在進行檔案掃描時，有一些重要的注意事項需要特別注意，以確保掃描工作的順利進行和文檔信息的完整性與安全性。下面將為您介紹檔案掃描時需要注意的事項：

　　上海文書檔案掃描服務

　　1.確保檔案實體的安全

　　在掃描過程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損,都會對檔案產生一定程度上的破壞。因此,應該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對檔案的保護,確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內,以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞;掃描工作間內的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節(jié)的控制,不在掃描工作臺上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結束時,應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應確保檔案信息的安全,嚴禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

　　2.確保掃描數據的安全

　　在掃描過程中,確保掃描數據的安全主要是兩個方面的內容。一是在工作中經常性的做好已有數據的備份工作。掃描數據與實體相比較更容易丟失,一個不經意的誤操作,就可能導致全部數據的丟失,最好做到掃描機器的專機專用,以防止從事其他工作而導致對存儲數據的破壞。二是做好掃描數據的安全管理,謹防泄密。雖然歸檔的文件材料已經退出現行,但是有些檔案還具有密級,其所包含的內容仍然不宜公開傳播。而且檔案數據信息比實體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數據拷貝走,其所帶來的危害也就更為嚴重。因此,我們應該注重掃描數據的信息保密,落實保密責任,嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯網,嚴禁個人移動存儲設備接入掃描用機。

　　3.做好掃描數據的維護

　　對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中,由于失誤,可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出,必將會給后續(xù)的利用工作帶來麻煩,因此應該對掃描數據做好審查工作,謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規(guī)范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的,要重新掃描;對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除,但“去噪”工作應該區(qū)別對待,應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的,盡量保全檔案的原始性標記。

　　4.掃描程序的遵守與規(guī)定的落實

　　掃描工作的操作對象是檔案實體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發(fā)生檔案實體的丟失與損毀現象,因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規(guī)定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的,為成績而違規(guī)操作,導致問題發(fā)生,必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴格履行有關規(guī)定,謹防丟失以及損毀現象的發(fā)生。二是做好有關程序遵守與規(guī)定落實的監(jiān)督。加強在各個環(huán)節(jié)中對掃描人員的工作指導,幫助其規(guī)避一些易發(fā)生的誤操作,糾正工作中不良習慣,確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

　　5.做好掃描人員的保障工作

　　掃描人員是掃描工作的主體,是最為積極的主動因素。給予工作人員適當的關注,做好各方面的保障措施,將有利于效率的提高和工作的推進。首先是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到檔案部門對掃描工作進度的需求,又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度,使他們在相對寬松的任務要求下開展工作。其次是謹防有關職業(yè)病的發(fā)生。有些檔案由于保管不善會有發(fā)霉現象,在工作過程中,掃描人員應該戴上口罩以隔絕因翻動檔案而產生的灰塵,減弱檔案所產生的氣體對人體呼吸道的刺激,謹防鼻炎及有關呼吸道疾病的發(fā)生;掃描儀以及電腦都會產生一定量的輻射,長期工作在這些設備前,會出現頭痛、耳鳴、神經衰弱、視力下降等癥狀,掃描中要勞逸結合,避免過度疲勞。第三是給掃描人員適當的經濟補助,作為一種激勵手段,體現人性化關懷,鼓舞干勁。

　　總之，遵循這些注意事項將有助于確保檔案掃描過程的順利進行，并最大程度地保護文檔的完整性和安全性。通過遵循適當的操作步驟、選擇合適的設備和妥善處理掃描文件，您可以確保有效地完成檔案掃描工作，并輕松管理和保存重要的文檔信息。