文件檔案管理辦法：為了加強(qiáng)文件檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法，文件檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。

　　1、目的

　　1.1、為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、真實(shí)性，及時(shí)為各項(xiàng)工作的開展提供參考資料和文獻(xiàn)，制定本制度。

　　2、范圍

　　2.1、本制度規(guī)范了與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理的范圍、職責(zé)、內(nèi)容與要求、相關(guān)記錄等。

　　2.2、本制度適用于公司各類安全生產(chǎn)、消防、職業(yè)衛(wèi)生、特種設(shè)備的檔案管理。

　　3、職責(zé)

　　3.1、在生產(chǎn)副總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下歸口生產(chǎn)安全部進(jìn)行管理和監(jiān)督。

　　3.2、各部門和車間負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管工作，須指定專人負(fù)責(zé)。

　　4、內(nèi)容與要求

　　4.1、安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：

　　4.1.1、國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求；上級(jí)主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。

　　4.1.2、公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料等。

　　4.1.3、安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。

　　4.1.4、各種安全活動(dòng)記錄、會(huì)議記錄，檢查記錄。

　　4.1.5、供應(yīng)商、承包商檔案，包括資質(zhì)資料、表現(xiàn)評(píng)價(jià)等。

　　4.1.6、安全生產(chǎn)費(fèi)用檔案。

　　4.1.7、安全、消防設(shè)施檔案，包括檢測、校驗(yàn)報(bào)告、維保記錄等。

　　4.1.8、職業(yè)衛(wèi)生檔案和員工健康檔案。

　　4.1.9、應(yīng)急預(yù)案檔案。

　　4.1.10、事故處理檔案，包括報(bào)告記錄、應(yīng)急救援證據(jù)、調(diào)查處理資料、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。

　　4.1.11、特種設(shè)備檔案，包括特種設(shè)備原始資料、注冊(cè)登記證、定期檢測檢驗(yàn)報(bào)告、檢維修資料等。

　　4.1.12、安全教育培訓(xùn)檔案。

　　4.2立卷歸檔

　　4.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

　　4.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按檔案時(shí)間永久、長期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理，分類歸檔。

　　4.2.3各單位在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。

　　4.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

　　4.2.5不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。重要文檔應(yīng)該交由公司行政管理部檔案室保管，部門檔案保留復(fù)印件備查。

　　4.3檔案保管

　　4.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，目錄清楚，避免暴露和捆扎堆放。

　　4.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　4.4檔案借閱

　　4.4.1文件資料檔案借閱，必須借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

　　4.4.3歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　4.5檔案銷毀，對(duì)于過期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，同時(shí)做好銷毀記錄。

　　5、文件與記錄

　　5.1、各類檔案清單

　　5.2、檔案借閱記錄

　　文件檔案管理系統(tǒng)

　　文件檔案管理系統(tǒng)以創(chuàng)建檔案資源大數(shù)據(jù)中心為核心，通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作進(jìn)行自動(dòng)化管理，打造集檔案收、管、存、用于一體的智能綜合檔案管理平臺(tái)，解決傳統(tǒng)檔案事后管理導(dǎo)致的耗時(shí)長、工作量大、易出錯(cuò)等問題，提高檔案資源的開發(fā)與利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理。

　　一、多種門類檔案統(tǒng)一管理

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不僅能夠管理電子檔案，同時(shí)也能通過系統(tǒng)管理傳統(tǒng)的各種載體檔案，包括文件檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、科技檔案、實(shí)物檔案等。

　　二、電子檔案的完整歸檔

　　OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動(dòng)獲取檔案并自動(dòng)歸檔，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案100%歸檔。

　　同時(shí)，在檔案管理過程中融入電子簽?zāi)芰肀ＷC檔案的唯一性和防篡改。

　　三、檔案多維度檢索·3秒可查

　　為了方便用戶對(duì)檔案的查閱，系統(tǒng)具備了全文檢索的能力，支持對(duì)檔案數(shù)據(jù)及圖片進(jìn)行查詢，同時(shí)也支持通過關(guān)鍵字、組織、時(shí)間、標(biāo)簽等進(jìn)行多維度的條件檢索，可以做到3秒內(nèi)定位目標(biāo)檔案。

　　四、多方式多渠道接收檔案

　　檔案管理的收集方式靈活便捷，可以根據(jù)客戶的實(shí)際情況以全自動(dòng)或者半自動(dòng)的方式執(zhí)行，多種方式、多種渠道可以組合應(yīng)用。包括流程驅(qū)動(dòng)接收、系統(tǒng)接口互通，手動(dòng)批量上傳等。

　　五、檔案門類·鑒定·銷毀全過程管控

　　靈活定義檔案門類，鑒定銷毀全過程管控。

　　六、全文檢索·線上借閱

　　針對(duì)檔案的利用，文書定提供了全文檢索的功能，可以讓用戶快速的找到他想要查看的檔案。

　　公開的檔案可以直接自助借閱，有些檔案系統(tǒng)有嚴(yán)密的權(quán)限控制，允許借閱的，可以直接觸發(fā)相應(yīng)的借閱流程，通過審批后即可借閱。

　　系統(tǒng)可以設(shè)定借閱的時(shí)間，時(shí)間一到、即可收回權(quán)限，可以支持多人同時(shí)借閱，讓檔案的價(jià)值充分發(fā)揮。

　　七、真實(shí)·完整·可用·安全

　　文書定提供了針對(duì)電子檔案的“四性”檢測功能，檢測完成后會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)防篡改的數(shù)字報(bào)告，對(duì)檔案的證據(jù)特性提供更強(qiáng)力的保障。

　　八、數(shù)據(jù)·行為·日志鎖定

　　文書定檔案系統(tǒng)還可以針對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)、用戶行為、系統(tǒng)日志進(jìn)行相應(yīng)的鎖定，從而滿足對(duì)內(nèi)實(shí)現(xiàn)可溯可查，對(duì)外可以滿足監(jiān)管、審計(jì)等多方面的要求。

　　九、一站式的檔案管理門戶

　　為組織建立一站式的檔案管理門戶，統(tǒng)一管理，所有文件可歸檔到一個(gè)檔案中心，為不同崗位、不同角色的用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。

　　十、方便集成.可視化配置

　　可以通過可視化配置的方式輕松完成與外部異構(gòu)系統(tǒng)的對(duì)接，后臺(tái)靈活定義界面、表單、流程、權(quán)限、元數(shù)據(jù)等。讓各個(gè)系統(tǒng)中需要?dú)w入檔案系統(tǒng)的相應(yīng)數(shù)據(jù)第一時(shí)間歸檔。

　　十一、全面適配信創(chuàng)環(huán)境

　　文書定全面適配從硬件服務(wù)器到操作系統(tǒng)、中間件等的全棧信創(chuàng)環(huán)境。

　　檔案管理產(chǎn)品全面符合國家的法律法規(guī)的要求，覆蓋了檔案全生命周期的管理，能夠?qū)﹄娮訖n案實(shí)現(xiàn)100%歸檔管理；具備強(qiáng)大的搜索引擎可以讓檔案的查找更加便捷；實(shí)現(xiàn)電子文件防篡改，并且可以第三方存證；能夠方便地通過可視化配置的方式與外部系統(tǒng)集成連通。