隨著電子信息技術(shù)的廣泛應用和電子檔案管理建設的蓬勃開展，檔案室數(shù)字化建設這個問題便提上了很多機關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)的議事日程那什么是檔案室數(shù)字化呢？檔案室數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案室有何區(qū)別？如何才能建設檔案室數(shù)字化？

　　01.什么是檔案室數(shù)字化

　　什么是檔案室數(shù)字化？采用了現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案室是否就能被稱為檔案室數(shù)字化呢？

　　定義中的企業(yè)數(shù)字檔案（館）室

　　國家檔案局2017年發(fā)布的《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設指南》中明確，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。

　　達標的“檔案室數(shù)字化”

　　達到國家或省級檔案室數(shù)字化評價指標，經(jīng)國家或省級檔案局驗收，被認定為“檔案室數(shù)字化”。

　　02.傳統(tǒng)檔案室檔案室數(shù)字化

　　建設檔案室數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的趨勢，那么與傳統(tǒng)檔案室相比較，檔案室數(shù)字化具有獨有的特點與功能？

　　檔案資源“數(shù)字”化

　　檔案室數(shù)字化以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是檔案室數(shù)字化的基本特征。

　　檔案實體“虛擬化”

　　通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

　　檔案管理系統(tǒng)化

　　將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在檔案室數(shù)字化應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

　　信息傳遞網(wǎng)絡化

　　檔案室數(shù)字化依附于網(wǎng)絡而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。

　　檔案利用知識化

　　數(shù)字檔案將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。