金融檔案管理

金融行業(yè)檔案管理是根據(jù)《檔案法》要求建立的，和普通企業(yè)是一致的，檔案管理的歸口管理部門是檔案局。

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金融檔案管理是對金融檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作的總稱。金融檔案管理是金融文秘部門主要職責之一，在金融機構(gòu)中是一項必不可少的工作。它有一套完整、統(tǒng)一、嚴格的管理規(guī)章、制度、辦法。主要包括： ①歸檔制度，即把分散形成的檔案集中起來，對有保存價值的檔案妥善保管; ②分類編目制度，即根據(jù)統(tǒng)一的金融檔案分類表對立卷檔案進行科學分類，編制目錄，登記人柜或上架; ③檔案鑒定制度，即按照有關文件分析判定檔案的價值，確定其保管期限，對不需要繼續(xù)保存的檔案進行移交處理或銷毀; ④檔案保管辦法，要求采取科學方法或各種措施，維護檔案的完整和安全，最大限度地延長其壽命; ⑤檔案統(tǒng)計制度，定期按統(tǒng)一口徑通過數(shù)據(jù)的積累和分析，掌握檔案的數(shù)量和內(nèi)容情況; ⑥檔案利用制度，通過檢索、借閱、復制、咨詢、編纂等工作，使檔案為經(jīng)濟、金融工作服務。 [1]
金融檔案管理的原則是： ①集中保存，分級管理。一切金融檔案集中于檔案部門，不得由個人或承辦單位保存，不得任意轉(zhuǎn)移、分散或銷毀。②維護檔案的完整和安全。嚴守機密，積極保護，盡可能地延長金融檔案壽命。③便于利用。加強檔案的分類、編目等科學管理，提高其檢索和利用的效率。金融系統(tǒng)各單位必須共同遵守這三項原則，并貫穿于金融檔案管理的各個環(huán)節(jié)之中。

銀行機構(gòu)檔案管理制度

發(fā)布單位：XX銀行辦公廳
文號：銀辦發(fā)[2000]329號
發(fā)布日期：2000年11月30日
生效日期：2000年11月30日
為了加強人民銀行文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮檔案在銀行工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》的精神，總行制定了《XX銀行文書檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，請認真貫徹執(zhí)行。1988年總行辦公廳制發(fā)的《XX銀行文書檔案管理辦法（試行）》同時廢止。
第一章總則
第一條為了加強XX銀行文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮檔案在人民銀行工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》的精神，結(jié)合人民銀行工作的具體情況，特制定本辦法。
第二條人民銀行文書檔案是指人民銀行在各項工作中形成的應當歸檔保存的文件材料。它是人民銀行工作活動的歷史記錄，反映人民銀行貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策的情況，也反映人民銀行在不同時期的歷史面貌，是進行日常工作、經(jīng)驗總結(jié)、金融研究的依據(jù)和必要條件，是國家的寶貴財富。
第三條人民銀行總行及各級分支行按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，對本單位的黨、政、工、團等在工作中形成的文書檔案由檔案部門進行集中統(tǒng)一管理，不得分散保存，確保檔案完整、準確、安全、保密和有效利用。
第二章文書檔案的管理體制和任務
第四條各級行要加強對本單位檔案工作的領導。根據(jù)人民銀行的管理體制和國家檔案工作的管理體制，人民銀行各分支行和所屬單位的檔案工作，同時接受上級人民銀行檔案部門和地方檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
第五條總行辦公廳設立檔案處，各分行、營業(yè)管理部，省會（城市）中心支行應在辦公室下設檔案科（室），各地市中心支行設檔案室，配備具有一定檔案業(yè)務水平的專職人員，縣支行配備專（兼）職檔案人員。各直屬企事業(yè)單位，應設置檔案管理機構(gòu)或配備專職檔案人員。各單位辦公室有一名領導同志分工主管檔案工作。
第六條文書檔案工作的基本任務：
（一）對本單位各部門形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔。
（二）集中統(tǒng)一管理本行各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為各項工作和研究服務。
（三）收集、整理、保管和檔案有關的資料。
（四）掌握利用檔案的情況，總結(jié)利用檔案的經(jīng)驗，提高檔案管理水平。
（五）在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下，對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查、指導和組織經(jīng)驗交流。
（六）對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定做好向檔案館移交檔案的工作。
（七）嚴格執(zhí)行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。
（八）辦理領導交辦的其他有關檔案業(yè)務的工作。
（九）不斷提高檔案管理水平，做到案卷質(zhì)量標準化，檔案整理系統(tǒng)化，庫房管理科學化，查找利用現(xiàn)代化，調(diào)查統(tǒng)計制度化、準確化。
第七條對檔案干部的要求：
（一）努力學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，堅持四項基本原則，認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策。
（二）學習貫徹《檔案法》，認真執(zhí)行黨和國家制定的檔案工作的方針、政策、制度和辦法，要具有檔案專業(yè)業(yè)務知識，能夠刻苦鉆研檔案業(yè)務，接受檔案管理業(yè)務知識培訓，提高檔案的科學管理水平。
（三）熟悉金融業(yè)務，要具有一定的計算機專業(yè)知識，能夠適應辦公自動化和檔案科學管理的需要，要了解本單位的歷史情況和現(xiàn)狀，做好服務工作。
（四）熱愛檔案工作，忠于職守，遵守職業(yè)道德，以高度的責任感，不斷改進服務態(tài)度，努力提高工作效率和工作質(zhì)量。
第三章文件材料的形成與歸檔
第八條各單位應建立、健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。
第九條文件材料歸檔與不歸檔的范圍
一、歸檔的文件
（一）中共中央、國務院和各級黨、政領導機關關于銀行工作的指示、決定、命令、規(guī)定、辦法、通知等。
（二）中共中央、國務院和各級黨、政部門頒發(fā)的非本行主管業(yè)務范圍，但要執(zhí)行的指示、規(guī)定、命令、決定、通知等。
（三）人民銀行頒發(fā)的命令、制度、辦法、指示、通知等文件。
（四）各單位以黨委或以行政名義向上級黨政領導機關的請示、報告及其批復、指示。
（五）各單位黨委（黨組）會議、行務會議、行長辦公會議記錄、紀要。
（六）各單位大事記、值班日記、電話記錄、周報。
（七）各種會議的通知、報告、總結(jié)、典型材料、會議簡報、匯報和領導同志的指示，以及會議討論和參閱的文件。
（八）各單位參加有關會議的文件材料。
（九）各單位下發(fā)的各類文件的定稿和主要領導修改的修改稿。各類綜合性報告、專題報告、調(diào)研報告、工作總結(jié)和轉(zhuǎn)發(fā)的重要經(jīng)驗材料等。
（十）各類統(tǒng)計報表、財產(chǎn)移交清冊、征用土地及基本建設項目的文件材料等。
（十一）有特殊保存價值的重要題詞和資料。
（十二）各單位主辦的刊物、簡報和各種匯編材料。
（十三）出國考察、培訓等活動形成的考察報告和其他重要材料。
（十四）各單位內(nèi)設部門向黨委、行長的請示報告及簽報。
（十五）各單位與有關單位聯(lián)合下發(fā)的規(guī)定、辦法、通知以及聯(lián)合向上級的報告、請示及上級機關的批復、指示。
（十六）中央及地方有關部門頒發(fā)的規(guī)定、辦法與本行業(yè)務有關、需要配合執(zhí)行的。
（十七）重要的人民來信來訪的文件材料。
（十八）與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料。
二、不歸檔的文件
（一）重份文件。
（二）各單位之間互相抄送的文件。
（三）下級單位報送的一般性工作總結(jié)和備案文件。
（四）上級及同級機關送來的參考性文件。
（五）一般性文件歷次修改稿。
（六）提出一般性建議的人民來信。
（七）下級單位越級上報的文件（指定報送的材料除外）。
第十條文書檔案歸檔要按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價值，分類歸檔，使案卷正確地反映本行的各項活動，并便于保管和查找利用。
第十一條各類文書檔案應由檔案部門集中歸檔，各單位工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應及時整理、完整地交給本單位檔案部門立卷、保管。
第十二條各單位檔案人員，應在每年年度開始前，根據(jù)本單位的工作任務，參照上年度的案卷類目，擬定本年度案卷類目，參照本辦法的規(guī)定，對具有保存價值的文件及時收集、歸檔。
第十三條歸檔文件整理規(guī)則
（一）分類：分類采用年度一機構(gòu)（或問題、發(fā)文文號）—保管期限進行歸檔。
1.分年度
將文件按其形成的年度分開。
2.分機構(gòu)（或問題、發(fā)文文號）
將文件按其形成部門或承辦部門（或按其內(nèi)容反映的問題、發(fā)文文號等）分開。
3.分保管期限
將文件按劃定的不同保管期限分開。
（二）裝訂：歸檔文件應按件裝訂。
1.原則上每份文件單獨計算為一件。文件正本與定稿為一件；正件與附件為一件；報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件；請示、報告與批復、批示，來文與復文一般分別計算件數(shù)。
2.同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外語本在后；漢文本在前，少數(shù)民族文本在后。
（三）排列：歸檔文件應在分類的基礎上進行排列。
1.不同年度的文件，按年代先后順序排列。
2.不同機構(gòu)（或問題）的文件，按內(nèi)設機構(gòu)序列（或分類時問題間的順序）排列。
3.不同保管期限的文件，按永久、長期、短期的順序排列。
4.分類后最低一級類目中的文件，按事由或時間、重要程度等因素排列。會議文件、非訴訟案件材料、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等一般應分別排列在一起。
（四）加蓋歸檔章：歸檔文件應逐件在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章。歸檔章應包括以下基本項目：全宗號、年度、期限、盒號、件號、頁數(shù)、機構(gòu)。填寫歸檔章項目時字跡材料應符合存檔要求。
1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
2.年度：填寫文件歸入的年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。
3.期限：即保管期限，標注歸檔文件保管期限為“永久”、“長期”、“短期”。
4.盒號：即檔案卷號，以保管期限“永久”、“長期”、“短期”分別用阿拉伯數(shù)字標注順序號。
5.件號：每一盒檔案內(nèi)文件的排列順序號。
6.機構(gòu)：填寫相應機構(gòu)名稱。
（五）裝盒：歸檔文件應按件號順序裝入檔案盒。不同年度的文件不應裝入同一盒內(nèi)。不同保管期限的文件不應裝入同一盒內(nèi)。按問題分類時，不同問題形成的文件不應裝入同一盒內(nèi)。
（六）編目：編目包括填寫檔案盒盒脊、編制檔案目錄和備考表。
1.填寫檔案盒盒脊
檔案盒盒脊項目應包括機構(gòu)、年代，期限、盒號。機構(gòu)應填寫歸檔單位全稱。年代應填寫歸入檔案的年度，以大寫漢字標注。期限應分別填寫“永久”、“長期”、“短期”。盒號應用阿拉伯數(shù)字填寫。填寫檔案盒盒脊項目時，字跡應工整，符合存檔要求。
2.編制檔案目錄
歸檔文件應逐件編入檔案目錄。檔案目錄包括以下基本項目：機構(gòu)、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。
目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。
3.編制檔案目錄封面
檔案目錄應分年度，按不同保管期限裝訂成冊，并編制檔案目錄封面。
4.編制備考表
填寫備考表項目時字跡材料應符合要求。備考表項目包括本盒文件情況說明、責任人和日期，用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需說明的情況。
第四章檔案的整理、保管和利用
第十四條檔案的整理
（一）一個單位在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗。
（二）新成立的單位，一個單位分為兩個以上的單位，幾個單位合并為一個單位，都應分別建立新的全宗。
（三）單位改變領導關系、名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務范圍未發(fā)生變化，仍接續(xù)原來的全宗。
（四）單位的內(nèi)部機構(gòu)一般不建立單獨全宗。
（五）臨時機構(gòu)一般不建立單獨全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統(tǒng)一管理。
（六）案卷的排列，應以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。
（七）按照案卷的排列順序編寫卷號，以固定案卷位置。在同一案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復的案卷號。
第十五條檔案的保管
（一）各單位檔案部門接收檔案時，應進行審查，根據(jù)案卷目錄查點清楚，及時記錄入庫。
（二）各單位檔案全宗應按年代—組織機構(gòu)排列保管。
（三）各單位應根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設置必需的檔案專用庫房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應把檔案部門用房列入基建計劃。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施。
（四）各單位檔案處、科（室）應根據(jù)工作需要，設置溫濕度計、復印機、收錄機、照像機、去濕機、空調(diào)設備和電子計算機等。
（五）檔案庫房，應繪制檔案存放的示意圖，以利查找方便。
（六）各單位檔案部門都應建立全宗卷，以積累存儲本單位案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。
（七）檔案部門應定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報，采取有效措施，保護檔案的安全。
（八）各單位檔案管理現(xiàn)代化應納入機關辦公自動化系統(tǒng)，同步發(fā)展，以提高檔案科學管理水平和服務質(zhì)量。
第十六條檔案的利用
（一）檔案的利用是檔案管理的根本目的。各單位檔案部門要樹立以利用為中心的思想，做好各項基礎工作。檔案人員要熟悉館藏檔案的情況，主動了解每個時期黨的中心工作和機關工作任務，積極開展檔案的利用工作。
（二）各單位檔案部門要結(jié)合工作的需要，編制《檔案目錄》，有條件的還可以編制查找工具書和參考資料（如卡片、目錄、索引等），并有計劃地將庫存檔案信息逐步實現(xiàn)計算機管理，滿足各方面利用。
（三）各單位檔案部門應努力開展檔案史料編研工作，積極配合業(yè)務部門編寫《全宗介紹》、《組織沿革》、《金融大事記》等文件匯編。
（四）建立和健全檔案借閱制度。根據(jù)檔案的機密等級，履行不同的批準手續(xù)。借出和歸還檔案時，檔案管理人員應作詳細檢查，保證卷內(nèi)文件齊全。
（五）為了延長檔案的壽命，檔案管理人員和利用者，必須愛護檔案，不得對檔案進行涂改、勾劃、剪裁和污損。
（六）檔案部門應按規(guī)定填寫接收和移交檔案登記簿。
（七）準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報上級檔案管理部門。
第五章檔案鑒定、銷毀和移交
第十七條檔案的鑒定與銷毀
（一）各單位可根據(jù)總行制定的《XX銀行文書檔案保管期限表》，編制本單位的檔案保管期限表，經(jīng)領導批準后實行并報上級單位和當?shù)貦n案行政管理部門備案。
（二）定期進行檔案鑒定工作。鑒定工作由檔案部門和有關業(yè)務部門組織鑒定小組，在本行辦公廳（室）領導下進行，對超過保管期限的檔案重新進行鑒定，把確已失去利用價值的檔案編制清冊，報經(jīng)本行主管行長批準銷毀。
（三）銷毀檔案時，應與本行保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，指定專人銷毀和監(jiān)銷。
第十八條檔案的移交
（一）向檔案館移交檔案的范圍和年限，按中共中央辦公廳、國務院辦公廳《機關檔案工作條例》第二十五條規(guī)定執(zhí)行，即“省級以上機關應將永久、長期保存的檔案在本機關保存二十年左右；省轄市（州、盟）和縣以下機關將永久、長期保存的檔案在本機關保存十年左右向有關檔案館移交?！?br>（二）檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。
第六章檔案的管理制度
第十九條檔案庫房管理制度
（一）檔案庫房是保管檔案的重要場所。為使檔案得以安全保管，必須確定專人負責管理，切實遵守保密制度，做好檔案庫房的管理工作。
（二）非檔案管理人員不得進入檔案庫房。
（三）庫房內(nèi)嚴禁煙火。易燃、導燃、爆炸物品一律不準帶入庫房，亦不準在庫房附近堆放。
（四）庫房內(nèi)電燈用畢后應即關閉，每日下班切斷電路，并認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
（五）隨時注意庫房門窗的開關和上鎖，嚴加管理鑰匙。
（六）消防設備經(jīng)常保持齊備，每半年檢查一次。
（七）庫房內(nèi)放置殺蟲劑，防止蟲蛀檔案，發(fā)現(xiàn)檔案被蟲蛀時，應及時報告領導并進行處理。
（八）庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、清潔，同時根據(jù)庫房內(nèi)溫濕度的變化情況，隨時通風，調(diào)整庫內(nèi)溫濕度。
第二十條檔案資料調(diào)閱辦法
（一）凡調(diào)閱檔案資料，必須辦理借閱手續(xù)。
（二）本單位內(nèi)各部門人員，調(diào)閱本部門的檔案資料，由調(diào)卷人在調(diào)卷單上簽字即可調(diào)閱。調(diào)閱涉密檔案資料，須經(jīng)本部門領導簽字調(diào)閱。
（三）調(diào)閱黨委檔案資料，調(diào)卷人員必須是黨員，須經(jīng)黨委成員批準；調(diào)閱黨委會議記錄或涉密案卷，由黨委書記或副書記簽字后方能調(diào)閱，但只限在檔案室查閱。
（四）外單位來借閱、索取、摘抄檔案資料，須持單位介紹信，寫明借閱檔案用途，經(jīng)辦公廳（室）主任簽字后，方可借閱。
（五）調(diào)閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失，泄密和污損，不準抽換、涂改、勾畫文件，不準拆散案卷。非經(jīng)檔案部門同意不得復印或轉(zhuǎn)借。
（六）調(diào)閱檔案，用后及時歸還，一般不得超過三天，特殊原因最長不得超過十天。
（七）調(diào)閱檔案人員出差或調(diào)動工作時，應將所借的檔案資料及時歸還檔案部門，如已調(diào)動工作，借閱檔案未歸還檔案部門，由原單位負責追收歸還。
第七章附則
第二十一條各分支行、直屬企事業(yè)單位可根據(jù)本辦法，制定檔案管理細則，經(jīng)領導批準后執(zhí)行。
第二十二條本辦法自印發(fā)之日起實行。

企業(yè)檔案管理規(guī)定

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱,下面是我為你整理的企業(yè)檔案管理規(guī)定，希望對你有用!

企業(yè)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。

第二章 檔案機構(gòu)及其職責

第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。

第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第三章 檔案的管理

第八條 整理辦法：

1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

2. 步驟：

A. 收集

文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。

C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類

D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

第九條 過程管理：

1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。

2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。

第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。

第十三條 在業(yè)務中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。

第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

第四章 檔案備份制度

第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。

第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

第五章 處理條例

第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：

1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案

2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案

3. 涂改、偽造檔案

4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)

第六章 責任

第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室

第一責任人為各部門指定的資料員;

第二責任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。

業(yè)務資料管理規(guī)定

為提高公司檔案管理水平，進一步加強業(yè)務資料歸檔的標準化和規(guī)范化建設，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

一、 業(yè)務資料歸檔責任主體

綜合業(yè)務部負責制定業(yè)務資料管理標準，對各業(yè)務部門資料歸檔工作進行指導、檢查和培訓，各業(yè)務部門負責各類專業(yè)性和具體性業(yè)務資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。已經(jīng)辦結(jié)的項目，由業(yè)務部門歸檔完畢后按照規(guī)定時間上交辦公室統(tǒng)一保存。卷盒(夾)等耗材，統(tǒng)一由辦公室調(diào)配，業(yè)務部門申領。

二、 歸檔文件要求

1、 歸檔文件材料內(nèi)容必須真實、準確。

2、 歸檔文件材料要符合文件制作要求，標題、落款、時間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發(fā)文的定稿和簽發(fā)單、上級來文和承辦單、請示與批復以及專項成套材料等必須齊全完整。

3、 歸檔文件材料應質(zhì)地優(yōu)良、書寫工整、字跡清晰。

4、 歸檔的文件字跡要符合長期保管需要，應使用藍黑或碳素墨水、優(yōu)質(zhì)油墨書寫或制作，嚴禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。

5、 歸檔文件材料紙張幅面應符合要求，一般文件材料應為A4紙，必要時可使用 A3紙，但歸檔應折疊為A4紙大小。

三、 整理要求

1、 案卷題名

案卷題名要求簡練、準確，能夠概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。

案卷題名構(gòu)成形式：

(1)符合規(guī)范的名稱+業(yè)務類型

(2)出讓宗地編號+業(yè)務類型

(3)時間+業(yè)務類型

2、 卷內(nèi)文件排序

(1)歸檔文件目錄

歸檔文件目錄是包含卷內(nèi)文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

(2)歸檔文件

卷內(nèi)歸檔文件一般按重要程度或時間順序排列。

密不可分的文件應依序排列，即正件在前，附件在后;批復、批示在前，請示、報告在后;正式發(fā)文在前，簽發(fā)單在后;上級來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。

(3)備考表

備考表是對本盒案卷材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明的文件。

3、 案卷裝訂

(1)卷盒

卷盒(夾)采用長×寬為315mm×235mm，其厚度可根據(jù)需要分別設置30mm、40mm或50mm的規(guī)格。

卷盒(夾)封面項目應包括：案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限、密級、立卷人。

(2)案卷裝訂

案卷裝訂前要先去除卷內(nèi)文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);

文件沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;

將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，注意不倒置、不散頁、不壓字。

4、 電子文件刻錄

歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。

金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為規(guī)范金融企業(yè)業(yè)務檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證券法》等相關法律，結(jié)合金融企業(yè)業(yè)務工作實際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱金融企業(yè)業(yè)務檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業(yè)務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。 第三條 本規(guī)定適用于在中華人民共和國境內(nèi)依法設立的下列金融機構(gòu)：

(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農(nóng)村合作銀行、城市信用合作社、農(nóng)村信用合作社。

(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務的子公司。

(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專業(yè)中介機構(gòu)。

(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經(jīng)紀公司。

(五)從事匯兌業(yè)務、支付清算業(yè)務和基金銷售業(yè)務的公司。

(六)其他經(jīng)批準從事金融業(yè)務活動的企業(yè)。

第四條 金融企業(yè)業(yè)務檔案對維護金融企業(yè)和客戶利益，保護消費者權益，防控金融風險，打擊經(jīng)濟犯罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進經(jīng)濟和社會發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎，應當由企業(yè)檔案部門實行集中統(tǒng)一管理。

第五條 各級檔案行政管理部門根據(jù)職責負責金融企業(yè)業(yè)務檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查;各級金融業(yè)務監(jiān)督管理機構(gòu)及其派出機構(gòu)負責將金融企業(yè)業(yè)務檔案管理工作納入金融業(yè)務監(jiān)督管理制度、流程，與業(yè)務同監(jiān)管。

第六條 金融企業(yè)檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統(tǒng)稱“檔案部門”)負責對本企業(yè)業(yè)務檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導和檢查，各相關業(yè)務部門配合檔案部門組織實施。金融企業(yè)所屬各分支機構(gòu)檔案部門負責本分支機構(gòu)業(yè)務檔案管理工作，并對所屬分支機構(gòu)的業(yè)務檔案工作進行監(jiān)督、指導和檢查。

第七條 金融企業(yè)應當建立健全統(tǒng)一的業(yè)務文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務工作流程，列入業(yè)務工作或項目計劃，列入業(yè)務部門職責范圍和業(yè)務人員崗位責任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務文件材料的完整歸檔。

第八條 金融企業(yè)應當建立健全業(yè)務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關制度，確保業(yè)務檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業(yè)在證據(jù)、責任、信息、存史等方面的需要。

第九條 金融企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應的懲處。

第十條 金融企業(yè)業(yè)務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務培訓。

第二章 業(yè)務文件材料的整理與歸檔

第十一條 金融企業(yè)應依據(jù)法律、行政法規(guī)、國務院金融監(jiān)督管理部門和檔案行政管理部門的規(guī)章和規(guī)范性文件的要求，結(jié)合業(yè)務工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務文件材料的歸檔范圍和業(yè)務檔案的保管期限表;當業(yè)務范圍或工作流程發(fā)生變化時，應及時修訂完善。

歸檔范圍和保管期限的確定，應當滿足國家對金融活動的監(jiān)管要求以及維護企業(yè)利益和客戶權益的需求;業(yè)務檔案保管期限不得短于相關法律、法規(guī)明確規(guī)定的保管期限;電子業(yè)務檔案的保管期限不短于同類紙質(zhì)檔案的保管期限。

第十二條 金融企業(yè)檔案部門應當按照遵循文件材料形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據(jù)國家有關規(guī)定研究確定業(yè)務文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關標準并保持相對穩(wěn)定。

第十三條 金融企業(yè)業(yè)務部門應當按照有關規(guī)定，將應當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續(xù)。具體歸檔時間可根據(jù)業(yè)務工作特點確定，除國家另有規(guī)定外，最遲不應超過次年12月31日。

第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數(shù)。

第十五條 業(yè)務文件材料中屬于企業(yè)管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關的業(yè)務檔案中可存放復印件并標明互見號。

第十六條 金融企業(yè)應當按國家有關規(guī)定進行檔案著錄。

第十七條 紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內(nèi)容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務檔案，須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)定和標準執(zhí)行。

第十八條 金融企業(yè)建設業(yè)務信息系統(tǒng)時，應當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

第十九條 業(yè)務工作人員崗位變動時，應當及時辦理移交所負責業(yè)務工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

第二十條 國內(nèi)依法投資設立的金融企業(yè)有海外機構(gòu)的應當建立海外機構(gòu)業(yè)務檔案管理制度。

第三章 業(yè)務檔案的管理

第二十一條 金融企業(yè)應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設施設備的正常運轉(zhuǎn)。

第二十二條 金融企業(yè)應當按有關要求做好電子業(yè)務檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務檔案進行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任。

第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務檔案管理外包的，應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時，應當明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業(yè)務檔案的安全與利用。

嚴禁將涉及國家秘密的業(yè)務檔案外包或委托任何社會中介機構(gòu)保管。

第二十四條 金融企業(yè)檔案部門應當做好業(yè)務檔案管理的統(tǒng)計工作和對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的研究利用，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整性、準確性和連續(xù)性。

第二十五條 金融企業(yè)應當建立業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)，逐步提高對電子業(yè)務檔案的管理水平。業(yè)務檔案管理信息系統(tǒng)的功能應當符合國家有關規(guī)定。

第四章 業(yè)務檔案的利用、鑒定與處置

第二十六條 金融企業(yè)應當編制業(yè)務檔案檢索工具，方便業(yè)務檔案的檢索與查詢。

第二十七條 金融企業(yè)應當對業(yè)務檔案的查閱利用進行登記，對超權限利用應履行審批手續(xù)。

第二十八條 金融企業(yè)檔案部門應積極開展業(yè)務檔案的提供利用服務工作，加強對業(yè)務檔案的編研開發(fā)，滿足企業(yè)金融業(yè)務活動和管理工作的需要。

金融企業(yè)必須為有關業(yè)務監(jiān)管部門、司法部門依法執(zhí)行公務提供真實、準確的業(yè)務檔案。

第二十九條 金融企業(yè)應當成立由主管領導、檔案部門和業(yè)務部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務檔案按照有關規(guī)定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業(yè)務檔案，由企業(yè)負責人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應當在指定地點并有專人負責監(jiān)督。對被銷毀的檔案應當?shù)怯浽靸?，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結(jié)清債權債務或有其他未了事項的業(yè)務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業(yè)務檔案應當延長保管期限。

第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應當按國家有關規(guī)定對業(yè)務檔案進行妥善處置。

第三十一條 未經(jīng)檔案行政管理部門許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務檔案攜帶出境。

金融企業(yè)業(yè)務檔案管理軟件哪個好

智信電子檔案管理軟件，支持自定義設計功能，非常人性化，軟件操作直觀明了，性價比發(fā)非常高，而且售后服務也做到非常到位，軟件價格相比同行也實惠不少，可以免費下載試用，也可以根據(jù)需要定制。

淺談如何做好銀行檔案管理工作

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

3、不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。