扶貧辦檔案整理歸檔解決方案（四）

時(shí)間:2022-03-03 作者: 2021年09月15日來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

歸檔文件排列順序

歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

1.以年度為界線，按照年度—保管期限相對(duì)集中排序。（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限從1開(kāi)始編一個(gè)大流水號(hào)；（2）由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）分別整理歸檔的，每個(gè)部門（即機(jī)構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

2.保管期限，按問(wèn)題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長(zhǎng)期/30年、短期/10年的順序依次編排。

3.同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題

1.應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。

2.按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

3.不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

4.不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

5.由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）整理歸檔的，不同部門（即機(jī)構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

6.一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個(gè)平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。