檔案數字化的目的與意義

　　檔案信息資源是全球，國家和地區(qū)信息的重要組成部分。在信息公開日益增加的現狀下，檔案館的文化和社會性質逐漸增強，使用范圍和對象也將逐步擴大。在這個信息時代，只有檔案信息資源在社會主義現代化建設中發(fā)揮重要作用，檔案和檔案工作的意義和價值才能得到充分體現。因此，我們必須根據相關規(guī)定，盡一切可能將倉庫中的檔案的歷史信息轉換為實用和有用的信息。作為管理和擁有檔案信息資源的檔案局，最好適應形勢發(fā)展的要求，著眼未來，使用數字化和信息技術對檔案進行數字化建設，更好地為四個現代化服務。

　　一、檔案數字化的意義

　　1.文件數字化的含義

　　文件數字化是指利用計算機技術，掃描技術，OCR技術，數字攝影（記錄，錄像）技術，數據庫技術，多媒體技術，存儲技術和其他高科技技術，將各種載體檔案資源轉換為數字檔案信息。它以數字形式存儲，并以網絡形式互連。

　　它由計算機系統(tǒng)管理，以形成有序結構的存檔信息數據庫。它提供了及時的使用并實現了資源共享。它是檔案信息建設的重要組成部分。

　　目前，大多數檔案館保存的檔案信息形式主要是紙質，縮微膠卷和底片形式。它僅適用于傳統(tǒng)的管理和分發(fā)方法，即手動管理和點對點分發(fā)，甚至在編輯后也是如此。經過初步研究，編輯和發(fā)布檔案及材料以實現面對面交流之后，覆蓋范圍仍然很小，無法跟上社會化進程。同時，檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更加難以適應當代“數字生存”的局面。原始檔案的數字化在現代管理，使用和傳播檔案信息方面具有非常重要的作用。

　　2.文件數字化的主要內容

　?、贆n案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫；

　?、谳d體文件的數字化，例如紙質文件，縮微膠卷，照片文件，音視頻文件等的數字化，建立文件圖像數據庫或多媒體數據庫；

　?、蹤n案專項信息的收集與建設。

　　3.檔案數字化的主要作用

　?、贆n案數字化是檔案信息建設的重要內容，檔案信息建設的核心是資源建設。資源建設包括兩個主要任務：一是建立現有收集文件的目錄數據庫，并對重要的收集文件以及照片，錄像和視頻文件進行數字化；另一個是電子文件歸檔和電子文件管理。

　?、谖募底只梢杂行ПＷo原始文件。（一）用原件代替原件保護檔案的原件；（2）將數碼副本保存在不同的地方，并輸出縮微膠卷以進行永久保存，這可以防止這些文件在自然或人為災難中被破壞；（3）恢復文件材料的模糊和退化的筆跡，并修復損壞和不完整的照片文件

　?、畚募臄底只梢愿纳莆募氖褂梅绞?。（1）不再受“單獨帳本”限制，可以同時向所有需要該文件的人提供文件；（2）可以通過計算機局域網或廣域網遠程傳輸數字圖像文件，從而可以進行遠程訪問。擴大了檔案使用空間，使更多的人了解檔案并使用檔案；（3）“時間”不再是限制，用戶可以隨時使用所需的文件。文件數字化后，打開的文件將聯(lián)機，因此所有用戶都可以隨時在線使用文件信息資源。

　?、?a href="http://www.yourfinanceinfo.com/tags/55.html" target="_self">檔案數字化可以豐富每個檔案網站的內容。對于中國大多數在線的檔案網站，在線信息資源普遍短缺，是一個普遍的問題。信息處理的深度不夠。指導信息很多，實質性信息很少。為了改變這種尷尬局面，只有盡快收集豐富的信息并進行數字化。

　?、輽n案的數字化是從傳統(tǒng)檔案到數字檔案的唯一途徑。數字檔案館無疑是21世紀各級檔案館的發(fā)展方向。盡管仍在探索其具體的構成結構和組織管理模式，但其“館藏”的數字特征得到了肯定，傳統(tǒng)檔案的數字化將成為其“館藏”的重要組成部分。

　　二、對檔案數字化的思考

　　將大量的檔案數字化，這是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數量、檔案信息利用等基本情況。根據館藏情況制訂檔案數字化的科學規(guī)劃，其包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規(guī)劃。檔案數字化要經過一個較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，應從實際和長遠打算，保證掃描儀等硬件設施的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。檔案數字化實施處理規(guī)劃應貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數字化，早日滿足大多數利用者的需求。

　　檔案數字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數字化是不可能的、也是沒必要的。我們應該根據精煉、存史和利用優(yōu)先原則對館藏檔案進行分類，確定哪些館藏檔案原件應該數字化、哪些不需要數字化以及哪些優(yōu)先數字化。在實際工作當中，我們采用“珍貴檔案、重點檔案、特色檔案、利用率高的檔案”優(yōu)先數字化，力爭使數字化的檔案信息成為高價值、高利用率、有序、標準、有特色的信息資源。

　　做好數字化時掃描參數的優(yōu)化設置。掃描系統(tǒng)掃描參數的選擇和確定對掃描數字影像質量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關系到掃描文件的清晰度和還原效果。掃描分辨率越高得到的掃描文件就越清晰，其相應的掃描時間和存儲空間就要增加；而分辨率參數越低，掃描文件的質量就要降低。我們在選擇分辨率時應根據實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質量等。

　　做好檔案數字化的全程控制。在檔案數字化過程中，要注重全面的質量檢查，加強數據的質量控制。質量檢查應包括以下幾方面：A、數字化前的檔案整理檢查。要進行數字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質量的原件應預先修整。B、數字化后的數據質量、圖像質量檢查。掃描后的文件圖像應保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當，既沒丟失信息，又無增加信息，無錯掃、漏掃，對文件圖像質量有問題的應重新掃描；采集錄入數據要豐富、準確。C、數據聯(lián)接檢查。通過機讀目錄數據庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進行聯(lián)接，形成一一對應。

　　三、開展檔案數字化問題的研究，及時解決數字化進程中的疑難問題。

　　檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統(tǒng)一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。

　　另外，必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。檔案數字化及數字化檔案信息管理，涉及到計算機軟硬件與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得計算機技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強這方面技術人員的培養(yǎng)。