工程檔案管理制度范本：工程檔案管理包括了收集檔案、整理檔案、統(tǒng)一管理檔案，前期的檔案收集工作十分重要，影響到整個檔案管理過程。所以文本重點從檔案的收集和后期的檔案管控為主，分享一些管理方法。

　　工程檔案管理制度范本

　　一、主題與適用范圍

　　1、主題：工程資料管理工作是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性管理工作，落實和加強工程資料管理工作，是增強企業(yè)活力、促進技術(shù)進步、提高經(jīng)濟效益和推進企業(yè)管理現(xiàn)代化的一項必要工作?，F(xiàn)根據(jù)本公司的具體情況制定本制度。

　　2、適用范圍：①工程準備階段文件：②監(jiān)理文件；③施工文件；④竣工圖；⑤竣工驗收文件。

　　二、規(guī)章制度與要求

　　1、工程資料必須齊全、完整、系統(tǒng)、準確；

　　2、工程資料必須準確反映工程建設(shè)的真實內(nèi)容與歷史過程；

　　3、工程資料必須符合國家建設(shè)法律、法規(guī)，符合有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。

　　三、編制、審查、整理與歸檔

　　1、編制工程資料應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保證資料的內(nèi)在有機聯(lián)系，便于資料的整理與歸檔，便于保管和利用。

　　2、依據(jù)：

　?、佟督ㄔO(shè)工程文件歸檔檔整理規(guī)范》（GB/T 50328—2001）

　?、凇犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822—2000）

　?、邸都夹g(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/10609.3—89）

　?、堋冻鞘薪ㄔO(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》（建辦[1995]697號）

　?、荨督ㄔO(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB 50319—2000）

　?、蕖妒姓こ淌┕ぜ夹g(shù)資料管理規(guī)定》（建城[1994]469號）

　?、摺蛾P(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項暫行規(guī)定》（1982年[建發(fā)施字50號]）

　?、唷冻鞘械叵鹿芫€探測技術(shù)規(guī)程》（CJJ61—94）

　?、帷冻鞘薪ㄔO(shè)檔案分類大綱》（建辦檔[1993]103號）

　　⑩《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323—2001）

　?、掀渌嚓P(guān)規(guī)定、規(guī)范；

　　3、職責(zé)：

　　4、程序：

　?、俑鱾€階段的工程資料，編制由各自責(zé)任者負責(zé)。

　?、诮ㄔO(shè)單位負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程資料的形成、積累和立卷歸檔工作。

　?、劢ㄔO(shè)單位收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案。

　?、苁┕るA段的工程資料：

　　a施工單位要隨著工程進度，按照分部分項工程填寫好施工資料，并附報驗單，報監(jiān)理單位，在監(jiān)理專業(yè)工程師檢查驗收合格，簽字認可后，方可進行下一工序的施工。

　　b對地基、基礎(chǔ)、主體、竣工四個階段需驗收時，要按照備案制要求：施工單位要向建設(shè)單位提交分部（子分部）工程驗收報告，該報告必須先經(jīng)過總監(jiān)理師簽署意見，另外附上分部（子分部）工程自檢報告及監(jiān)理單位出據(jù)的質(zhì)量評估報告，建設(shè)單位在收到驗收申請報告后，組織驗收工作。

　　c在工程材料進場后，施工單位應(yīng)填寫材料報驗單，報監(jiān)理單位，在見證人員的監(jiān)督下，對材料進行取樣送檢，材料的出廠合格證及復(fù)試報告要及時收集、整理。

　　d對大型設(shè)備到場后，應(yīng)在建設(shè)、監(jiān)理、施工單位三方人員同時到場后，方可開箱驗貨，其質(zhì)量證明書、安裝使用說明書、圖紙、保修單和裝箱單，所有原件資料應(yīng)交建設(shè)單位資料管理員保存，現(xiàn)場使用材料復(fù)印件。

　　e對施工過程中發(fā)生的設(shè)計變更、增減項工程簽證，應(yīng)由項目專業(yè)工程師提出，造價工程師核定，項目經(jīng)理審核后,報技術(shù)總監(jiān)批準，加蓋“項目專用章”后方可生效。

　　5、歸檔

　?、賹εc工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

　?、谖鍌€階段的文件資料均屬歸檔范圍。

　?、鬯袣w檔資料必須一式三份，一份原件，兩份復(fù)印件。

　?、芩袣w檔資料統(tǒng)一為A4規(guī)格；原件采用耐久性強的書寫材料書寫；紙張應(yīng)采用韌力大、耐久性強的紙張；圖紙一般采用新藍圖；竣工圖必須加蓋竣工章。

　　四、文件、資料、圖紙的收發(fā)

　　1、所有工程文件資料、圖紙均由建設(shè)單位資料管理員統(tǒng)一收發(fā)。

　　2、若施工當(dāng)中設(shè)計變更、簽證及材料、設(shè)備資料由建設(shè)單位專業(yè)工程師所接收，要及時轉(zhuǎn)交資料管理員統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。

　　五、資料的查閱與借閱

　　1、對需查閱工程竣工資料的，填寫查閱登記表后，方可查閱資料復(fù)印件，查閱時，不許帶出檔案室，不許撕、折等損壞資料；若必需查閱資料原件的，必須經(jīng)技術(shù)總監(jiān)同意后，方可查閱。

　　2、對需借閱竣工資料、圖紙、規(guī)范書籍的，填寫借閱登記表后，方可借閱資料復(fù)印件（規(guī)范書籍除外），閱后必須按期歸還，并不得私自外借與復(fù)印，不得在資料上亂涂亂畫，不得撕、折損壞或丟失資料。

　　工程檔案管理規(guī)定

　　一、目的

　　為了統(tǒng)一和加強公司建筑工程資料的標準化、規(guī)范化管理，提高工程管理水平，保證工程實體質(zhì)量，體現(xiàn)工程資料為工程質(zhì)量驗收的重要組成部分，確保竣工備案工作順利完成，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定。

　　二、適用范圍

　　本辦法適用于公司所有新建、擴建、改建工程項目的工程資料管理工作。注：本規(guī)定中的“工程資料”是指公司關(guān)于工程項目管理的各種表格及其附件，和與工程建設(shè)有關(guān)的具有保存價值的各種載體文件。

　　三、工作職責(zé)

　　3.1公司工程技術(shù)部負責(zé)各區(qū)域公司工程資料管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。

　　3.2各區(qū)域公司工程部負責(zé)對其管轄范圍內(nèi)的項目工程資料管理工作。

　　3.3各區(qū)域公司工程部資料員負責(zé)項目工程內(nèi)部工程資料的收集、整理、保管、存檔；負責(zé)對施工單位、監(jiān)理單位工程資料收集、審核（或驗收）；竣工資料的保管、移交、備案。

　　3.4各專業(yè)工程師負責(zé)本專業(yè)工程內(nèi)部資料的形成、收集、整理；施工單位、監(jiān)理單位工程資料的檢查、驗收工作。

　　3.5區(qū)域公司工程部經(jīng)理負責(zé)竣工資料通過公司工程部、當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)站及城建檔案館的驗收；并負責(zé)移交。

　　3.6各區(qū)域公司其它部門及人員負責(zé)相關(guān)的工程資料管理。

　　3.7設(shè)計、施工、監(jiān)理單位各自負責(zé)本單位的工程資料管理。

　　四、管理原則

　　4.1對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的工程資料均應(yīng)收集。

　　4.2工程資料的形成應(yīng)符合國家相關(guān)工程建設(shè)的法律、法規(guī)、標準規(guī)范、工程合同與設(shè)計文件、公司有關(guān)管理制度等的規(guī)定。

　　4.3工程文件的內(nèi)容必須真實準確，與工程實際相符。工程資料應(yīng)隨工程進度同步形成（嚴禁后補）、收集、整理并按規(guī)定移交，其資料組卷，移交份數(shù)應(yīng)滿足合同規(guī)定和有關(guān)規(guī)范規(guī)程、公司規(guī)定等要求。

　　4.4工程資料應(yīng)實行分級管理，由建設(shè)、監(jiān)理、施工單位等單位主管或（技術(shù)）負責(zé)人組織本單位的有關(guān)人員做好工程資料的管理工作。工程建設(shè)工程中資料的收集、整理和審核工作應(yīng)有專人負責(zé)。

　　4.4重要工程資料應(yīng)保持其頁碼、內(nèi)容的連續(xù)性，不準隨意撕扯、抽撤或更換。

　　4.6資料的原始記錄應(yīng)為真實的原始現(xiàn)場記錄。當(dāng)需要某種資料但無法取得原件時，可以采用“有效復(fù)印件”代替。

　　注：“有效復(fù)印件”指使用原件復(fù)印、內(nèi)容與原件相同、可以清晰辨認、加蓋原件存放單位公章、有關(guān)經(jīng)手人簽字并注明原件存放處。

　　4.7工程資料中出現(xiàn)筆誤或需要修改的文字、數(shù)據(jù)時，應(yīng)保持被更改部分清晰可辨，并將修改內(nèi)容經(jīng)原單位認可后加蓋原單位章。

　　4.8工程資料應(yīng)齊全、準確、真實，經(jīng)有關(guān)責(zé)任方簽字蓋章后，及時收集、整理，并按立卷要求歸類。

　　五、工程資料的填寫收集以及整理組卷

　　5.1工程資料基本要求

　　5.1.1工程資料的載體為紙質(zhì)載體和光盤載體；根據(jù)工程資料特點和有關(guān)要求采用。

　　5.1.2公司各項目均應(yīng)采用電腦打印件。工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料。

　　5.1.3工程資料填寫應(yīng)規(guī)范化；公司內(nèi)部工程資料按照公司要求填寫；河北省境內(nèi)項目，監(jiān)理單位、施工單位的資料填寫按照河北省地方標準DB13（J）35-2002《建筑工程技術(shù)資料管理規(guī)程》；其他外阜地市項目按照當(dāng)?shù)毓こ藤Y料標準。

　　5.1.4工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。資料中應(yīng)該手簽的必須手簽，不得使用打印或簽章；更不能代簽。

　　5.1.5公司內(nèi)部工程資料原件不少于2份。其他工程資料原件不少于2份，1份用于建設(shè)單位保存、1份用于當(dāng)?shù)貦n案管備案，當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門有原件備案要求的另行增加。工程資料復(fù)印件1份，為物業(yè)單位提供（按照物業(yè)公司要求）。

　　5.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)，文件中的附圖可以使用A3、A2幅面，但須折疊成A4幅面。

　　5.2工程資料的整理組卷

　　5.2.1歸檔工程資料組卷的原則

　　1、工程中資料整理要遵循工程文件自然形成的規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和查閱利用。

　　2、一個建設(shè)工程項目由多個單位工程組成時，工程資料應(yīng)按單位工程分別進行整理。工程資料按有關(guān)規(guī)定的要求分類及編號順序依次進行整理和立卷。參見附件3《工程資料組卷要求》。

　　4、案卷不宜過厚，一般不超過40mm，公司建議不超過30 mm。

　　5、案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)資料；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　5.2.2歸檔工程資料組卷方法

　　1、工程文件可按建設(shè)程序劃分為監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件4部分；

　　2、監(jiān)理文件及施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；

　　3、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；

　　4、公司內(nèi)部工程資料按公司相關(guān)要求組卷（參見附件1）。

　　六、公司內(nèi)部工程資料的管理（試行）

　　6.1工程資料的管理流程：

　?、?、項目工程師、項目技術(shù)負責(zé)人、項目工程部經(jīng)理應(yīng)將各自的工程資料按單位工程和時間順序分類管理，并在竣工后15天內(nèi)交項目工程部資料員統(tǒng)一整理、裝訂。

　　⑵、在工程竣工后的30天內(nèi)，項目工程部的資料員應(yīng)將工程資料進行編號（編號原則見7.2條款），分類、分冊的按照“附件1”中所列明的先后排列順序進行組卷裝訂，并交區(qū)域公司。資料管理員在日常工作中，負責(zé)檢查督促項目工程師、項目技術(shù)負責(zé)人、項目工程部經(jīng)理的工程資料的填報、收集、整理工作。

　?、恰^(qū)域公司總經(jīng)理應(yīng)指派專人，對項目工程部上交的工程資料進行審查，若經(jīng)區(qū)域公司審查發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)返還項目工程部重新整理;竣工時將資料報公司工程部驗收合格后留區(qū)域公司存檔。

　　⑷、公司工程部負責(zé)定期或不定期指導(dǎo)、檢查區(qū)域公司項目工程資料的管理工作。

　　6.2工程資料的基本要求

　　1、編號原則：

　　資料管理員在對竣工后的單位工程資料進行整理時，應(yīng)嚴格遵照“附件1”中的先后順序分卷、分冊進行編號。編號必須涵蓋項目所在地名稱、項目名稱、單位工程名稱、卷號和冊號?；靖袷綖椋篨X(項目所在地和項目名稱的全拼第一個字母累加)-XX（單位工程名稱）-XX（卷號）-XX（冊號）。

　　2、封面要求：資料管理員在裝訂工程資料前，需按照工程項目名稱、案卷名稱、案卷類別編制不同的封面。

　　3、存檔形式:必須為文字版。

　　4、借閱規(guī)定：資料管理人員應(yīng)建立工程資料借閱臺帳，妥善保管工程資料，以避免遺失。

　　5、各區(qū)域公司工程部應(yīng)按有關(guān)規(guī)定的保存期限保管工程資料。

　　6.3區(qū)域公司施工階段工程資料的組卷與歸檔（見附件1）

　　各區(qū)域公司工程部應(yīng)將工程資料按單位工程、施工的時間順序分類、分冊編目歸檔。案卷裝具一律采用硬殼卷夾或卷盒。組卷要求如下：

　　6.3.1工程技術(shù)資料卷

　　1、工程質(zhì)量控制資料冊（本冊長期保存）

　　⑴、工程定位放線交底記錄；⑵、工程定位放線檢驗記錄

　?、?、工程材料（設(shè)備）進場檢驗記錄；⑷、工程材料（設(shè)備）進場檢驗臺帳

　?、伞⒎植浚ㄗ臃植浚┕こ藤|(zhì)量驗收記錄；⑹、旁站監(jiān)督記錄

　?、恕⒐こ藤|(zhì)量驗收臺帳；⑻、單位工程質(zhì)量竣工預(yù)驗記錄

　　2、工程進度控制資料冊（本冊短期保存）

　?、?、工程開工備案報審表;⑵、二級進度計劃計劃報審表

　?、?、三級進度計劃報審表;⑷、周工程進度檢查記錄

　?、?、工程延期申請報告;⑹、工程延期審批報告

　?、?、工程竣工備案報審表

　　3、工程投資控制資料冊（本冊短期保存）

　　4、安全生產(chǎn)控制資料冊（本冊短期保存）

　?、?、周安全文明施工檢查記錄表

　?、?、冬季安全文明施工周檢查記錄表

　　6.3.2工程管理資料卷

　　1、施工過程管理資料冊（本冊長期保存）

　　⑴、圖紙內(nèi)審記錄；⑵、圖紙會審記錄；

　　⑶、施工組織設(shè)計（方案）會審記錄

　?、?、監(jiān)理規(guī)劃；⑸、監(jiān)理實施細則

　　⑹、設(shè)計變更申報審批表；⑺、工程洽商申報審批表；

　　⑻、現(xiàn)場簽證申報審批表

　?、?、工程質(zhì)量問題處理報告；

　?、?、建設(shè)工程質(zhì)量（安全生產(chǎn)）事故報告

　　⑾、工程日志；⑿、工程整改通知

　　⒀、工程整改通知回復(fù)單（由監(jiān)理單位、施工單位提供）

　?、?、會議紀要

　　2、竣工驗收資料冊（本冊永久保存）

　　⑴、工程質(zhì)量評估報告（由監(jiān)理單位提供）

　?、?、檔案專項驗收資料

　?、恰⒖⒐を炇請蟾?/p>

　?、取⒖⒐を炇諅浒纲Y料（包括規(guī)劃、消防、環(huán)保等專項驗收認可文件）

　?、?、照片、光盤等聲像資料

　　6.3.3建筑安裝工程竣工圖卷（本卷永久保存）

　　1、綜合圖冊

　?、?、總平面布置圖（建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；⑵、豎向布置圖；⑶、室外給水、排水、熱力、燃氣等管網(wǎng)綜合圖；⑷、電氣（包括電力、電訊、電視系統(tǒng)等）；⑸、設(shè)計總說明書

　　2、室外專業(yè)圖冊

　?、拧⑹彝饨o水；⑵、室外雨水；⑶、室外污水；⑷、室外熱力；

　?、伞⑹彝馊細?；⑹、室外電訊；⑺、室外電力；⑻、室外電視

　?、?、室外建筑小品；⑽、室外消防；⑾、室外照明；⑿、室外水景

　?、?、室外道路；⒁、室外綠化

　　3、專業(yè)竣工圖冊

　　⑴、建筑竣工圖；⑵、結(jié)構(gòu)竣工圖；⑶、裝修（裝飾）竣工圖

　　⑷、電氣工程（智能化工程）竣工圖；⑸、給排水工程（消防工程）竣工圖；⑹、采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖；⑺、燃氣工程竣工圖

　　6.3.4公司工程部應(yīng)按工程項目、施工時間順序分類，統(tǒng)一編號，對以下工程資料整理、歸檔，保存期限為短期。

　　1、工程開工備案報審表;2、二級進度計劃報審表

　　3、工程延期申請報告;4、工程延期審批報告

　　5、工程竣工備案報審表;6、區(qū)域公司工程項目管理月報

　　7、工程整改通知;8、工程整改通知回復(fù)單

　　9、工程質(zhì)量檢查記錄;

　　10、建設(shè)工程質(zhì)量（安全生產(chǎn)）事故報告;

　　11、工程質(zhì)量評估報告

　　6.3.5除本制度規(guī)定的工程資料之外，其它工程資料的歸檔整理工作，應(yīng)參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）執(zhí)行。

　　七、工程資料歸檔驗收與移交

　　7.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件；工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范標準和規(guī)程。

　　7.2工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，圖紙（宜采用國家標準圖幅）一般采用藍曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍圖，計算機出圖必須清晰不得使用計算機出圖的復(fù)印件。

　　7.3所有竣工圖均應(yīng)在原有設(shè)計單位出圖專用章的基礎(chǔ)上加蓋竣工圖章、施工圖審查專用章（節(jié)能專項審查專用章），竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。

　　7.4竣工資料份數(shù)要求：當(dāng)?shù)爻墙n案館備案一套，建設(shè)單位一套（工程資料一套，竣工圖一套、室外竣工圖一套），根據(jù)物業(yè)公司需要提供竣工資料原件或復(fù)印件一份。

　　7.5工程資料（施工資料、監(jiān)理資料、竣工圖）的驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進行，在單位工程竣工驗收前，區(qū)域公司項目各專業(yè)工程師必須對本專業(yè)工程資料進行預(yù)驗收（審核并簽署意見），驗收合格后方可進行竣工驗收；并報公司工程部驗收合格后（附件2），區(qū)域公司、公司預(yù)算審核部才能給施工單位辦理結(jié)算。

　　7.6歸檔工程資料的移交

　　1、單位工程竣工驗收完根據(jù)項目時間節(jié)點要求以及當(dāng)?shù)爻墙n案館的要求，及時將歸檔工程資料移交。

　　2、單位工程竣工驗收完45天內(nèi)需要把工程資料上交公司工程技術(shù)部，移交時履行移交手續(xù)。

　　建設(shè)工程竣工資料、竣工圖檔案移交單

　　項目名稱

　　單位工程名稱

　　施工單位名稱

　　建筑面積/層數(shù)/結(jié)構(gòu)型式

　　檔案移交內(nèi)容

　　開/竣工日期

　　檔案移交人

　　檔案審核人

　　檔案接收人

　　檔案移交日期：

　　說明：1、檔案移交內(nèi)容一欄需具體注明移交明細，例如移交內(nèi)容為竣工資料，需寫××樓竣工資料，其中土建卷5卷，電氣卷2卷，給排水及采暖卷2卷等；××樓竣工圖，建筑專業(yè)竣工圖一冊，結(jié)構(gòu)專業(yè)竣工圖一冊等；2、檔案移交人為項目工程部資料員，檔案審核人為項目工程部各專業(yè)技術(shù)負責(zé)人。

　　八、獎罰原則

　　8.1對于工程資料管理效果顯著的，如資料評比名列前茅且順利通過當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)站、城建檔案館驗收的；公司工程部可根據(jù)實際情況提請人力資源部給予100-500元不等的經(jīng)濟獎勵。

　　8.2對違反下列行為的相關(guān)責(zé)任人，公司工程部可根據(jù)情節(jié)輕重提請人力資源部分別給予警告、記過等行政處分以及300-800元不等的經(jīng)濟罰款。

　　1、工程資料未按要求進行填寫，記錄不準確，保存不完整、不真實，對資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失的；

　　2、項目工程部經(jīng)理、項目技術(shù)負責(zé)人和項目工程師未能按本規(guī)定將各自所屬的工程資料進行填報、收集、整理并移交資料員的；

　　3、資料管理員未按本辦法的規(guī)定對工程資料進行組卷裝訂保存的;

　　4、區(qū)域公司未指派專人，對項目工程部上交的工程資料進行審查，或在審查過程中敷衍了事，未能及時發(fā)現(xiàn)存在問題的；

　　5、因相關(guān)人員辭職或被公司辭退時，接交人未能按照本規(guī)定將對方所負責(zé)管理的工程資料交接完畢的，一經(jīng)查實，將負全部責(zé)任。