全面提升干部人事檔案管理水平，以“突出重點、統(tǒng)籌規(guī)劃、同步推進、有序進行”為根本遵循，采取多種有效措施，加快推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，取得了實實在在成效。

　　堅持高位推動，提供組織保障

　　將貫徹落實《全省干部人事檔案數(shù)字化工作方案》精神作為重要政治任務(wù)，擺上日程，抓在手上。成立了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開會議聽取工作進展情況，研究解決工作推進中的實際問題。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，負責整體工作的組織協(xié)調(diào)和具體推進落實。

　　抽調(diào)精干力量組建督導(dǎo)組，同步開展覆蓋市、縣兩級的干部人事檔案“回頭看”，對干部檔案發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，為干部人事檔案由紙質(zhì)向數(shù)字化信息化過渡打牢基礎(chǔ)。

　　堅持多方聯(lián)動，合力破解難題

　　針對平臺建設(shè)周期長、技術(shù)標準高、信息采集強度大、協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)多的實際情況，按照重點建設(shè)內(nèi)容和時限要求，制定了條塊結(jié)合、各負其責的工作臺賬，對建設(shè)內(nèi)容實行清單式管理、鏈條式推進，確保建設(shè)工程穩(wěn)步順暢推進。

　　市財政局、人社局、機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心等部門，通力協(xié)作、密切配合，有效解決了資金、人員及辦公用房問題，并制定《綏化市干部人事檔案集中管理和數(shù)字化建設(shè)工作實施方案》，進一步明確工作要求、推進措施、任務(wù)節(jié)點、工作紀律和相關(guān)制度。

　　堅持外力撬動，保證建設(shè)質(zhì)量

　　針對平臺建設(shè)內(nèi)容較多、招投標規(guī)范性要求高、缺少專業(yè)性人才支持的現(xiàn)狀，邀請專業(yè)部門參與，共同研究工程建設(shè)，提高了專業(yè)化水平。

　　遵照《干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范》（GB/T 33870—2017）逐步完善招標流程和施工標準，精準定位參與企業(yè)的施工資質(zhì)、建設(shè)能力，嚴格規(guī)定中標企業(yè)施工節(jié)點期限，在保證干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的參數(shù)和標準不降低的前提下，迅速啟動、圓滿完成招標工作，實現(xiàn)了資金、設(shè)備、合同“三落實”和人員、技術(shù)、時間“三保證”的既定目標，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展贏得了寶貴的時間。

　　目前，市管干部檔案數(shù)字化工作已基本完成，預(yù)計年底前數(shù)字化檔案管理平臺可以全部建成。

　　檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)注意的問題

　　建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容的數(shù)字化是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作。

　　為確保紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對應(yīng)，便于檔案查詢管理人員通過計算機快速、準確地查找到檔案利用者所需的檔案，在紙質(zhì)檔案立卷歸檔工作完成以后，需要在檔案管理系統(tǒng)中進行檔案類別、件號、責任者、題名、成文時間、頁碼范圍、歸檔時間等信息的錄入，并對需要鏈接入庫的紙質(zhì)檔案進行原文掃描和數(shù)據(jù)鏈接。

　　數(shù)據(jù)錄入和原文掃描加工任務(wù)十分繁重，工作量很大。數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描加工人員的責任心稍欠、工作稍有疏忽或是疲勞作業(yè)，數(shù)據(jù)審核人員審查把關(guān)不嚴或者技術(shù)不精，都有可能影響到目錄錄入的準確率和原文鏈接的正確率，造成目錄題名中的關(guān)鍵字詞錄入錯誤、掃描件字跡模糊、檔案原件與掃描件“張冠李戴”等問題，影響檔案數(shù)字化質(zhì)量，違背檔案數(shù)字化“高效便捷利用”的初衷，甚至產(chǎn)生適得其反、得不償失的后果。

　　推行檔案數(shù)字化管理，是創(chuàng)新檔案管理模式的一項重要舉措，也是新時期檔案工作的一大特色。

　　檔案數(shù)字化管理具有查詢便捷、管理規(guī)范等許多傳統(tǒng)檔案管理無可比擬的優(yōu)勢，但與傳統(tǒng)檔案管理人員相對“單一”的情況相比，檔案數(shù)字化管理的程序更加嚴密，人員也更為“復(fù)雜”。

　　傳統(tǒng)檔案管理僅需專、兼職檔案員一人或幾人開展檔案管理及查詢利用服務(wù)工作；而檔案數(shù)字化管理因為增加了數(shù)字化處理這一重要環(huán)節(jié)，檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計算機維修“三類人員”都有可能接觸到檔案管理系統(tǒng)，無形中增加了檔案系統(tǒng)管理和維護的難度。

　　檔案部門的檔案涉及面廣、種類繁多，既有可以公開查詢的文件資料，又有涉密地籍信息和圖紙；既有文書檔案，又有建設(shè)用地征轉(zhuǎn)用等專業(yè)檔案。

　　如若檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢管理及檔案專用計算機維修“三類人員”其中之一的保密意識欠缺、責任意識不強，檔案管理系統(tǒng)維護不當、管理不善，就有可能造成檔案原件的丟失、污損、破損，甚至發(fā)生刪除、篡改檔案信息等問題，嚴重威脅檔案原件和檔案信息安全，造成國家秘密、單位秘密和個人信息的泄露，給國家、集體和職工個人利益造成重大損失。

　　檔案數(shù)字化建設(shè)幾點建議

　　科學界定檔案數(shù)字化的內(nèi)容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會關(guān)注度高、使用頻率高的檔案進行數(shù)字化，以滿足社會利用者對這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價值。

　　另一方面立足檔案事業(yè)長遠發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價值的珍貴檔案和對長遠工作具有指導(dǎo)意義的重要檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價值。

　　同時，要立足檔案部門職能職責，優(yōu)先選擇本地區(qū)、本部門有特色的檔案進行數(shù)字化，充分發(fā)揮檔案的查考價值。

　　嚴格檔案數(shù)字化處理過程管理，確保檔案數(shù)據(jù)處理高標準。一方面要規(guī)范數(shù)字化處理過程管理，明確數(shù)字化處理各個環(huán)節(jié)的責任，確保數(shù)據(jù)錄入、原文掃描、圖像處理、圖文編輯等每一個流程都嚴格按照標準進行。

　　另一方面，要建立檔案數(shù)字化加工處理制度。要同檔案數(shù)據(jù)錄入人員和原文掃描鏈接人員簽訂數(shù)字化加工處理協(xié)議，明確工作職責，約定相關(guān)事項和違約責任，督促其按照協(xié)議高標準錄入數(shù)據(jù)，高質(zhì)量鏈接數(shù)據(jù)，避免目錄中的關(guān)鍵字詞輸入錯誤及檔案原件丟失、污損、破損等問題發(fā)生。

　　嚴明工作紀律，確保檔案信息安全“零風險”。首先，要嚴格執(zhí)行安全保密制度，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，制定檔案數(shù)字化安全保密、安全檢查和安全保管工作責任制，對數(shù)據(jù)加工處理人員和檔案查詢管理人員提出嚴格的保密要求，確保檔案原件與檔案信息的絕對安全。

　　其次，要嚴格數(shù)字化處理各個流程的登記工作，每個環(huán)節(jié)、步驟都要嚴格履行登記交接手續(xù)，讓每件（卷）檔案的流向都有翔實準確的書面記錄。再次，要嚴格檔案數(shù)字化加工場所管理。要在檔案數(shù)字化加工場所安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，對數(shù)字化處理工作進行全程監(jiān)控。