔案類型豐富，包括文字、圖表、照片、聲音以及其他各種載體。為了更好地保管和利用檔案，各個(gè)組織會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和編研等檔案管理工作，通過(guò)檔案整理將檔案有序地進(jìn)行存放。其中，檔案整理是檔案管理這幾個(gè)工作環(huán)節(jié)中較為重要的一步。

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　按照上述原則，檔案整理服務(wù)的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具，也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

　　1. 組件(卷)。檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤(pán)錄像、一件實(shí)物即為一件。文書(shū)檔案的構(gòu)成要復(fù)雜一些，包括了收文、發(fā)文過(guò)程中的各種文件。收文一般包括文件處理單、文件正文，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，有些還包括正文中的附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。以科技檔案為例，組卷時(shí)，科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、套等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間階段或重要程度排列。

　　2. 分類排列。在組件完成后，檔案整理人員需要對(duì)其進(jìn)行分類排列。在這個(gè)過(guò)程中，應(yīng)該保持檔案之間原有的歷史聯(lián)系，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使其形成一套有機(jī)體系。文書(shū)檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)試分類。照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書(shū)檔案類似，但大多數(shù)時(shí)候按照問(wèn)題進(jìn)行分類。

　　3. 編號(hào)與編目。編號(hào)就是對(duì)分類排列后的檔案按照一定的規(guī)律編制檔號(hào)，編目就是為檔案編制目錄，包括歸檔文件目錄、卷內(nèi)文件目錄等。

　　以上就是傳統(tǒng)的檔案整理服務(wù)的主要內(nèi)容。隨著社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，檔案機(jī)構(gòu)積極探索創(chuàng)新，將檔案整理與先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，檔案整理開(kāi)始往檔案數(shù)字化方向發(fā)展，檔案整理服務(wù)及數(shù)字化軟件逐漸流行。

　　檔案數(shù)字化就是利用各種先進(jìn)技術(shù)軟件，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案的過(guò)程。其中會(huì)用到的數(shù)字化軟件和設(shè)備包括：

　　1. 掃描儀。掃描儀包括平板掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀等各種形式

　　2. 圖像處理軟件。掃描后的圖像并非全部符合要求，掃描后需要用到圖像處理軟件，如Photoshop，對(duì)部分圖片進(jìn)行裁剪、增強(qiáng)、校正等操作，以確保掃描圖像的清晰度和質(zhì)量。

　　3. 光學(xué)字符識(shí)別軟件。為了方便檔案的檢索利用，檔案數(shù)字化人員會(huì)利用光學(xué)字符識(shí)別軟件和技術(shù)將經(jīng)過(guò)掃描、處理后的圖像中的文字轉(zhuǎn)換成可編輯的文本形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的關(guān)鍵詞檢索和快速定位，便于檔案的查詢。

　　4. 檔案管理系統(tǒng)軟件。數(shù)字化檔案不再需要專門(mén)的實(shí)體場(chǎng)地空間進(jìn)行存放，而是需要搭建專門(mén)的檔案管理系統(tǒng)軟件存儲(chǔ)非實(shí)體的數(shù)字檔案。包括硬盤(pán)、閃存驅(qū)動(dòng)器、云存儲(chǔ)等。

　　最后，在科技迅速發(fā)展、信息化水平不斷提升的當(dāng)下，各個(gè)組織對(duì)檔案整理服務(wù)及數(shù)字化軟件的需求越來(lái)越大。為了更好地管理檔案，有需求的企事業(yè)單位等社會(huì)組織可以選擇與專業(yè)、經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案整理和數(shù)字化服務(wù)公司進(jìn)行合作，以促進(jìn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。