項(xiàng)目檔案整理

一.建設(shè)項(xiàng)目檔案概念：

v是指從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)（使用）全過程形成的經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。

v項(xiàng)目文件是指在建設(shè)項(xiàng)目全過程形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。內(nèi)容包括：立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)材料、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、合同文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、設(shè)備文件、財(cái)務(wù)文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等。

二.基建檔案工作基本要求：

一、熟知基建項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

二、建立健全基建檔案工作的規(guī)章制度

三、采取措施，加強(qiáng)前端和過程控制

四、嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，認(rèn)真做好檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，這是保證檔案質(zhì)量的重要步驟。

三.建立“四納入”制度，是指將檔案工作納入項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、工程監(jiān)理制和合同管理制。

1、納入項(xiàng)目法人制，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制（達(dá)標(biāo)考核內(nèi)容之一）

2、納入合同管理制，充分發(fā)揮合同的法律作用（檔案專項(xiàng)驗(yàn)收考核內(nèi)容之一）

3、納入工程監(jiān)理制，充分發(fā)揮監(jiān)理的控制手段作用

4、納入項(xiàng)目管理程序，實(shí)施同步管理

v主要措施體現(xiàn)在檔案工作的“三同步”、“三參加”。

四.檔案工作法規(guī)：

1、《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》

2、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》（國檔發(fā)[1988]4號(hào)）

3、《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字[1997]15號(hào)）

4、《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（檔發(fā)字[1997]20號(hào)）

5、 《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》 （國檔發(fā)[2006]2號(hào)）

五.檔案工作標(biāo)準(zhǔn)（主要）

1、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》 DA/T 28-2002

2、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》 GB/T 11822-2000

v電力檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：

1、《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)（2006版）》（工程檔案篇）

2、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表》

3、《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》

DL/T5229—2005

v建設(shè)部檔案工作標(biāo)準(zhǔn)：

1、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》 GB/T 50328-2001

六.建設(shè)單位：

建設(shè)單位是項(xiàng)目建設(shè)的法人主體，對(duì)各參建單位負(fù)有組織、協(xié)調(diào)、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。并應(yīng)將檔案工作納入項(xiàng)目計(jì)劃和崗位責(zé)任制，建立有效考核措施，實(shí)施制度保障和組織保障。主要職責(zé)：
1、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，組建有監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、調(diào)試單位等參建單位參加的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組；建立健全基建檔案管理制度；統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的文件形成、檔案編制、驗(yàn)收與移交的全過程進(jìn)行監(jiān)督、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和檢查。

2、按《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記辦法》規(guī)定，做好登記工作。將建設(shè)項(xiàng)目各階段檔案工作進(jìn)展和變化情況，以及項(xiàng)目檔案驗(yàn)收情況，報(bào)送國家或地方檔案管理機(jī)構(gòu)。
3、對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、施工管理性文件、竣工驗(yàn)收文件和生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)等階段形成的文件負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。
4、對(duì)各參建單位移交的竣工檔案進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，并匯總統(tǒng)一編目，編制檔案檢索工具。
5、按《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，組織申報(bào)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。

如何進(jìn)行建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理？

（一）依法治檔，增強(qiáng)項(xiàng)目檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)\x0d\x0a基本建設(shè)項(xiàng)目檔案從動(dòng)態(tài)和靜態(tài)兩方面記錄、反映了工程建設(shè)過程和建設(shè)成果，是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目建設(shè)、管理、生產(chǎn)（運(yùn)行）、維護(hù)的重要依據(jù)和條件。同時(shí)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程質(zhì)量責(zé)任追究的重要憑證，建立健全項(xiàng)目檔案也是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容。\x0d\x0a各基本建設(shè)項(xiàng)目單位及相關(guān)單位都應(yīng)當(dāng)以對(duì)國有資產(chǎn)負(fù)責(zé)的精神，充分認(rèn)識(shí)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)將檔案工作納入基本建設(shè)管理程序，納入項(xiàng)目質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。基本建設(shè)項(xiàng)目檔案是國家的寶貴財(cái)富，任何人不得據(jù)為己有。各基本建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)當(dāng)依法建立健全項(xiàng)目檔案工作，建設(shè)項(xiàng)目單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位應(yīng)該建立檔案工作集中管理機(jī)制，建立完善項(xiàng)目檔案規(guī)章制度，明確規(guī)定技術(shù)人員、管理人員對(duì)項(xiàng)目文件材料形成、積累、整理及提交檔案的職責(zé)。\x0d\x0a（二）檔案工作要與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行\(zhòng)x0d\x0a堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)“三同步”是我國基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的一條重要經(jīng)驗(yàn)，也是基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是否能達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。一是項(xiàng)目建設(shè)前期階段就應(yīng)及時(shí)建立檔案工作，加強(qiáng)對(duì)前期階段產(chǎn)生的文件材料的管理，在建設(shè)合同中要明確提出對(duì)文件材料的編制、整理及提交的具體要求。二是在檢查落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過程中，要同時(shí)檢查落實(shí)檔案工作的情況。三是在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收工程檔案情況，在竣工階段，必須按要求認(rèn)真進(jìn)行項(xiàng)目整套竣工檔案資料的匯總、編制、整理工作。要按國家要求組織竣工檔案資料的專項(xiàng)驗(yàn)收。\x0d\x0a（三）建立健全管理制度\x0d\x0a基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度是保證項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量的前提。各基本建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)根據(jù)國家、行業(yè)有關(guān)文件、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際建立健全檔案管理制度。必須建立歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求及歸檔責(zé)任人。建設(shè)項(xiàng)目單位還應(yīng)編制檔案分類大綱，以指導(dǎo)竣工檔案的編制、整理工作。\x0d\x0a（四）要嚴(yán)格按國家規(guī)定編制好竣工圖\x0d\x0a竣工圖是整套竣工檔案的核心，它真實(shí)地反映了工程竣工時(shí)實(shí)際狀況，是項(xiàng)目生產(chǎn)（運(yùn)行）、維護(hù)和改擴(kuò)建的重要依據(jù)。各基本建設(shè)項(xiàng)目必須認(rèn)真按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行竣工圖的編制工作，確保竣工圖質(zhì)量?？⒐D必須準(zhǔn)確反映項(xiàng)目竣工時(shí)的實(shí)際情況，做到圖物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽署完備。\x0d\x0a（五）把好竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)\x0d\x0a齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案是項(xiàng)目生產(chǎn)（運(yùn)行）、維護(hù)、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件。每項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目都應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收工作。對(duì)于沒有按照國家規(guī)定編制竣工圖或檔案資料存在重大缺陷的項(xiàng)目，不能給予驗(yàn)收。\x0d\x0a各基本建設(shè)項(xiàng)目單位都要以對(duì)國家高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感，確保每一項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目（工程）都有齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的竣工檔案資料，以便最大限度的發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展中的巨大作用。\x0d\x0a各項(xiàng)目主管單位、各縣（市）區(qū)檔案局要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，依法履行好對(duì)基本建設(shè)項(xiàng)目特別是對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督職能。市檔案局將在適當(dāng)時(shí)候?qū)θ兄攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行一次檢查或抽查。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

如何做好工程項(xiàng)目管理中工程檔案的收集和整理工作

在項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)階段注意檢查征地拆遷方面收集的資料是否齊全，尤其是拆遷戶在拆遷過程中形成的材料應(yīng)收集齊全。例如：征用地申請(qǐng)，紅線圖、坐標(biāo)圖、征地拆遷、安置、補(bǔ)償批準(zhǔn)文件等。應(yīng)注意招投標(biāo)過程中產(chǎn)生的資料收集是否齊全，尤其是參加招投標(biāo)人員在評(píng)議標(biāo)過程中，針對(duì)具體項(xiàng)目不同標(biāo)段形成的評(píng)分表等材料，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)未中標(biāo)標(biāo)書的收集。在項(xiàng)目施工階段，注意檢查施工基礎(chǔ)資料收集是否齊全，尤其要注意設(shè)計(jì)變更與測(cè)試、沉降、位移、變形監(jiān)測(cè)記錄、質(zhì)量檢查等材料，同時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查施工基礎(chǔ)資料的修改方式是否符合有關(guān)規(guī)定。監(jiān)理檔案的收集是否齊全完整，包括監(jiān)理月報(bào)、開停工令、設(shè)備材料報(bào)審、計(jì)量支付等材料，尤其是在監(jiān)理規(guī)程規(guī)定反映監(jiān)理履行“三控制”職能的文件材料是否收集齊全。工程竣工驗(yàn)收后及試運(yùn)行期間，注意試運(yùn)行記錄是否齊全完整，竣工圖是否能反映竣工后的真實(shí)狀況，與變更是否符合。預(yù)、決算形成的文件材料等應(yīng)直接整理歸入工程項(xiàng)目檔案。聲像檔案的收集是否齊全完整。收集范圍包括：建設(shè)前原始地形、地貌；開工典禮、領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物參加相關(guān)活動(dòng)照片；項(xiàng)目相關(guān)評(píng)審、紀(jì)要會(huì)議等具有保存價(jià)值的照片檔、錄音案。

項(xiàng)目檔案歸檔管理

項(xiàng)目歸檔資料是由國家標(biāo)準(zhǔn)的，根據(jù)你所在行業(yè)找規(guī)范也可以。臺(tái)賬和收發(fā)文表格根據(jù)你接受問的特點(diǎn)逐條列出來做個(gè)表就可以，沒有統(tǒng)一規(guī)定，除非?你公司有要求。

可以看看圖片。