近日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，于2021年10月1日起實(shí)施。規(guī)定了財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件收集、整理、歸檔和財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定與銷毀等的要求和方法，保險(xiǎn)公司檔案整理適用于財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司財(cái)產(chǎn)損失保險(xiǎn)、責(zé)任保險(xiǎn)、信用保險(xiǎn)等財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的管理。

　　保險(xiǎn)公司檔案整理規(guī)范

　　1范圍

　　本文件規(guī)定了財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件收集、整理、歸檔和財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定與銷毀等的要求和方法。

　　本文件適用于財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司財(cái)產(chǎn)損失保險(xiǎn)、責(zé)任保險(xiǎn)、信用保險(xiǎn)等財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)檔案的管理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

　　GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　DA/T15磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

　　DA/T50數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范

　　DA/T68.1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則

　　DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

　　DA/T70文書類電子檔案檢測(cè)一般要求

　　DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

　　JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)propertyinsurance

　　以財(cái)產(chǎn)及其有關(guān)利益為保險(xiǎn)標(biāo)的的保險(xiǎn)。

　　3.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司

　　propertyandcasualtyinsurancecompany

　　經(jīng)營(yíng)財(cái)產(chǎn)損失保險(xiǎn)、責(zé)任保險(xiǎn)、信用保險(xiǎn)、短期健康保險(xiǎn)和意外傷害保險(xiǎn)等保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的保險(xiǎn)公司。

　　3.3財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件

　　propertyinsurancebusinessrecord

　　在開(kāi)展財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)承保、理賠、再保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的各種形式和載體的記錄。

　　注:具體包括承保類、理賠類和再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件。

　　3.4財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案

　　propertyinsurancebusinessarchive

　　辦理完畢且具有保存價(jià)值并歸檔保存的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件。

　　3.5財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文

　　electronicdocumentofpropertyinsurancebusiness

　　在開(kāi)展財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)承保、理賠、再保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中,通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。

　　3.6財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案

　　electronicrecordofpropertyinsurancebusiness

　　辦理完畢且具有保存價(jià)值并歸檔保存的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件。

　　4總則

　　4.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作是財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司檔案工作的組成部分,財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)建立健全財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔和業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度,并采取相應(yīng)措施確保財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

　　4.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔是業(yè)務(wù)工作流程的一個(gè)環(huán)節(jié),應(yīng)納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃,納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制,納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度。

　　4.3財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔和業(yè)務(wù)電子檔案管理應(yīng)納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃,實(shí)施全程和集中管理,確保財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　4.4財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、日常管理、信息化建設(shè)等相關(guān)經(jīng)費(fèi),應(yīng)列入本單位年度財(cái)務(wù)預(yù)算。

　　4.5財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司對(duì)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶信息負(fù)有保密職責(zé),嚴(yán)禁擅自泄露客戶信息。

　　5管理職責(zé)

　　5.1業(yè)務(wù)部門職責(zé)

　　負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作,并對(duì)歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、形成質(zhì)量和整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。

　　5.2檔案部門職責(zé)

　　5.2.1負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。

　　5.2.2負(fù)責(zé)制定符合本單位實(shí)際的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度。

　　5.2.3負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門做好財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件的收集、整理和歸檔工作。

　　5.2.4負(fù)責(zé)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的接收、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。

　　5.2.5參與本單位財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施等工作,提出財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔要求,指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門及時(shí)歸檔財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件；負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),確保能夠及時(shí)接收財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件,并符合電子檔案管理要求。

　　5.3信息化部門職責(zé)

　　負(fù)責(zé)在財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、實(shí)施、運(yùn)維等過(guò)程中落實(shí)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔功能要求,依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)電子文件歸檔功能,參與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),做好電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù),為財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理提供信息化支持。

　　6收集

　　6.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司在承保、理賠、再保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的業(yè)務(wù)文件應(yīng)納入歸檔范圍。各公司可參考但不限于附錄A確定本單位財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔范圍。

　　6.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔時(shí)應(yīng)劃分保管期限。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各類業(yè)務(wù)檔案保管期限具體見(jiàn)附錄A。附錄A中規(guī)定的保管期限為最低期限,各公司在具體劃分時(shí)可選擇高于本規(guī)定的期限。承保類業(yè)務(wù)檔案的保管期限一般自保險(xiǎn)合同終止之日起計(jì)算,理賠類業(yè)務(wù)檔案的保管期限一般自結(jié)案次年1月1日起計(jì)算,再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限一般自歸檔之日起計(jì)算。

　　6.3業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將辦理完畢的業(yè)務(wù)文件及時(shí)移交部門專(兼)職檔案人員。

　　6.4財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件制成檔案材料應(yīng)有利于歸檔保存,圖文字跡應(yīng)符合耐久性要求。

　　7整理和歸檔

　　7.1整理時(shí)間和要求

　　7.1.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件收集完成后應(yīng)及時(shí)整理。

　　7.1.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件的整理應(yīng)保持業(yè)務(wù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

　　7.1.3整理紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管保護(hù)要求。

　　7.1.4財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件中的照片、音頻及視頻等的整理應(yīng)符合GB/T11821、DA/T50、DA/T78等文件的規(guī)定。

　　7.2分類

　　7.2.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件一般采用年度-業(yè)務(wù)類型-險(xiǎn)種(或?qū)嶋H操作類別)-保管期限的分類方法。

　　7.2.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件按照業(yè)務(wù)類型一般分為承保類業(yè)務(wù)文件、理賠類業(yè)務(wù)文件、再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件。

　　7.2.3承保類業(yè)務(wù)文件按照險(xiǎn)種可劃分為:航空保險(xiǎn)、航天保險(xiǎn)、石油保險(xiǎn)、核保險(xiǎn)、企業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、家庭財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、工程保險(xiǎn)、責(zé)任保險(xiǎn)、信用保險(xiǎn)、保證保險(xiǎn)、船舶保險(xiǎn)、貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)、保賠保險(xiǎn)、機(jī)動(dòng)車保險(xiǎn)、農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)等類別業(yè)務(wù)文件。

　　7.2.4理賠類業(yè)務(wù)文件按照險(xiǎn)種可劃分為:航空保險(xiǎn)、航天保險(xiǎn)、石油保險(xiǎn)、核保險(xiǎn)、企業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、家庭財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、工程保險(xiǎn)、責(zé)任保險(xiǎn)、信用保險(xiǎn)、保證保險(xiǎn)、船舶保險(xiǎn)、貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)、保賠保險(xiǎn)、機(jī)動(dòng)車保險(xiǎn)、農(nóng)業(yè)保險(xiǎn)等類別業(yè)務(wù)文件。

　　7.2.5再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件按照商業(yè)分保實(shí)際操作類別可劃分為:商業(yè)分保業(yè)務(wù)、再保險(xiǎn)結(jié)算業(yè)務(wù)等類別業(yè)務(wù)文件。

　　7.3組件

　　7.3.1承保類業(yè)務(wù)文件一般以一份保單所有文件為一件。批單一般與保單組成一件,如因?qū)嶋H情況無(wú)法組成一件,可在建立索引和對(duì)應(yīng)關(guān)系后分別組件。一件承保類業(yè)務(wù)文件中的文件,保單放在該文件最前面,其他文件按照承保工作程序依次排列。

　　7.3.2理賠類業(yè)務(wù)文件一般以一個(gè)賠案所有文件為一件。一個(gè)賠案所有文件一般合并組成一件,如因?qū)嶋H情況無(wú)法組成一件,可在建立索引和對(duì)應(yīng)關(guān)系后分別組件。一件理賠類業(yè)務(wù)文件中的文件,有批復(fù)的賠案,批復(fù)放在該文件最前面；非訴訟賠案的結(jié)論、決定放在該文件最前面；有訴訟案件判決性材料的訴訟賠案,判決性材料放在該文件最前面；其他文件按照理賠工作程序依次排列。

　　7.3.3再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件一般以一個(gè)再保險(xiǎn)商業(yè)分保合約所有文件為一件；一個(gè)臨分項(xiàng)目所有文件為一件；一個(gè)再保險(xiǎn)結(jié)付人的結(jié)算文件為一件。一件再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件中的文件,按照再保險(xiǎn)工作程序依次排列。

　　7.4排列

　　7.4.1承保類業(yè)務(wù)文件按險(xiǎn)種和保管期限劃分后,一般按照保單或批單的流水號(hào)依次排列。

　　7.4.2理賠類業(yè)務(wù)文件按險(xiǎn)種和保管期限劃分后,一般按照賠案號(hào)依次排列。

　　7.4.3再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件按實(shí)際操作類別和保管期限劃分后,一般按照文件形成時(shí)間依次排列。

　　7.5編頁(yè)碼

　　7.5.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件一般以件為單位編制頁(yè)碼,以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

　　7.5.2頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)連續(xù)編制,宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　7.5.3擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的,可以保持原有頁(yè)碼不變。

　　7.6編檔號(hào)

　　7.6.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件檔號(hào)的結(jié)構(gòu)宜為:全宗號(hào)-檔案門類代碼-分類號(hào)-件號(hào)。

　　7.6.2全宗號(hào)、檔案門類代碼由財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司統(tǒng)一規(guī)定。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司根據(jù)本單位實(shí)際情況確定全宗號(hào)。檔案在形成的全宗單位自行保管的,可不編制全宗號(hào)。檔案門類代碼一般由“財(cái)險(xiǎn)”漢語(yǔ)拼音首字母“CX”標(biāo)識(shí)。

　　7.6.3分類號(hào)由年度、業(yè)務(wù)類型代碼和險(xiǎn)種(或?qū)嶋H操作類別)代碼及保管期限代碼組成,中間用“-”連接。

　　年度:文件形成或針對(duì)的年度(以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年,如2011)；跨年度形成的文件,放入辦結(jié)年度。

　　業(yè)務(wù)類型和險(xiǎn)種(或?qū)嶋H操作類別)代碼:一般采用阿拉伯?dāng)?shù)字(01—99)標(biāo)識(shí)。各級(jí)類目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開(kāi)。比如,01.02表示某財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司的航天保險(xiǎn)承保類業(yè)務(wù)檔案,其中,01代表承保類業(yè)務(wù)檔案,02代表航天保險(xiǎn)。

　　保管期限代碼:保管期限分為永久、定期30年、定期10年、定期5年,分別以代碼“Y”“D30”“D10”“D5”標(biāo)識(shí)。

　　件號(hào)是單件業(yè)務(wù)檔案在分類號(hào)最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào),一般采用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不足6位的,前面用“0”補(bǔ)足,如“000266”。各單位可根據(jù)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量調(diào)整件號(hào)位數(shù)。

　　示例:檔號(hào)

　　11000000-CX-2012-01.01-D30-012345,其中,11000000代表全宗號(hào),CX代表財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案門類,2012代表形成年度2012年,01.01代表航空保險(xiǎn)承保類業(yè)務(wù)檔案,D30代表保管期限30年,012345代表第12345件業(yè)務(wù)檔案。以上檔號(hào)表示某財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司某分支機(jī)構(gòu)2012年形成的保管期限為30年的第12345件航空保險(xiǎn)承保類業(yè)務(wù)檔案。

　　7.6.4按件裝訂的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件應(yīng)在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章應(yīng)填寫檔號(hào),歸檔章樣式見(jiàn)附錄B的圖B.1。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

　　7.7編目

　　7.7.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)檔號(hào)順序逐件編制歸檔文件目錄。

　　7.7.2承保類業(yè)務(wù)文件歸檔文件目錄一般設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、保單號(hào)、被保險(xiǎn)人、單證流水號(hào)、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者、備注等項(xiàng)目。目錄樣式見(jiàn)圖B.2。

　　7.7.3理賠類業(yè)務(wù)文件歸檔文件目錄一般設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、賠案號(hào)、被保險(xiǎn)人、保單號(hào)、賠款金額、結(jié)案時(shí)間、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者、備注等項(xiàng)目。目錄樣式見(jiàn)圖B.3。

　　7.7.4再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔文件目錄一般設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、合約/項(xiàng)目名稱或再保險(xiǎn)結(jié)付人名稱、合約編號(hào)/分保業(yè)務(wù)號(hào)、合約/項(xiàng)目起期、合約/項(xiàng)目止期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任者、備注等項(xiàng)目。目錄樣式見(jiàn)圖B.4。

　　7.8裝訂

　　7.8.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件裝訂前,應(yīng)對(duì)不符合保管要求的業(yè)務(wù)文件進(jìn)行修整。文件載體已破損的,應(yīng)予以修裱；字跡模糊或易退變的,應(yīng)予復(fù)制。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對(duì)于幅面過(guò)大的業(yè)務(wù)文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　7.8.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件一般以件為單位裝訂。

　　7.8.3如一件財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件內(nèi)的文件較多,可以分成多冊(cè)裝訂,多冊(cè)文件為同一件。

　　7.8.4裝訂采用線裝法、粘接法或封套法等方式,有關(guān)操作應(yīng)符合DA/T69的規(guī)定。

　　7.9裝盒

　　7.9.1將財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件依據(jù)檔號(hào)順序逐件依次裝入檔案盒。不同分類號(hào)的文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　7.9.2檔案盒內(nèi)應(yīng)放置盒內(nèi)歸檔文件目錄和備考表。盒內(nèi)備考表一般設(shè)置盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期等項(xiàng)目。盒內(nèi)目錄應(yīng)放置于盒內(nèi)所有文件之前,盒內(nèi)備考表應(yīng)放置于盒內(nèi)所有文件之后。盒內(nèi)備考表樣式見(jiàn)圖B.5。

　　7.9.3檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,在盒脊背或底邊填寫全宗號(hào)、檔案門類代碼、年度、業(yè)務(wù)類型和險(xiǎn)種(或?qū)嶋H操作類別)、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容。其中,起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)；盒號(hào)即同一年度、業(yè)務(wù)類型和險(xiǎn)種(或?qū)嶋H操作類別)檔案盒的排列順序號(hào)。盒脊背樣式見(jiàn)圖B.6。

　　7.10移交歸檔

　　7.10.1部門專(兼)職檔案人員應(yīng)定期將已整理的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件向檔案部門移交歸檔。承保類業(yè)務(wù)文件不晚于保單簽發(fā)的第三年,理賠類業(yè)務(wù)文件在結(jié)案的次年,再保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件在再保險(xiǎn)合約關(guān)門、臨分項(xiàng)目結(jié)束或結(jié)算文件形成后的次年向本單位檔案部門移交歸檔。

　　7.10.2業(yè)務(wù)部門移交的業(yè)務(wù)文件經(jīng)檔案部門檢查合格后,由業(yè)務(wù)部門填寫檔案交接登記表,雙方按規(guī)定辦理交接手續(xù)。檔案交接登記表應(yīng)一式兩份,交接雙方各留存一份。檔案交接登記表樣式見(jiàn)圖B.7、圖B.8、圖B.9。

　　8保管

　　8.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)依據(jù)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的載體選擇檔案存放設(shè)備,并設(shè)置與本單位檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔,并具備防潮、防水、防日光及紫外線照射,防塵、防污染、防有害生物、防火、防盜等條件,庫(kù)房防護(hù)功能及溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對(duì)各類檔案載體的保管規(guī)定。

　　8.2財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)及時(shí)上架,上架排列方法應(yīng)與本單位業(yè)務(wù)文件分類方案一致,排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。每年形成的業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)類型區(qū)分后,按照險(xiǎn)種(或?qū)嶋H操作類別)序列依次上架。

　　8.3財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司對(duì)自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的方式進(jìn)行管理。采取自行管理方式的,應(yīng)至少集中到市級(jí)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理,有條件的可集中到省級(jí)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。采取委托第三方管理方式的,應(yīng)與第三方管理機(jī)構(gòu)簽訂管理合同,明確有關(guān)要求,指定專門機(jī)構(gòu)、專門人員負(fù)責(zé)監(jiān)督該機(jī)構(gòu)的運(yùn)行。有關(guān)操作應(yīng)符合DA/T68.1的規(guī)定。

　　9利用

　　9.1查、借閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù),嚴(yán)格遵守登記和審批制度。

　　9.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的,查閱檔案時(shí),應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案,以保護(hù)傳統(tǒng)載體業(yè)務(wù)檔案。

　　9.3借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后,檔案管理人員應(yīng)及時(shí)檢查,確保業(yè)務(wù)檔案為原件。如發(fā)生丟失、損壞、缺頁(yè)等情況,應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。

　　9.4財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)積極開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作,加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的編研開(kāi)發(fā),滿足公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的需要。

　　10鑒定與銷毀

　　10.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案、業(yè)務(wù)、法律、合規(guī)等部門人員組成的檔案鑒定小組,對(duì)到期的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定,形成鑒定意見(jiàn)書。業(yè)務(wù)檔案鑒定工作由檔案部門牽頭,會(huì)同業(yè)務(wù)、法律、合規(guī)等部門進(jìn)行。

　　10.2經(jīng)檔案鑒定小組鑒定,仍需要延長(zhǎng)保管期限的業(yè)務(wù)檔案,由檔案部門在歸檔文件目錄內(nèi)注明延長(zhǎng)年限；對(duì)保管期限滿確無(wú)保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案,應(yīng)登記造冊(cè),形成銷毀清冊(cè),由檔案、業(yè)務(wù)、法律、合規(guī)等部門負(fù)責(zé)人審核,再報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批簽字后方可銷毀。

　　10.3檔案部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀。銷毀檔案時(shí),應(yīng)有兩人監(jiān)銷,銷毀人員及監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字,嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。

　　10.4銷毀的業(yè)務(wù)檔案由檔案部門在歸檔文件目錄內(nèi)注明“已銷毀”字樣。銷毀清冊(cè)應(yīng)按照銷毀時(shí)間順序永久保存。

　　10.5對(duì)雖已到期、但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)或有其他未了事項(xiàng)的業(yè)務(wù)檔案不得銷毀。對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有重要保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。

　　11業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理

　　11.1財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)按照GB/T18894和DA/T70的要求,做好財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔和財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案的管理工作。

　　11.2來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案可僅以電子形式保存。財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案同時(shí)存在紙質(zhì)與電子兩種載體時(shí),應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　11.3財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)明確財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時(shí)間、程序、接口和格式等要求。

　　11.4財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)具備電子文件歸檔管理功能或接口,能支持按要求形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　11.5財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備業(yè)務(wù)電子檔案接收、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定與銷毀、安全管理和系統(tǒng)管理等功能,以滿足財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理需要；應(yīng)具備對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行輔助管理功能,具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功能。

　　11.6財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)為財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ),配置與財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備。

　　11.7財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司應(yīng)對(duì)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案進(jìn)行備份,保證財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案的安全、可靠。

　　11.8財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司檔案部門應(yīng)每年對(duì)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),形成檢測(cè)報(bào)告。如出現(xiàn)不可讀取風(fēng)險(xiǎn),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子檔案遷移。