所謂檔案數(shù)字化整理加工外包服務(wù)就是用人員、專門設(shè)備，到用戶駐地進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印并刻成光盤等全過程工作。檔案整理數(shù)字化加工為切實(shí)保證各類檔案在數(shù)字化過程中的信息和實(shí)體安全。讓我們來看看襄陽檔案整理服務(wù)公司如何進(jìn)行檔案整理數(shù)字化整理歸類的。

　　依據(jù)檔案局印發(fā)了《關(guān)于在檔案數(shù)字化加工中加強(qiáng)保密管理工作的通知》。《通知》對各級各類單位在開展檔案數(shù)字化過程中的生產(chǎn)加工環(huán)節(jié)、生產(chǎn)加工設(shè)備以及生產(chǎn)加工場所的保密安全管理工作提出了明確具體的要求。保障各單位檔案在數(shù)字化加工過程中的信息泄露和實(shí)體流失問題安全性。

　　為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，訂本細(xì)則。單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對這個(gè)問題，具體要考慮以下3個(gè)因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

　　首先，需要預(yù)估下本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進(jìn)行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲方式進(jìn)行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個(gè)單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁等；估算數(shù)量最好精確到頁。有條件的單位也可邀請專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

　　二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

　　其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己單位人員進(jìn)行數(shù)字化加工的簡單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開始接觸多少有些困難。

　　其二，有條件的單位，可有計(jì)劃地進(jìn)行外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)（檔案備案類型需要包含檔案數(shù)字化）來進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

　　下面簡單對數(shù)字化方式的選擇進(jìn)行簡單分析——數(shù)字化外包的優(yōu)勢分析，減少單位在財(cái)力、人力上的投入，增加資本運(yùn)作的回報(bào)率；

　　對單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

　　選擇專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動爭議所帶來的麻煩避免項(xiàng)目實(shí)施導(dǎo)致的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時(shí)效性，可設(shè)置時(shí)間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

　　三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

　　數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

　　紙張情況來說，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠(yuǎn)，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

　　紙張規(guī)格來說，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍(lán)圖，一般選用圖紙掃描儀。

　　檔案數(shù)字化的常見風(fēng)險(xiǎn)有哪些？

　　1.設(shè)備性能風(fēng)險(xiǎn)。

　　因?yàn)閿?shù)字化設(shè)備的性能會影響檔案的數(shù)字化質(zhì)量，所以明確合作伙伴的硬件配置和掃描質(zhì)量是非常重要的，以確保硬件設(shè)備和掃描質(zhì)量達(dá)到最佳狀態(tài)。

　　2.服務(wù)器容量風(fēng)險(xiǎn)。

　　由于檔案數(shù)字化后產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，企業(yè)在進(jìn)行掃描時(shí)，需要評價(jià)現(xiàn)有的文件管理信息系統(tǒng)，在服務(wù)器配置方面需要數(shù)據(jù)存儲可行性，充分考慮存儲容量。

　　3.數(shù)據(jù)庫安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)字化處理需要掛接條目、頻繁讀取數(shù)據(jù)庫，這對服務(wù)器造成了一定的安全隱患，需要建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)備份。

　　4.設(shè)備存儲介質(zhì)安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　一些數(shù)字處理設(shè)備有它們自己的儲存功能。在數(shù)字化過程中和數(shù)字化后，存儲介質(zhì)應(yīng)移交檔案部門統(tǒng)一存放，避免因工作人員離開辦公場所而造成企業(yè)機(jī)密泄露。

　　5.檔案保密風(fēng)險(xiǎn)。

　　因?yàn)樗鶅Υ娴臋n案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息，有可能使外包單位工作人員泄露企業(yè)的商業(yè)秘密，也有可能使檔案數(shù)字化密文件被誤傳到互聯(lián)網(wǎng)。

　　因此，我們依據(jù)日常工作經(jīng)驗(yàn)分析了檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)，所以選擇好的檔案數(shù)字化公司尤為重要，通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺。

　　支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能。

　　如果你從事企業(yè)檔案管理工作，那么一定繞不開這8個(gè)環(huán)節(jié)：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案利用、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)。這8個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容是什么，如何做好每一項(xiàng)工作？

　　1）檔案收集：檔案收集即檔案的接收和征集，是檔案館（室）收存檔案的活動過程。它是整個(gè)當(dāng)納工作的中心內(nèi)容。就會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)而言，檔案收集有手動上傳和自動接收兩種方式。手動上傳，顧名思義由相關(guān)的檔案管理人員將檔案電子化后，上傳系統(tǒng)；自動接收，指的是在檔案管理系統(tǒng)、或定制接口的第三方軟件中流轉(zhuǎn)的檔案，會自動歸集。

　　2）檔案整理：檔案整理是建立檔案的管理秩序，使保存的檔案秩序化、條理化。它是檔案管理工作的核心部分。在會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，我們?yōu)闄n案提供了既符合國家規(guī)范，又能夠匹配各個(gè)行業(yè)應(yīng)用需求的檔案層級、歸類模板，檔案整理非常輕松。

　　3）檔案鑒定：檔案鑒定指的是對收集的檔案進(jìn)行甄別和鑒定，以決定檔案的存毀。檔案鑒定工作區(qū)分了檔案的價(jià)值，提高了保存檔案的質(zhì)量，充分發(fā)揮了檔案的作用。在會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中，你可以在預(yù)規(guī)檔庫中暫存檔案，經(jīng)過檔案鑒定再歸檔至檔案庫。

　　4）檔案保管：檔案保管是指對已整理好并入庫的檔案進(jìn)行日常的維護(hù)與管理，其意義與價(jià)值在于維護(hù)檔案良好的條理化狀態(tài)和有序的管理狀態(tài)，使檔案管理工作能得以正常進(jìn)行。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，采用面向?qū)ο蟮墓芾頇C(jī)制，基于線上流程模板，檔案上下游協(xié)作可以更順暢。

　　5）檔案統(tǒng)計(jì)：檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)整理、統(tǒng)計(jì)分析和提供統(tǒng)計(jì)資料等環(huán)節(jié)。可以很好地揭示檔案、及檔案工作中各種現(xiàn)象、特征和規(guī)律性的工作，有助于研究制定檔案管理與檔案事業(yè)建設(shè)的方針政策和計(jì)劃。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提供可視化的圖表統(tǒng)計(jì)功能，可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)檔案存儲、利用情況。

　　6）檔案檢索：檔案檢索指的是利用檢索工具查找所需檔案，是檔案管理工作中的一個(gè)承上啟下的環(huán)節(jié)。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提供關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語言檢索，以及組合條件檢索等多種檔案檢索方式，檔案檢索更高效。

　　7）檔案編研：檔案編研指的是利用現(xiàn)有的檔案資源，根據(jù)不同的應(yīng)用目的進(jìn)行編制和研究工作，其目的在于充分發(fā)揮檔案的作用。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)提供檔號和歸檔號的重新編排功能，方便檔案的檢索和利用。

　　8）檔案利用：檔案利用是指通過一定的方式和方法盡可能的開發(fā)檔案信息，直接向有關(guān)單位和人員提供信息服務(wù)。檔案利用是檔案工作的目的，也是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。會博通企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為檔案的利用提供了既高效又安全的檔案利用模式。在多重化審計(jì)、權(quán)限化利用、痕跡化操作、水印預(yù)覽等多重保護(hù)下，你可以非常方便地以郵件的形式，將檔案發(fā)送給企業(yè)外部人員。

　　企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，涵蓋檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索、檔案編研、檔案利用的一體化管控服務(wù)。對于我們來說，未來的系統(tǒng)升級，將進(jìn)一步在8大環(huán)節(jié)應(yīng)用上發(fā)力，使環(huán)節(jié)串聯(lián)更順暢、更便捷。