為進(jìn)一步加強(qiáng)政府檔案工作規(guī)范化管理，切實(shí)促進(jìn)機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作常態(tài)化，全面加強(qiáng)政府檔案整理。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立檔案管理室，配齊設(shè)施設(shè)備，研究制定《政府辦公室檔案管理辦法》，明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存放、移交等工作，辦公室檔案管理邁入制度化、規(guī)范化軌道。

　　檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。政府機(jī)關(guān)將檔案收集、整理、歸檔工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，由黨委副書(shū)記曲賓統(tǒng)籌安排，明確檔案管理人員職責(zé)，按照縣檔案整理要求，確保檔案整理工作有效、按時(shí)保質(zhì)保量完成。

　　檔案歸檔專人負(fù)責(zé)制。為確保檔案的規(guī)范完整，明確兩名責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)知識(shí)精的工作人員做好檔案管理工作，具體負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理工作。按照檔案歸檔要求，對(duì)上年各類檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范整理，做好檔案資料整理、立卷、歸檔、裝訂等工作環(huán)節(jié)。

　　紙質(zhì)檔案管理信息制。讓“紙質(zhì)檔案”變成“電子信息”,是扎實(shí)做好檔案工作的動(dòng)力。應(yīng)永久存檔的黨委、政府文件都有電子檔保存,有查閱目錄,可供隨時(shí)調(diào)閱并做好登記。

　　精準(zhǔn)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)制。在做好檔案的統(tǒng)計(jì)、利用工作同時(shí),對(duì)各類檔案庫(kù)存、接收、銷毀、利用等進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì),積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,保證為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供真實(shí)有效數(shù)據(jù)。

　　政府檔案整理工作的主要內(nèi)容

　　政府檔案整理工作的基本任務(wù)是建立檔案實(shí)體秩序，使所保存的檔案有序化、條理化，為整個(gè)檔案管理工作創(chuàng)建秩序化的管理對(duì)象基礎(chǔ)。整理是檔案實(shí)體管理的核心，對(duì)整個(gè)檔案管理工作具有重要的基礎(chǔ)意義。其基本內(nèi)容包括全宗的劃分和排列、全宗內(nèi)分類、文書(shū)立卷、案卷排列與編號(hào)、編制案卷目錄等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

　　一、檔案工作基本任務(wù)

　　1.基本任務(wù)

　　機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)有八項(xiàng)，概括來(lái)說(shuō)就是遵章建制、科學(xué)規(guī)劃、監(jiān)督指導(dǎo)、檔案管理、信息化建設(shè)、檔案移交、培訓(xùn)宣教和獎(jiǎng)懲建議。

　　(1)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度。將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案。

　　一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)包括文件材料收集和歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案保密和安全制度、機(jī)關(guān)檔案利用制度以及檔案工作人員崗位責(zé)任制度等。

　　(2)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家和本地區(qū)檔案工作規(guī)劃或計(jì)劃，結(jié)合本單位或本系統(tǒng)工作實(shí)際，制定本單位或本系統(tǒng)檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計(jì)劃，并予以組織實(shí)施。

　　(3)對(duì)機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)本機(jī)關(guān)文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，就是要確保機(jī)關(guān)所有門類檔案的齊全和完整，確保檔案質(zhì)量。具體包括對(duì)文件的書(shū)寫(xiě)和制成材料、文件的格式等提出質(zhì)量要求，對(duì)文件的形成與傳遞過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，協(xié)助并指導(dǎo)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)等。

　　(4)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開(kāi)工作。

　　按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，機(jī)關(guān)檔案的管理工作包括形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交等，機(jī)關(guān)要按照管理工作內(nèi)容和要求做好機(jī)關(guān)的全部檔案的管理和利用工作。

　　另外，對(duì)于機(jī)關(guān)政府信息公開(kāi)來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案部門雖然不是政府信息公開(kāi)工作機(jī)構(gòu)，但可以借助檔案管理便利對(duì)政府信息公開(kāi)工作予以協(xié)助。

　　(5)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理。

　　(6)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。

　　(7)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開(kāi)展檔案宣傳、教育活動(dòng)。機(jī)關(guān)應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)觀摩、交流和學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，更新檔案工作知識(shí)，提升檔案業(yè)務(wù)工作技能。

　　(8)對(duì)檔案工作中取得突出成績(jī)的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出表彰獎(jiǎng)勵(lì)建議；對(duì)違反檔案管理要求的部門或個(gè)人，向機(jī)關(guān)提出處理建議。

　　2.新要求

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》在《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定基礎(chǔ)上，對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作基本任務(wù)進(jìn)行了豐富、優(yōu)化。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

　　(1)增加基本制度備案要求。提出機(jī)關(guān)要將“規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報(bào)檔案行政管理部門備案”，將檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)前置，保證機(jī)關(guān)檔案基本制度符合法律法規(guī)和方針政策規(guī)定。

　　檔案管理的基本制度指的是各機(jī)關(guān)制定的、規(guī)定本單位或本系統(tǒng)檔案工作體制機(jī)制、機(jī)構(gòu)人員、職責(zé)分工，以及基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理、信息化建設(shè)等基本內(nèi)容的綜合性規(guī)范。

　　(2)優(yōu)化監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》將機(jī)關(guān)檔案部門監(jiān)督和指導(dǎo)范圍由文件材料的歸檔工作拓展到“形成、積累和歸檔工作”，同時(shí)將監(jiān)督和指導(dǎo)對(duì)象明確為“機(jī)關(guān)各種文件材料”。強(qiáng)化前端控制，從源頭上提高檔案資源質(zhì)量，提升檔案管理水平。需要指出的是，專業(yè)主管機(jī)關(guān)對(duì)本系統(tǒng)和直屬單位的監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)是對(duì)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”體制的補(bǔ)充，并且不具備普遍適用意義，因此相關(guān)內(nèi)容在管理體制中進(jìn)行了規(guī)定，并未作為基本任務(wù)。

　　(3)創(chuàng)設(shè)年度報(bào)告制度?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確要求機(jī)關(guān)應(yīng)“接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度報(bào)告制度"，以保證檔案行政管理部門更好地履行對(duì)機(jī)關(guān)的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查職責(zé)，解決監(jiān)督指導(dǎo)周期長(zhǎng)、覆蓋面不足等問(wèn)題。

　　年度報(bào)告制度是指機(jī)關(guān)按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，每年度向同級(jí)檔案行政管理部門和具備本系統(tǒng)監(jiān)督、指導(dǎo)權(quán)限的上級(jí)主管機(jī)關(guān)報(bào)送執(zhí)行檔案法律法規(guī)以及《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》情況的一項(xiàng)制度。

　　報(bào)告情況應(yīng)當(dāng)包括且不限于：檔案工作基本情況、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)情況、檔案管理基本情況、檔案信息化建設(shè)情況等。

　　(4)新增其他基本任務(wù)?！稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》還增加了協(xié)助做好政府信息公開(kāi)工作、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化工作、組織開(kāi)展檔案交流培訓(xùn)和宣傳教育、對(duì)部門或個(gè)人提出獎(jiǎng)懲建議等基本任務(wù)。

　　二、任務(wù)執(zhí)行

　　1.基本原則

　　按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》精神，機(jī)關(guān)檔案工作基本任務(wù)應(yīng)當(dāng)主要由機(jī)關(guān)自主完成，政府購(gòu)買服務(wù)方式只能輔助完成基本任務(wù)中特定的輔助性工作。

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求，“機(jī)關(guān)通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)學(xué)化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。”

　　在機(jī)關(guān)檔案工作中對(duì)社會(huì)化服務(wù)做出如此規(guī)定，主要考慮有二：一是盡可能防范檔案社會(huì)化服務(wù)可能帶來(lái)的檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)；二是避免過(guò)度社會(huì)化服務(wù)給檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房的設(shè)置和配備等帶來(lái)不利影響，進(jìn)而影響檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

　　否則，由業(yè)務(wù)或文書(shū)部門進(jìn)行整理的工作機(jī)制就無(wú)法維持，也會(huì)對(duì)檔案質(zhì)量等帶來(lái)一系列不良的連鎖反應(yīng)。

　　2.社會(huì)化服務(wù)

　　《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求按照嚴(yán)格范圍、嚴(yán)格監(jiān)管、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的“三個(gè)嚴(yán)格”理念開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)。