為加快檔案管理信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化，進一步提高審判工作效率。日前，南寧市興寧區(qū)人民法院訴訟檔案數(shù)字化二期工作已全面啟動。近幾年，興寧法院高度重視檔案管理信息化工作，該院黨組書記、多次召開專題會議對此項工作進行研究部署，制定詳細的《檔案數(shù)字化項目實施方案》。

　　通過政府采購程序確定興寧檔案數(shù)字化公司，并簽訂保密協(xié)議。為更好地保證檔案數(shù)據(jù)采集的精準度及有序性，該院派專人監(jiān)督并專門調配了訴訟檔案數(shù)字化工作辦公室及辦公設施，并派專人協(xié)助配合，完善工作交接審核流程。

　　現(xiàn)庫存從年建院至今審判訴訟檔案及文書檔案約十萬余卷，庫存檔案為紙質檔案，庫存壓力大，管理查閱困難，已不能適應目前法院工作及社會服務對檔案管理及應用的要求。數(shù)字化的檔案管理模式將給法院的檔案管理工作帶來了巨大的便利性，通過數(shù)字化的檔案管理，可以讓法院工作人員便于查閱各類時期的檔案內容進行檢索，給法院審判中的檔案管理賦予新時代的現(xiàn)代化的管理模式。

　　同時，數(shù)字化檔案管理將進一步充分開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源在同一時間多人共享，助推法院信息化建設與運用躍上新臺階，為法院審判工作提供更便捷、高效的服務。據(jù)悉，該院擬投入經(jīng)費萬元并采取多項措施，力促檔案數(shù)字化工作全面開展，爭取成為率先完成檔案數(shù)字信息化的單位之一。

　　興寧檔案數(shù)字化公司

　　一、紙質檔案數(shù)字化加工前整理過程的管理

　　數(shù)字化是將紙質檔案數(shù)據(jù)圖像的轉換，而這個轉換的基礎是在完整、準確、清晰的檔案前處理、整理后進行的。紙質檔案數(shù)字化加工的流程：調卷——整理（編頁、核對目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質量檢驗——數(shù)字化掛接——電子版刻錄。

　　在工作中，往往會忽略數(shù)字化加工的前處理過程，《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》規(guī)定在掃描之前，根據(jù)檔案的管理情況，按目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對檔案進行適當整理，并確保檔案數(shù)字化質量。

　　由于現(xiàn)存的紙質檔案產生的時代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統(tǒng)方法歸檔的檔案，分為案卷級和卷內級，各個時期形成的案卷和卷內條目的著錄和格式五花八門，行文不統(tǒng)一，有些用語不規(guī)范，頁碼編錯等問題很多。所以，數(shù)字化的前準備就是尤為重要的一項環(huán)節(jié)。

　　因此，首先必須搞清紙質檔案現(xiàn)狀，并進行整理。筆者認為紙質檔案的現(xiàn)狀主要包括以下幾個方面：檔案的產生年代、檔案使用的紙張環(huán)境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內文是否吻合、目錄內容是否完整性）、檔案編頁準確的數(shù)量等方面：因此，在對紙質檔案數(shù)字化之前，必須分清輕重緩急，在開展鑒定工作以后，根據(jù)館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施數(shù)字化。以館藏重點檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。

　　二、紙質檔案數(shù)字化加工操作過程管理

　　加強紙質檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數(shù)字化的加工重點在于過程管理，建立一個嚴謹、保證質量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫，并按照工作崗位的不同給相關工作人員分配使用權限，實現(xiàn)全程管理、適時控制。

　　筆者以為，紙質檔案數(shù)字化項目的管理，首先要從數(shù)字化項目的全程管理人手，主要是對紙質檔案數(shù)字化項目的準備、前處理、數(shù)字化轉換、后處理、驗收移交等程序階段實施全過程管理，對項目的安全、標準、質量、進度等進行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質檔案數(shù)字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進庫保管。

　　為保證紙質檔案數(shù)字化每個工作環(huán)節(jié)的正常進行和各個工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領卷、還卷登記表》《紙質檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質檢登記表》《紙質檔案數(shù)字掃描驗收表》等，這些登記表在紙質檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的保障作用。

　　數(shù)字化加工完成后，我們應及時將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊，并在此基礎上詳細編寫檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備后查。

　　首先紙質檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗收時或使用時發(fā)現(xiàn)問題，它們也是回查問題、解決問題的最重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質量問題。

　　嚴把掃描圖像質量關。在檔案掃描的實際操作中會碰到各種問題：

　?。?）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對列為不進行數(shù)字化處理的對象進行了掃描。

　?。?）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁掃描，只能進行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進行拼接處理，使之合并為一個完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。在掃描過程中，從技術上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來利用。

　?。?）在選擇掃描分辨率方面，相關工作人員沒有根據(jù)檔案紙質的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴格按照圖像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進行掃描。對同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會有不同紙質質量。其產生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　?。?）在掃描過程中也會出現(xiàn)檔案原件頁面上會有多頁粘貼的情況，遇到這樣的情況時需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　　（5）檔案全文掃描后的劃分關系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認真仔細的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

　　嚴把檔案資料原件還原關。在數(shù)字化掃描進行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。由于檔案案卷的歷史原因和實際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應該出現(xiàn)的狀況：

　　一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯裝進另一案卷。這些問題的出現(xiàn)勢必會使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復原后的質量，因此一定要按照檔案整理的技術要求，認真細致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

　　三、紙質檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗收過程管理

　　根據(jù)《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》規(guī)定數(shù)據(jù)驗收主要包括：數(shù)據(jù)抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記四個方面的內容。

　　組織嚴格規(guī)范的數(shù)據(jù)驗收，是保證數(shù)字化加工質量的重要手段，紙質檔案數(shù)字化加工，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患，要賦予數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質量檢查任務，每個工作人員操作前，要先對上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進行質量檢查；檔案掃描員負責檢查檔案前處理質量，圖像處理員負責檢查檔案前處理和檔案掃描質量，數(shù)據(jù)掛接員負責檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質量，質檢員負責檢查所有環(huán)節(jié)工作質量，各班組長負責檢查本班組人員工作質量。

　　數(shù)據(jù)驗收包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質量，抽檢的比率是一個全宗不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”；一個全宗的檔案，數(shù)字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上時，給予驗收“通過”，驗收結論必須經(jīng)處室相關人員、局館領導審核簽字后方可有效，并填寫紙質檔案數(shù)字化驗收登記表單，數(shù)據(jù)驗收過程結束。

　　四、紙質檔案數(shù)字化加工成果安全管理

　　為保證紙質檔案數(shù)字副本是檔案原件真實、完整、可靠與可用的復制件，必須在紙質檔案數(shù)字化過程中實施全程安全管理。應建立安全管理措施，對數(shù)字化對象實行審批制，采用適合的數(shù)字化技術，執(zhí)行規(guī)定的質量控制程序，準確制作各個環(huán)節(jié)并由當事責任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。

　　對進行數(shù)字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復等過程中，應遵循最小干預、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，最大限度減少數(shù)字化轉換對檔案原件可能造成的損傷或形制變化。

　　數(shù)字化檔案離開了計算機及相應的軟件，就無法生成、傳遞、識別，為保證數(shù)據(jù)安全，完整數(shù)據(jù)應及時進行備份，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗，備份數(shù)據(jù)的檢驗內容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。

　　紙質檔案數(shù)字化加工工作是一項長期而又復雜的任務，在開展紙質檔案數(shù)字化加工實踐過程中會不斷地涌現(xiàn)新的情況、新的問題、新的技術，這就要求我們必須不斷加強規(guī)范紙質檔案數(shù)字化加工的過程管理，確保紙質檔案數(shù)字化加工工作的順利開展。