為確保建設項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，市檔案局認真貫徹《建設項目竣工檔案專項驗收辦法》等相關法規(guī)規(guī)定，采取有效措施，加強建設項目檔案管理。

　　洪湖檔案整理服務公司加強與發(fā)改、建設、規(guī)劃等部門的聯(lián)系配合，全面掌握在建、新建、擴建的建設項目情況，建立建設項目臺賬，做到底子清、情況明，心中有數(shù)。與建設單位簽訂建設項目檔案報送責任書，進行跟蹤督查和業(yè)務指導，現(xiàn)場培訓，督促落實。同時，嚴把竣工檔案專項驗收關，確保建設項目檔案齊全完整。

　　洪湖檔案整理服務公司整理的項目合同管理及歸檔的一些方法

　　建設項目一般投資金額大、工期長，需要合同管理貫穿于項目實施的整個過程。簽訂合同，可以明確甲乙雙方權利、責任、義務，對整個項目的實施起著控制和保證的作用。

　　一、合同訂立

　?。ㄒ唬┖贤诸悺８鶕?jù)合同性質不同，建設項目合同主要分為以下三類：

　　1．建設項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。

　　2．技術服務合同，包括建設項目中的勘察、設計、監(jiān)理、中介代理、技術咨詢和服務合同等。

　　3．物項采購合同，指設備、材料、辦公用品等采購合同。

　　（二）將歸檔要求納入合同條款。建設項目中，最為重要的檔案就是竣工圖，是今后項目改擴建、運行維護的重要依據(jù)和憑證。因此，在項目建設初期，建設單位首先應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任。具體情況有：

　　1．由施工單位編制竣工圖的，應在合同中明確展示施工圖的套數(shù)，應提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、時間、費用、質量要求及違約責任。

　　2．由設計單位編制竣工圖的，除紙質竣工圖外，應明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。

　　3．監(jiān)理合同中，應明確監(jiān)理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設單位提交監(jiān)理檔案的責任。

　　4．物項采購合同，應有設備、材料、辦公用品等采購的質檢報告、竣工圖、完工報告等，廠家應提供歸檔原件。

　　（三）合同審批。為防范風險，根據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應履行一定的審批手續(xù)，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。

　　二、合同管理

　　在合同的履行過程中主要做好以下要點：

　　施工前的合同交底。施工中的往來聯(lián)系確認。工程項目竣工后的合同管理。

　　三、合同歸檔

　?。ㄒ唬w檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件，與訂立合同有直接關聯(lián)的其他材料，合同相對方的資信材料，可行性分析報告，相關許可文件，技術協(xié)議，有關合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄，營業(yè)執(zhí)照復印件，授權委托書以及其他相關憑證的原件。如果因數(shù)量龐大，劃歸技術檔案，應予詳細說明或標注鏈接。

　　（二）歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度(時間順序），編制歸檔目錄，按件或按卷進行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標的和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種。建設項目一般投資金額較大，應編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

　　建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理辦法

　　第一條為規(guī)范建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高管理效率，促進信息共享，便于長期保存，按照國家有關法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中央和省級政府投資主管部門審批、核準和備案的建設項目，其他建設項目可參照執(zhí)行。

　　第三條本辦法所稱建設項目電子文件（以下簡稱項目電子文件）是指建設項目在建設過程中通過計算機等電子設備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱建設項目電子檔案（以下簡稱項目電子檔案）是指建設項目建設過程中產(chǎn)生的、具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關過程信息的集合。

　　第四條項目電子文件歸檔和電子檔案管理應當遵循項目建設和信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，堅持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標準、便于利用、安全保密的管理原則。

　　第五條政府投資主管部門、行業(yè)主管部門應當將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和竣工驗收要求，協(xié)調相關部門為電子文件歸檔和電子檔案管理的計劃安排、人力組織、資金保障、質量監(jiān)督提供支持。

　　第六條電子文件管理部門統(tǒng)籌領導項目電子文件管理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調機制，推進項目電子文件管理工作有效開展。

　　第七條檔案行政管理部門負責對項目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進行監(jiān)督、指導，將電子檔案管理工作納入檔案專項驗收內容。

　　第八條項目主管部門負責對項目電子文件歸檔和電子檔案管理進行業(yè)務指導。

　　第九條建設單位應將項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項目建設計劃和項目領導責任制，納入招投標要求，納入合同、協(xié)議，納入驗收要求。

　　第十條建設單位應明確機構,具體負責本單位項目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對各參建單位的項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進行檢查、指導。

　　第十一條建設單位應根據(jù)項目建設管理實際，制定項目電子文件歸檔和電子檔案管理各項制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調工程管理相關部門和參建單位實施。

　　第十二條建設單位在編制招標文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時應設立專門條款，明確項目電子文件歸檔和電子檔案管理責任，包括質量要求、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、儲存介質、文件格式、相關費用及違約責任等內容。監(jiān)理合同還應明確監(jiān)理單位對所監(jiān)理項目的電子文件和電子檔案的審核責任。

　　第十三條項目管理信息系統(tǒng)應當具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠對項目電子文件形成與流轉實施有效控制，保障其真實、完整和安全；能夠在形成、流轉過程中及時跟蹤、檢查和補充與項目設計、設備、材料、施工等變更相關的項目電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　第十四條項目電子文件應當采用符合國家標準或能夠轉換成國家標準的文件格式，利于信息共享和長期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應當符合國家規(guī)定的電子檔案長期保存的要求。

　　第十五條各參建單位采用電子簽名等技術手段時，應當符合國家相關法律、法規(guī)和標準要求，并得到建設單位的認可。

　　第十六條建設單位和各參建單位應當對項目電子文件形成、流轉過程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過程稿進行保存，對有關處理操作進行登記，并對其留存作出明確規(guī)定。

　　第十七條建設單位應當根據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標準和行業(yè)有關要求，結合項目實際情況，確定項目電子文件歸檔范圍、項目電子檔案分類體系和保管期限表。

　　第十八條項目電子文件形成部門負責電子文件的收集、整理、檢測、歸檔等工作；檔案部門負責項目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導和電子檔案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九條項目電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實時收集完整；項目電子文件整理時，應當按照項目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應當包含項目電子文件及過程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

　　第二十條項目電子文件完成整理后，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標志。歸檔標志中應當含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。

　　項目電子文件同時存在紙質文件稿本時，歸檔時應保證兩者內容信息一致，并建立對應關系。

　　第二十一條各單位檔案管理部門應當將項目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項目檔案管理規(guī)則編制檔號，進行分類管理。

　　第二十二條除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應當在項目通過交工驗收后3個月內，將項目電子檔案向建設單位移交。建設單位應當在項目竣工驗收后3個月內，向使用單位移交項目電子檔案，同時向項目檔案接收單位移交列入接收范圍的項目電子檔案。

　　停建、緩建的項目，建設單位應及時收集各參建單位形成的項目電子檔案。項目電子檔案由建設單位暫時保管，建設單位撤銷的，項目電子檔案應移交項目主管部門或有關檔案館。

　　第二十三條項目電子檔案的移交與接收應當符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

　　第二十四條建設單位應當建立項目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項目全部電子檔案，系統(tǒng)應當具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

　　第二十五條項目電子檔案管理系統(tǒng)應當按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內容的安全保密防護體系。

　　第二十六條項目電子檔案保存實行備份制度，重要電子檔案應當異地異質備份。

　　第二十七條項目電子檔案載體應按照國家和相關行業(yè)有關磁性載體、光載體等保管和保護的要求進行管理和存放。

　　第二十八條各單位應當在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進行格式轉換，保證其真實、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

　　第二十九條各單位應當建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時確保項目電子檔案在利用中的安全。

　　第三十條項目電子文件和電子檔案失去保存價值后，應在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質銷毀應當按照保密相關要求進行。

　　第三十一條本辦法自頒布之日起施行。