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檔案整理培訓(xùn)視頻

時間:2022-12-17 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

檔案整理培訓(xùn)視頻

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。匡易檔案包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

如何整理檔案

文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例,我一般整理為上級下發(fā)文件、單位帶字號文件、單位無字號文件,中央的單位還有地方上報文件,重要的事件整理為專題卷宗。以上分類還要冠以年份,如2014年上級下發(fā)文件。每一個文件夾內(nèi),按照機關(guān)排序,同一機關(guān)以字號區(qū)別排序,同一機關(guān)同一字號按時間排序。做好以后,每頁用鉛筆寫上頁碼,每個卷宗或文件夾上做好目錄,標(biāo)明頁碼。最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格,分為10大類。必須按照規(guī)則來,這個老人事干部肯定會教你,我暫時也記不清楚了。

請問合肥市有沒有什么針對企業(yè)檔案管理的培訓(xùn)課程

1、聯(lián)系檔案局,他們一般有培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
2、聯(lián)系高校,比如安徽大學(xué)就有檔案學(xué)專業(yè),請老師或?qū)W生來指導(dǎo)。
3、不推薦盲目使用檔案管理軟件。

補充:你要是在北京或者四川我可以給你介紹,但安徽不熟悉。業(yè)務(wù)指導(dǎo)肯定有的,培訓(xùn)要看他們的安排。請考慮聯(lián)系高校,我可以試著幫你聯(lián)系安徽大學(xué),具體情況可聯(lián)系。

怎樣做好檔案管理?

一、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,維護檔案完整與安全,便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責(zé)檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準(zhǔn)確無誤。

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二、對企業(yè)的各項工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度,便于對檔案的利用;配置必要的設(shè)施,確保檔案的安全;采用先進技術(shù), 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用,密級的變更和解密, 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。

五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計

六、各種檔案按組卷要求,由各部門立卷人整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫,必須用藍黑或黑墨水書寫,禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時,均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案,一般應(yīng)在檔案室查閱,需要摘抄或復(fù)制的機密文件,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

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九、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創(chuàng)造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆物品,嚴禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時,需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn);查閱一般檔案資料時,檔案員需進行登記,經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),方可查閱。

十一、凡查閱檔案者,一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室,如需要借出時,必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);查閱者必須按規(guī)定查閱,與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天,如延期使用,需補辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表,卷內(nèi)目錄置于卷首,備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號,不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀,不掉張頁,采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切,能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開,按要求填寫案卷封皮,注明專業(yè)檔案的種類,按保管期限、時間順序,并編寫案卷目錄并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料:

檔案管理包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù),檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少,并有一定程序。它們組成一個有機整體,為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用,同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進行,甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

參考資料:檔案管理-百度百科

企業(yè)檔案該如何整理?

每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。
第一步 清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進行鑒定。
概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創(chuàng)建活動文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎勵制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講,區(qū)(縣)級機關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。
第三步 排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財產(chǎn)管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。
第五步 編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

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