檔案不僅僅是一堆文件和紙張的堆積，它們承載著組織或個人的歷史、活動和決策過程。正確地整理檔案可以幫助保護這些信息、提高工作效率，并在必要時提供準確的歷史記錄。下面中博奧小編將為您介紹檔案整理的步驟：

　　咸豐檔案整理服務

　　一、組件

　　歸檔文件一般以每份文件為一件，其中：

　　正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。

　　有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。同時應注意件內(nèi)排列順序。

　　二、分類

　　立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。

　　1、按年度分類

　　將文件按其形成年度分類?？缒甓纫话銘晕募灠l(fā)日期為準?？缒甓刃纬傻臅h文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。

　　2、按機構(gòu)（問題）分類

　　將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。機構(gòu)分類法和問題分類法應擇一適用，不能同時采用。

　　采用機構(gòu)分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構(gòu)對歸檔文件進行分類，涉及多個部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。

　　采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的問題對歸檔文件進行分類。

　　3、保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　三、排列

　　1、歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列；

　　2、同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

　　3、會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　四、編號

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

　　檔號結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如"Z109-WS·2011-y-bgs-001"。

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成的歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。

　　歸檔章的組成：全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)作為必備項，機構(gòu)（問題）作為選擇項。

　　五、編目

　　歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細、便于檢索。

　　歸檔文件應逐件編目，設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、提名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。

　　歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。

　　歸檔文件目錄除保存電子版外，還應打印裝訂成冊。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）。

　　紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、、裝盒和排架

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應予以修復：字跡模糊或易褪變的，應予復制；

　　2、歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁

　　1、以件為單位編制頁碼；

　　2、頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無酸紙制作的檔案盒，并填寫檔案盒合集及備考表項目。不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機構(gòu)（問題）—保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構(gòu)（問題）序列依次上架，便于實體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。

　　綜上所述，通過正確地整理和管理檔案，我們可以確保組織或個人的歷史和信息得到充分的保護和保存。這不僅有助于提高工作效率，還可以為未來的研究和審查提供可靠的資料來源。